De leiding hebben over een condominiumvereniging is geen gemakkelijke taak. Als beheerder of beheerder ben je doorgaans verantwoordelijk voor het onderhoud van de gebouwen, zwembaden en andere gemeenschappelijke ruimtes. Je moet ook de regels handhaven met betrekking tot wat huiseigenaren met hun eigendom kunnen doen, en dit kan voor veel controverse zorgen. Huiseigenaren betalen tussen de $ 100 en $ 10.000 per jaar om in een beheerde gemeenschap te wonen, volgens CNNMoney.com, en dit zorgt voor een enorme druk op de vereniging om financieel verantwoordelijk te zijn, te voldoen aan de onderhouds- en netheidsnormen en de algehele waarde van de appartementen.

Stap 1

Identificeer de belangrijkste operaties waarvoor u verantwoordelijk bent. Documenteer met behulp van tekstverwerkingssoftware de verplichtingen van de condominiumvereniging. Deze kunnen zijn:onderhoud van gebouwen, landschapsarchitectuur, zwembaden, recreatieruimten en andere openbaar gedeelde voorzieningen; vuilnis ophalen; noodopruiming, zoals sneeuw of ijs, en gebouwbeveiliging. Noteer andere beheersgebieden, zoals het handhaven van gemeenschapsregels voor de huiseigenaren, reageren op klachten, het houden van regelmatige verenigingsvergaderingen en het innen van maandelijkse of jaarlijkse vergoedingen.

Stap 2

Bepaal de mankracht die nodig is om de faciliteit te bedienen. Bouw relaties op met lokale leveranciers om de onderhoudsdiensten te leveren. Wees bereid om een ​​advocaat in te huren als er juridische stappen worden ondernomen.

Stap 3

Plan het jaarlijkse budget zorgvuldig. Maak een sjabloon in een spreadsheetprogramma, zoals Microsoft Excel. Begin met het grootste niveau van reparaties - zoals dakvervangingen - en wijs vervolgens op de juiste manier toe voor schoonmaakdiensten, asfaltvervanging, landschapsarchitectuur, ongediertebestrijding, verwarming en airconditioning, buitenschilderwerk en meer. Onderzoek alle eenheden om te bepalen wat er nodig is en laat reserves achter om rekening te houden met scenario's voor natuurrampen.

Stap 4

Documenteer een reeks reparatie- en onderhoudsnormen. Dit is cruciaal voor de planning van het onderhoud op lange termijn van typische bouwactiviteiten. Denk na over wat 'schoon' is. Stel een norm in voor wat u nodig acht voor het plannen van ongediertebestrijding, verwarming/airconditioning en ander regulier onderhoud. Door te beslissen over de urgentie van bepaalde reparaties, verkleint u de kans dat u uw budget overschrijdt. Hierdoor kunt u zich ook concentreren op de essentiële handelingen die nodig zijn om de community te runnen.

Stap 5

Wees zo diplomatiek mogelijk met de huiseigenaren. Geschillen over verenigingsregels kunnen al snel leiden tot juridische strijd. Verenigingsbijeenkomsten zijn open fora voor huiseigenaren om problemen aan de orde te stellen. Wanneer klachten persoonlijk of schriftelijk worden ingediend, reageer dan op een efficiënte en respectvolle manier.

Stap 6

Documenteer en evalueer regelmatig alle operaties. Een eindejaarsevaluatie van uw budget en activiteiten helpt u te bepalen wat heeft gewerkt en of u uw aanpak volgend jaar moet wijzigen. Bewaar alle onderhoudsbonnen, juridische contracten, verzekeringsinformatie en financiële gegevens bij elkaar in een georganiseerd archiefsysteem voor toekomstig gebruik.

Tip

Als uw gemeenschap 30 of meer units heeft, kan het zinvol zijn om een ​​vastgoedbeheerbedrijf in te huren, aangezien het voor een persoon moeilijk zal zijn om alle condo-activiteiten efficiënt te beheren.

Overweeg lidmaatschap van het Community Associations Institute (CAI). Deze nationale organisatie biedt educatieve middelen, nieuwsbrieven, workshopmogelijkheden en andere hulpmiddelen voor het beheren van condominiumverenigingen.

Waarschuwing

U kunt te maken krijgen met dure juridische stappen als u de bouwvoorschriften niet bijhoudt of als u de financiële activiteiten niet nauwkeurig bijhoudt.

Dingen die je nodig hebt

• Tekstverwerkingssoftware

• Spreadsheetsoftware

• Archiefkast