Het samenstellen van uw personeelshandboek kan een tijdrovend en gedetailleerd proces zijn. U wilt geen essentiële onderwerpen missen en u moet ervoor zorgen dat de informatie duidelijk en effectief wordt gepresenteerd - en op een manier die uw medewerkers aanspreekt.

Een klein bedrijf beschikt over tal van bronnen om hen te helpen een uitgebreid werknemershandboek samen te stellen.

Houd er rekening mee dat u niet wilt dat uw werknemershandboek overkomt als te standaardtekst of te vol met technisch-juridische termen - omdat mensen het misschien niet lezen. Je wilt dat je stem, geest en intentie doorkomen.

Dat gezegd hebbende, deze drie bronnen kunnen je helpen je gedachten te ordenen en de informatie te verzamelen die je nodig hebt:

1. Aanpasbare sjablonen en tools

U kunt veel gratis en relatief goedkope sjablonen voor personeelshandboeken en tools voor het maken van handboeken online vinden. Sommige online bedrijven vragen een paar honderd dollar om u te begeleiden bij het maken van een gedetailleerd werknemershandboek door u vragen te stellen over uw beleid en wat u in het handboek wilt opnemen. Ze kunnen u ook een overzicht geven van het werkplekbeleid in uw land, zodat u dit gemakkelijk aan uw handboek kunt toevoegen.

Hoewel deze programma's het schrijfproces van het handboek aanzienlijk kunnen stroomlijnen, bieden sommige meer maatwerk dan andere. Als je ervoor kiest om deze route te volgen, wil je er zeker van zijn dat je geen handboek maakt dat uiteindelijk te algemeen zal aanvoelen.

Hier zijn slechts enkele van de vele online programma's om uit te proberen:

Society of Human Resource Management (SHRM). Voor een eenjarig abonnement van $ 350 leidt de SHRM Employee Handbook Builder u door alle belangrijke stappen voor het maken van een werknemershandboek. Staatsspecifieke filters stellen u in staat om het huidige federale en staatsbeleid in te voeren dat "de nieuwste federale en staatsrichtlijnen voor naleving van de werkplek weerspiegelt, zoals doorgelicht door de juridische partner van het platform, Jackson Lewis", zegt de website van SHRM. "Als abonnee van de EHB, u ontvangt regelmatig waarschuwingen voor eventuele staats- of federale wetswijzigingen die plaatsvinden tijdens de abonnementsperiode van één jaar." (Actieve SHRM-leden kunnen ook een gratis sjabloon voor een werknemershandboek downloaden.)

Raketadvocaat. Rocket Lawyer is een online sjabloon voor juridische documenten en juridische diensten, op maat gemaakt voor kleine bedrijven, die een maandelijks of jaarlijks abonnementsgeld betalen. Abonnees hebben toegang tot een breed scala aan sjablonen, waaronder een tool voor een werknemershandboek die hen door een vragenlijst leidt om een ​​aangepast handboek te maken. Het biedt ook federaal en staatsspecifiek beleid.

Blissbook. Veel bedrijven hebben hun papieren personeelshandboeken afgeschaft en zijn overgestapt op alleen digitaal. Dit kan voordelen bieden, zoals het gemakkelijker maken van het bijwerken van het handboek (het is niet nodig om papieren exemplaren opnieuw te verspreiden) en het helpen van werknemers om gemakkelijker de relevante informatie te vinden die ze nodig hebben. Blissbook is een bedrijf dat een digitaal personeelshandboek voor uw bedrijf kan bouwen en beheren. De prijs begint bij $ 750 (voor een bedrijf met maximaal 150 werknemers) en omvat mogelijkheden voor e-handtekeningen en gegevensanalyse over hoeveel werknemers het handboek hebben bekeken.

Gratis sjablonen. U kunt ook veel gratis sjablonen voor werknemershandboeken online vinden door op Google te zoeken naar 'gratis sjabloon voor personeelshandboeken'. Zorg er wel voor dat u alleen sjablonen downloadt van gerenommeerde websites.

2. Een HR-adviseur

Als u denkt dat u niet de expertise of tijd heeft om uw eigen personeelshandboek te schrijven en te organiseren, kunt u zeker een HR-adviseur inhuren om het voor u te doen. Zoek een lokale consultant die op de hoogte blijft van alle huidige federale, staats- en lokale arbeids- en arbeidswetten en die ervaring heeft met het helpen van andere bedrijven bij het opstellen van hun handboeken.

HR-consultants kunnen per uur rekenen of ze kunnen een vast projecttarief in rekening brengen. Het is een goed idee om met ten minste een paar mensen te praten voordat u kiest welke u gaat inhuren.

3. Een arbeidsrechtadvocaat

Het inhuren van een advocaat is verreweg de duurste manier om te gaan, maar u kunt er zeker van zijn dat hij of zij zeer bekend zal zijn met de relevante arbeidswetgeving.

