In "Bronnen om u te helpen een effectief werknemershandboek te maken", hebben we de belangrijkste bronnen geïdentificeerd om u te helpen bij het maken van een werknemershandboek. Nu bespreken we waarom u er een nodig heeft en hoe u deze kunt maken.
Of uw kleine bedrijf nu twee of twintig werknemers heeft, u zult zeker een bedrijfsbeleid, procedures of verwachtingen hebben gecreëerd, formeel of informeel. Het is essentieel dat uw werknemers dit beleid kennen en begrijpen, omdat u een effectievere organisatie zult leiden als ze dat wel doen en omdat u niet het risico wilt lopen dat uw bedrijf federale of staatswetten overtreedt.
Een werknemershandboek is een compilatie van alle beleidsregels en protocollen van uw bedrijf, evenals de wettelijke rechten en plichten van uw werknemers. Als u een werknemershandboek heeft, kunt u gemakkelijk regels en verantwoordelijkheden aan werknemers communiceren, zodat er geen twijfel bestaat over wat er van hen wordt verwacht - of van u, als eigenaar van een klein bedrijf.
Bovendien helpt een uitgebreid personeelshandboek uw bedrijf wettelijk te beschermen als iemand zich ooit afvraagt of u uw beleid duidelijk heeft gecommuniceerd.
Voorbeeld:als een werknemer u aanklaagt en beweert dat ze zijn lastiggevallen door een collega, kunt u naar het werknemershandboek verwijzen als bewijs dat u duidelijk het anti-intimidatiebeleid hebt uiteengezet. (Houd er rekening mee dat het hebben van een werknemersverzekering ook belangrijk is om uw bedrijf te beschermen in het geval dat een werknemer of klant een rechtszaak aanspant.)
Zoals elk bedrijf is ook elk personeelshandboek anders. U kunt niet zomaar het handboek van een ander bedrijf kopiëren en onder uw werknemers verspreiden. Een goed werknemershandboek definieert uw unieke regels en praktijken op de werkplek, en moet worden geschreven in een stem die uw visie en de cultuur die u hebt opgebouwd - of wilt opbouwen - weerspiegelt.
Dat gezegd hebbende, bevatten de meeste werknemershandboeken vergelijkbare onderwerpen en soorten informatie. Hieronder vindt u acht veelvoorkomende secties in personeelshandboeken.
Om succesvol te zijn, moeten uw medewerkers in lijn zijn met de waarden, missies en doelen van uw bedrijf. Daarom moet u deze doelstellingen aan het begin van uw personeelshandboek vastleggen. Het enige dat u hoeft te doen, is een verklaring af te geven die omvat wat voor u als bedrijf het belangrijkst is. De succesvolle online schoenenwinkel Zappos noemt bijvoorbeeld 10 Zappos Family Core Values waarvan het verwacht dat medewerkers ernaar streven, waaronder 'Omarmen en verandering stimuleren' en 'Wees gepassioneerd en vastberaden'.
Een cruciaal onderdeel van uw personeelshandboek is de algemene informatie over het werken bij uw bedrijf. Dit omvat onderwerpen die medewerkers belangrijk vinden, zoals:
Houd er rekening mee dat een deel van dit materiaal, zoals regels voor overuren en vergoedingen voor werknemers, op zijn minst enigszins wordt gedicteerd door federale en staatswetten of zelfs lokale wetten.
Het is belangrijk om alle huidige federale, staats- en lokale wetten op te sommen die relevant zijn voor uw personeelsbestand. Deze kunnen onder meer gelijke arbeidskansen, anti-intimidatie en antidiscriminatiewetten omvatten.
Afgezien van de wettelijke vereisten, hebt u waarschijnlijk uw eigen verwachtingen over hoe werknemers zich op het werk zullen gedragen en daarom heeft u beleid nodig dat is afgestemd op specifiek gedrag op het werk. Dergelijk beleid kan het volgende omvatten:
Het zal u niet verbazen, maar het gedeelte over personeelsbeloningen is een van de secties waarnaar het vaakst wordt verwezen in uw werknemershandboek.
Uw handboek zal waarschijnlijk niet alle bijzonderheden van bijvoorbeeld uw zorgverzekeringsplan beschrijven, aangezien deze behoorlijk gedetailleerd kunnen zijn (en die informatie kan afzonderlijk worden verstrekt). Maar u wilt waarschijnlijk de basis geven:wanneer komt een werknemer in aanmerking om zich in te schrijven voor het bedrijfsgezondheidsplan en hoeveel opties biedt u:soorten plannen, gezinsdekking? Wanneer is de jaarlijkse open inschrijvingsperiode?
Evenzo wilt u kort de andere voordelen die u biedt uiteenzetten, zoals:
Omdat uw werknemers vaak naar deze sectie zullen verwijzen - wie wil er niet graag meer weten over on-the-job voordelen? — gebruik het in uw voordeel en help hen volledig te begrijpen wat ze krijgen als onderdeel van het werken voor uw bedrijf.
Niet elk bedrijf neemt deze sectie op, maar bedrijven die in zeer concurrerende sectoren werken met handelsgeheimen en zorgen over werknemers die voor een concurrent springen, willen misschien dat werknemers een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen of op zijn minst een beleid inzake belangenconflicten opnemen in de werknemer handboek.
