Je hebt een bedrijf en je hebt werknemers. Het enige wat u hoeft te doen is een cheque uitschrijven en ze betalen, toch? (Voeg hier het geluid in van bijna elk voertuig dat gierend tot stilstand komt.) Nou, niet zo snel.

Om compliant te zijn, wat inhoudt dat je alle toepasselijke regels en voorschriften volgt, heb je het volgende nodig:

Nauwkeurige werknemersinformatie

• Ten eerste heb je een formulier W-4 nodig van elke werknemer en een formulier W-9 van elke aannemer om de relevante belasting- en identificatiegegevens te krijgen.
• U moet controleren of elke werknemer wettelijk in staat is om in de Verenigde Staten te werken door formulier I-9 in te vullen.
• U moet controleren of het sofinummer (BSN) van elke werknemer geldig is.
• U moet ook bevestigen dat de naam van elke werknemer overeenkomt met de naam die op zijn socialezekerheidskaart staat. Het is ook handig om postadressen te verifiëren. Beiden kunnen eenvoudig worden gedaan door de werknemer te vragen. Dit helpt fouten te voorkomen wanneer u werknemersinformatie rapporteert aan de Internal Revenue Service (IRS) en/of andere entiteiten.

Werkgeversidentificatienummers (nummers met een "s" — zoals in meer dan één.)

• Je hebt een werkgeversidentificatienummer (EIN) van de IRS nodig, dat het ID-nummer wordt dat je gebruikt om je bedrijf te identificeren bij de IRS, Social Security Administration (SSA) en Department of Labor (DOL).
li>
• Naast de federale overheid heeft u ook ID-nummers nodig voor elke staat, gebied of district waarin u zaken doet. Controleer de arbeidsafdeling en de inkomstenafdeling van elke staat voor details over het registreren van uw bedrijf.
• Sommige gebieden hebben ook lokale belastingdiensten die mogelijk ook een ID-nummer nodig hebben.
• Houd deze nummers bij en zorg ervoor dat u op alle formulieren en documenten dezelfde bedrijfsnaam en hetzelfde adres gebruikt

Een zakelijke bankrekening

• Zakelijke bankrekeningen zijn een financiële best practice, aangezien het vermengen van zakelijke en persoonlijke rekeningen een pad is dat u koste wat kost wilt vermijden.
• U wilt ervoor zorgen dat u altijd voldoende saldo op de rekening heeft staan ​​die u gebruikt voor uw salarisadministratie en dat de rekeningstructuur salaristransacties mogelijk maakt, zoals het in één keer uitgeven van meerdere cheques (vooral als u uw salarisadministratie handmatig uitvoert).
• /li>
• Als u ervoor kiest om een ​​salarisadministratie te gebruiken, heeft een meerderheid zakelijke accounts nodig voor beveiliging en fraudepreventie.

Inzicht in inkomstenbelasting en loonheffingen

• Werkgevers hebben specifieke belastingverplichtingen met betrekking tot inkomsten- en loonbelasting.
  • Inkomstenbelasting
    • Inkomstenbelasting is een omslagbelasting die de werkgever elke looncyclus inhoudt op de cheque van de werknemer.
    • Federale, staats- en lokale inkomstenbelasting wordt bepaald door belastingtabellen die zijn opgesteld door de federale, staats- en lokale autoriteiten.
    • Elke werkgever moet federale inkomstenbelasting inhouden op de cheques van zijn werknemers. Deze bedragen moeten dan op regelmatige basis aan de IRS worden betaald.
    • De meeste staten hebben ook inkomstenbelasting en bepaalde lokale/regionale belastingvereisten.
  • Loonbelasting (arbeidsbelasting) omvat:
    • Medische zorg en sociale zekerheid (VAIS-belastingen) — werkgevers en werknemers betalen elk een gelijk bedrag, waarbij de werkgever het werknemersbedrag inhoudt en het werkgeversbedrag bijdraagt.
    • Federale en nationale werkloosheidsbelastingen (FUTA en SUTA) - 100% door de werkgever betaald.
    • Sommige staten eisen ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering en/of arbeidsongeschiktheidsverzekering.

Kennis van de belangrijkste arbeidswetten die van invloed zijn op de loonlijst

• De Fair Labor Standards Act (FLSA) - De federale wet die minimumloon en overuren vaststelt. Sommige staten hebben hun eigen minimumloon en overwerkvereisten die verder gaan dan de federale vereisten.
• Federal Insurance Contributions Act (VAIS) — De wet die de inhouding vereist voor sociale zekerheid en Medicare.
• Affordable Care Act (ACA) — Bedoeld om de betaalbaarheid en mogelijkheden voor kleine bedrijven te vergroten, varieert de toepassing van de regels op basis van het aantal voltijdse werknemers en hun loon. Een polariserend politiek onderwerp, de ACA kan toekomstige herzieningen ondergaan of worden vervangen door nieuwe wetgeving. Het is het beste om op de hoogte te blijven door geloofwaardige bronnen te volgen, zoals de Small Business Administration (SBA).

Help

• Niemand wordt als salarisexpert geboren. Gecertificeerde payrollprofessionals ondergaan zelfs een aanzienlijke training om hun aanduidingen te verdienen. U kunt meer leren over salarisadministratie via:
  • SCORE webinars en cursussen
  • De SBA, American Payroll Association (APA) en IRS Small Business and Self-Employed Center
  • Professionele boekhouders en accountants — Zij kunnen hun kennis delen en u wijzen waar u aanvullende informatie kunt vinden.
• Loonsoftware voor kleine bedrijven
  • Het goede nieuws voor kleine bedrijven is dat technologie hun behoeften heeft erkend, met salaristools die deel uitmaken van boekhoudsoftware of afzonderlijke applicaties die integreren met boekhoudsoftware.
  • Uw boekhouder of accountant heeft mogelijk een voorkeur voor welk hulpmiddel hij moet gebruiken.
  • Als je het alleen doet, verken dan je opties. Bel een verkoper, stel vragen, vraag een demo aan en leer zoveel mogelijk om een ​​weloverwogen beslissing te nemen.