Voorraad is een essentiële troef op de balans van elk bedrijf. Het wordt gebruikt als onderpand voor het verkrijgen van financiële hulp. Het loopt ook het risico ongeschikt te zijn voor het genereren van frauduleuze rapporten. Daarom inventarisatiecontroleprocedures worden afgedwongen om de juiste voorraadniveaus vast te stellen.

Wat is de voorraadcontrole?

Voorraadcontrole is het proces van boekhouding van de voorraadniveaus van een bedrijf. De analytische instrumenten die door de auditor worden gebruikt om de overeenstemming tussen het boek en de werkelijke voorraadniveaus te bevestigen, worden inventariscontroleprocedures genoemd.

Wat zijn de soorten voorraadcontrole?

De meeste bedrijven voeren interne controles uit om de voorraad nauwkeurig bij te houden. Deze controle-inventaris wordt periodiek uitgevoerd, afhankelijk van de voorraadniveaus van het bedrijf. Het kan een:

• Perpetual Analysis– Waar de inventariscontroleprocedures aan het einde van het jaar worden uitgevoerd.
• Periodieke analyse – Waarbij de inventariscontroleprocedures met gespecificeerde tussenpozen continu gedurende het hele jaar worden uitgevoerd.

Checkpoints van voorraadcontroleprocedures:

• Houdt het bedrijf een volledige en nauwkeurige voorraadadministratie bij?
• Wordt het productieproces gecontroleerd?
• Is er een regelmatige opvolging met de productieafdeling voor niet-voorradige en verouderde materialen?
• De manier van voorraadopslag en het juiste personeel dat is toegewezen om de voorraad bij te houden?
• Zijn aandelen voldoende verzekerd tegen het risico van natuurrampen, diefstal, diefstal, rellen en andere?
• Houdt het bedrijf de verzekeringspolis goed bij?
• Als er geen verzekering beschikbaar is, wat zijn dan de stappen van het senior management om hun voorraad te beschermen?
• Wordt het voorraadrapport periodiek herzien en wordt er rekening gehouden met interne overboekingen?
• Zijn de gegevens van de eeuwigdurende voorraad in goede staat bijgehouden?
• Zijn er interne normen voor het hanteren van minimale voorraadvoorraden?
• Voert de auditor zijn periodieke beoordeling van de voorraadaudit uit? En zo verder.

Concluderend beoordelen auditors deze controlepunten meestal voordat ze inventariscontroleprocedures in een bedrijf toepassen.

Veelgebruikte Iinventarisatie-auditprocedures:

1. Afkapanalyse:

De auditors testen doorgaans de laatste paar inkomende en uitgaande transacties vóór de fysieke telling. Het omvat ook de volgende onmiddellijke transacties. Dit helpt de auditors om de authenticiteit van de boeken en de voorraadniveaus te controleren.

2. Fysieke voorraadtelling:

Dit is een van de veelgebruikte procedures voor voorraadcontrole waarbij de auditors de tellingen van de voorraad fysiek controleren. Ze testen en observeren de tellingen en vergelijken hun tellingen met het record van het bedrijf. Als het bedrijf meerdere magazijnen heeft, zullen de auditors op elke locatie een controle uitvoeren.

3. Kostenanalyse gereed product:

Dit gebruik van voorraadwaarderingsprocedure is wanneer de voorraad meer afgewerkte producten omvat. De auditors zullen een combinatie van verschillende inventariscontroleprocedures gebruiken om de analyse te voltooien. Ze bekijken de stuklijst voor een willekeurig product en controleren vervolgens of ze de juiste samenstelling van de gebruikte materialen hebben.

4. Test waardevolle items:

Als de inventarislijst dure voorraden bevat, zullen de auditors elke factor van de inventaris beoordelen. Ze zorgen ervoor dat de artikelen niet over- of onderwaarde zijn in de jaarrekening van het bedrijf.

5. Testfoutgevoelige items:

Als de auditors een paar jaar geleden een probleem in specifieke voorraaditems hebben opgemerkt, zullen ze die items waarschijnlijk opnieuw controleren. Dit soort voorraadcontroleprocedures kent een paar variaties:

• Tijdens het vervoer
• Tijdens het berekenen van de artikelkosten
• Vrachtkosten bekijken enzovoort.

Gerelateerd: 7 realistische manieren om voorraadkosten te verlagen

6. Overheadanalyse:

Als het bedrijf in de praktijk overheadkosten toepast bij voorraadwaardering, dan zullen deze worden gecontroleerd op consistentie. De auditors zorgen ervoor dat het bedrijf hetzelfde principe volgt bij het berekenen van overheadkosten. Deze methode van voorraadcontroleprocedures test ook de validiteit en authenticiteit van de overheadkosten.

Bedrijven en auditors gebruiken sommige van de procedures voor voorraadcontrole voor zowel interne als externe voorraadcontroles. Ze helpen bij het vaststellen van de juiste waarde en positie van de voorraad van het bedrijf. Het helpt het bedrijf ook om frauduleuze praktijken op te sporen en een goed voorraadsysteem af te dwingen.