Het is belangrijk dat uw werknemers de risico's begrijpen van het niet volgen van het beleid, de wetten en procedures die u in het werknemershandboek beschrijft.
Overweeg een sectie te maken waarin wordt uitgelegd dat ze verantwoordelijk zullen worden gehouden voor hun acties en gedrag. U wilt dat werknemers zien dat ze een eerlijke behandeling krijgen en dat alle werknemers onderworpen zijn aan dezelfde disciplinaire procedure.
Het is belangrijk dat uw werknemers uw werknemershandboek niet behandelen als een contractuele overeenkomst tussen u en hen - wat zou betekenen dat ze u zouden kunnen aanklagen als het beleid en de procedures in het handboek niet worden nageleefd. Zorg er dus voor dat u een disclaimer opneemt waarin staat dat het werknemershandboek geen contract is, om u tegen dergelijke zorgen te beschermen.
Als u begint na te denken over uw personeelshandboek en dit plant, realiseert u zich misschien dat u veel van uw beleid nog niet hebt geformaliseerd of dat u nog zorgvuldiger moet nadenken over wat sommige van uw beleid zouden moeten zijn.
Maak je geen zorgen - dit is volkomen natuurlijk. Veel kleine bedrijven denken pas concreet na over hun beleid als ze het schriftelijk moeten uitleggen.
Hier zijn vier stappen die u kunt nemen om te beginnen met het maken van uw werknemershandboek.
Een goede plek om te beginnen bij het nadenken over uw werknemersbeleid - of dit nu specifiek is voor uw aanwezigheidsregels, uw dresscode of uw prestatiebeoordelingsproces - is om na te denken over de cultuur en waarden van uw bedrijf.
Denk als eigenaar van een klein bedrijf na over uw persoonlijke waarden en wat u wilt benadrukken. Overweeg ook hoe u een waardesysteem en een cultuur kunt creëren die uw medewerkers motiveert om hun best te doen en op lange termijn bij uw bedrijf te blijven.
De cultuur die u wilt creëren, moet leidend zijn voor uw beleid en procedures. Het is dus logisch om op zijn minst een fundamentele missieverklaring op te stellen voordat u het personeelsbeleid en de procedures van uw bedrijf ontwerpt.
Met uw waarden duidelijk geïdentificeerd, kunt u nadenken over het maken van beleid dat uw werknemers zullen omarmen. Bedrijven die bijvoorbeeld jongere werknemers willen aantrekken, willen vaak niet de indruk wekken dat ze te streng of aanmatigend zijn, omdat dit de millennials kan afschrikken die op zoek zijn naar een werkplek die flexibiliteit en openheid bevordert.
Dat gezegd hebbende, zou je misschien - uit noodzaak - streng moeten zijn over bepaald beleid. Als u bijvoorbeeld een bedrijf runt, zoals een winkel, waar op tijd op het werk verschijnen van het grootste belang is, moet u natuurlijk uw aanwezigheidsregels en misschien uw dresscode specificeren.
U kunt dan wellicht meer inschikkelijk of genereuzer zijn in andere delen van uw werkplekpraktijken, bijvoorbeeld door uw werknemers meer vakantietijd te geven.
Hoewel het werknemershandboek geen contract is met uw werknemers, bepaalt het wel hun verwachtingen, dus u moet de federale, staats- en lokale wetten volgen bij het opstellen van bepaalde delen van uw werknemershandboek.
Veel staten hebben bijvoorbeeld "verlofwetten" aangenomen die bepalen hoe werkgevers met bepaalde soorten verlof moeten omgaan, of dat nu ziekteverlof of juryplicht is. Ze hebben misschien zelfs standaardtaal die bedrijven kunnen gebruiken om die wetten aan hun werknemers te beschrijven. beschrijvingen van de wetten van uw staat online kunnen vinden.
U zou gedetailleerde beschrijvingen van de wetten van uw staat moeten kunnen vinden op de website van uw staatsoverheid. Het Employment Law Handbook van The Lunt Group biedt ook links naar een breed scala van zowel federale als staatsrechtelijke bronnen, waaronder een uitsplitsing per staat van arbeids- en arbeidswetten.
Hoewel u het beleid en de personeelshandboeken van andere bedrijven niet woord voor woord moet kopiëren, is het de moeite waard om enkele ervan door te nemen voor inspiratie of ideeën.
Mogelijk hebt u al toegang tot de handboeken van andere bedrijven via vrienden of familieleden. Maak gebruik van de mogelijkheden om ten minste een paar andere handboeken te raadplegen terwijl u uw beleid en procedures plant. U kunt ook voorbeeldhandboeken voor werknemers vinden via een eenvoudige Google-zoekopdracht.
Hoe u uw creatieve kleine bedrijf kunt voeden
De juiste productmix ontwikkelen voor uw kleine bedrijf
Hoe u uw kleine onderneming kunt uitbreiden van de VS naar Canada
Een budget instellen en onderhouden voor uw kleine bedrijf
Hoe bouw je een wereldwijde toeleveringsketen voor je kleine bedrijf
Groupon-aanbiedingen instellen voor uw kleine bedrijf
6 tips om uw kleine bedrijf voor te bereiden op de feestdagen