Zelfs als u besluit uw werknemershandboek zelf te maken, met behulp van aanpasbare sjablonen en tools, kunt u altijd overwegen een HR-consulent of arbeidsrechtadvocaat in te huren om uw werknemershandboek te herzien voordat u het aan werknemers distribueert. Dit helpt ervoor te zorgen dat u niets belangrijks hebt gemist en toch betaalt u niet om het maken van het hele personeelshandboek uit te besteden.

Als u ervoor kiest om te betalen voor professionele hulp, verlies dan niet de noodzaak uit het oog om een ​​personeelshandboek te maken dat is opgebouwd rond uw cultuur, waarden en stem. Een externe expert kan u helpen beleid en wetten aan te pakken, maar zij kennen uw werkplek niet zoals u.

Hoe u ervoor kunt zorgen dat werknemers het echt lezen

Als u eenmaal uw werknemershandboek heeft gemaakt, is de volgende grote uitdaging om uw werknemers het ook daadwerkelijk te laten lezen. Het is belangrijk dat werknemers de regels en het beleid op uw werkplek begrijpen, zodat ze er geen inbreuk op maken en u ze niet voortdurend hoeft af te dwingen. Bovendien, als u weet dat ze het werknemershandboek hebben gelezen, weet u dat ze op zijn minst op de hoogte zijn van de regels en het beleid van uw kleine onderneming.

Gelukkig is het geen rocket science om uw werknemers het werknemershandboek te laten lezen. Hier zijn vier tips om ervoor te zorgen dat uw werknemershandboek gelezen en gerefereerd wordt:

1. Noem het iets intrigerender dan een personeelshandboek.

Overweeg een titel te zoeken die minder als een handboek klinkt en meer als een handige gids. (Denk in de trant van "Het geweldige boek dat het werk van werknemers nog geweldiger zal maken." Nou, denk in ieder geval na over hoe je het leuk kunt laten klinken.)

Big Spaceship, een maker van mobiele apps in Brooklyn, New York, heeft zijn hippe werknemershandboek Onze handleiding genoemd. , terwijl de financiële informatiesite The Motley Fool zijn online handboek The Fool Rules! noemt.

2. Richt het handboek op de onderdelen die medewerkers het belangrijkst zullen vinden.

Met andere woorden, organiseer uw werknemershandboek zo dat de meest opwindende informatie - zoals uw bedrijfswaarden en -cultuur en personeelsbeloningen - voorop staat. Als je begint met beleid of wetten, is de kans groter dat werknemers stoppen met lezen.

3. Lever het personeelshandboek op een manier die ze niet kunnen missen.

Meer bedrijven stappen over op online handboeken die op het intranetsysteem van het bedrijf of zelfs op internet kunnen staan. Dit biedt veel voordelen:u kunt desgewenst meer boeiende elementen zoals video's toevoegen en het handboek kan doorzoekbaar worden gemaakt (zodat iemand eenvoudig 'voordelen' kan typen en naar het gedeelte waarnaar ze op zoek zijn) kan gaan).

Zelfs als u geen digitaal handboek wilt maken, overweeg dan hoe u het op het juiste moment en op de juiste plaats kunt bezorgen. Gewoon opnemen in het welkomstpakket van een nieuwe werknemer werkt mogelijk niet. Overweeg om het op hun eerste werkdag op hun bureau te leggen en ze tijdens de werkdag de tijd te geven om het te lezen.

4. Verplicht werknemers om het te lezen en te laten zien dat ze dat hebben gedaan.

Het is een beetje ouderwets, en toch zou je kunnen overwegen om werknemers te verplichten om te ondertekenen - hetzij met een pen of elektronisch - zodra ze het einde van het werknemershandboek hebben bereikt, om te bevestigen dat ze de informatie hebben ontvangen en bekeken.

Houd uw handboek bij de hand — en up-to-date

Een werknemershandboek moet worden beschouwd als een levend document - niet als een eenmalig project. Arbeids- en arbeidswetten veranderen regelmatig, en uw werknemersbeleid moet mogelijk ook veranderen - naarmate uw bedrijf en personeelsbehoeften evolueren.

Bekijk uw personeelshandboek minstens één keer per jaar en zoek naar manieren om het beter en nuttiger te maken voor uw werknemers. Als uw kleine bedrijf groot genoeg is om een ​​HR-team te hebben, laat hen dan de veelvoorkomende vragen van werknemers bijhouden die ze het hele jaar door ontvangen.

Onthoud dat uw werknemershandboek een waardevolle hulpbron is die u kan helpen tijd te besparen, uw werknemers op de hoogte te houden en uiteindelijk uw bedrijf te beschermen in het geval van een rechtszaak. U moet voldoende tijd besteden aan het maken en verfijnen ervan om ervoor te zorgen dat u uw medewerkers de meest bruikbare gids geeft die u kunt.

Het maken en beheren van een uitgebreid werknemershandboek is slechts een van uw vele taken als eigenaar van een klein bedrijf. Soms kan het lijken alsof u te veel verantwoordelijkheden op uw bord hebt - van productontwerp en werving tot boekhouding en verkoop, zowel online als persoonlijk.