Testamentaire brieven worden ook wel administratiebrieven genoemd. Het verkrijgen van testamentaire brieven is een van de eerste stappen van het proces van nalatenschap. Probate-procedures beginnen meestal met een bewaarder of een executeur van een testament die de wil toegeeft aan een erfrechtbank. Zodra het testament is toegelaten, analyseert een erfrechtrechter het om ervoor te zorgen dat het geldig is. Na bevestiging van de geldigheid wordt de nalatenschap van een overledene verdeeld volgens de bepalingen in haar testament.
Probate-procedures beginnen meestal met een executeur-testamentair of persoonlijke vertegenwoordiger die testamentaire brieven van de rechtbank probeert te verkrijgen. Testamentaire brieven, ook bekend als brieven erfrecht of administratiebrieven, worden door een rechtbank afgegeven aan een persoonlijke vertegenwoordiger of executeur. Testamentaire brieven verlenen een executeur of persoonlijke vertegenwoordiger de wettelijke bevoegdheid om de nalatenschap van een overledene te beheren. In sommige staten is een nalatenschap vereist voordat testamentaire brieven worden uitgegeven.
Veel rechtbanken met een erfrecht hebben een nalatenschap nodig voordat ze testamentaire brieven afgeven. Nalatenschapsobligaties geven erfgenamen van een landgoed bescherming van een persoonlijke vertegenwoordiger/uitvoerder tegen nalatigheid, fraude, diefstal of verkeerde voorstelling van zaken. Probate obligaties hebben verschillende namen. Als in het testament van de overledene een executeur is genoemd, wordt de obligatie een erfrechtverklaring genoemd. De obligatie staat bekend als de obligatie van een bewindvoerder als er geen testament is en de rechtbank moet een bewindvoerder aanstellen. Het bedrag van een nalatenschap kan worden uitgegeven door de rechtbank of gespecificeerd in het testament van een overledene.
Zodra een persoonlijke vertegenwoordiger haar testamentaire brieven heeft ontvangen, kan zij beginnen met het beheer van de nalatenschap van de overledene. Dit houdt in dat de schuldeisers van de overledene op de hoogte worden gesteld en de vorderingen van de schuldeiser worden betaald. Persoonlijke vertegenwoordigers hebben vaak te maken met de bank van de overledene en/of andere financiële instellingen bij het afwikkelen van schulden. Nadat alle schulden zijn vereffend, worden de resterende eigendommen en activa verdeeld onder de erfgenamen.
Het is gebruikelijk voor banken, overheidsinstanties en andere financiële instellingen om een kopie van de testamentaire brieven van een executeur te eisen voordat de bevoegdheid van een executeur wordt erkend om namens de nalatenschap van een overledene op te treden. Indien nodig moet een executeur doorgaans een gewaarmerkt afschrift van zijn testamentaire brieven overleggen aan de financiële instellingen van de overledene. Na acceptatie heeft de executeur toegang tot de rekeningen en activa van de overledene.