Uw schriftelijke communicatie zegt veel over u en uw bedrijf. Fouten zijn als een stuk broccoli tussen je tanden. Ook al zijn ze onbedoeld, ze leiden af.

Wat nog belangrijker is, als u uw normen niet hoog stelt, kan dit ernstige gevolgen hebben op de lange termijn. Joann Killeen, voormalig president en CEO van de Public Relations Society of America (PRSA), wijst op de mogelijke impact van slechte communicatie:

“In de competitieve zakelijke omgeving van vandaag is duidelijk en beknopt schrijven een must voor financieel succes. Als klanten of klanten niet begrijpen wat u hebt geschreven of niet duidelijk zijn welke goederen en diensten u verkoopt, hoe lang verwacht u dan in bedrijf te blijven, laat staan ​​ooit winstgevend te zijn?"

De waarheid is dat niemand verwacht dat je een Pulitzer Prize-winnaar bent of elke grammaticaregel kent die ooit is geschreven. De sleutel is om je bewust te zijn van je tekortkomingen en de tijd te nemen om ze te voorkomen.

Hier zijn vijf veelvoorkomende probleemgebieden waar u op moet letten bij het schrijven van uw bedrijf:

1. Niet snel en effectief ter zake komen

Bryan Garner, auteur van The Harvard Business Review's Guide to Better Business Writing, stelt:"Een van de grootste ziekten van zakelijk schrijven is het uitstellen van de boodschap naar het midden van het schrijven."

Weet wat je moet zeggen en zeg het. Als je meer dan één punt wilt maken, schrijf dan een korte schets om je gedachten te ordenen. (Het helpt je ook te bepalen welke punten het belangrijkst zijn.)

Verwacht niet dat uw lezers paranormaal begaafden zijn. Als er een actie is waarvan u wilt dat iemand deze onderneemt, verberg deze dan niet in de laatste zin van de derde alinea.

Als je een aantal items moet opnoemen of noemen, kunnen bullets je beste vriend zijn.

2. Spelfouten

We leven allemaal in angst voor de gevreesde spelfout. De beste manier om fouten te voorkomen, is door te vertragen en de spellingcontrole te gebruiken. (Als u een e-mail verzendt, geeft u de tool voor foutcontrole de kans om te starten voordat u op Verzenden drukt.)

Als je niet zeker bent van de juiste spelling, gebruik dan een online woordenboek. Als het woord een zakelijke term is die nog niet in het woordenboek staat, kunt u ook eenvoudig online zoeken. Of probeer te zien hoe een ander bedrijf of publicatie de term gebruikt.

Het zou u ook een beter gevoel moeten geven, wetende dat toen Google Trends zijn kaart met Amerika's meest verkeerd gespelde woorden uitbracht, het woord 'negentig' verkeerd werd gespeld als 'negentig'. De kaart werd een paar uur later gecorrigeerd.

3. Ondraaglijk lange zinnen

Dit gebeurt meestal wanneer je precies schrijft zoals je praat. Hoewel een gesprekstoon kan werken, werkt een zin die maar doorgaat niet.

Vergelijk deze twee voorbeelden:

Ik probeerde dit artikel vriendelijk en benaderbaar te maken, dus ik las een paar artikelen ter referentie, maakte een paar notities en probeerde alles zo eenvoudig mogelijk te houden door te veel details vermijden.

versus

Ik probeerde dit artikel vriendelijk en benaderbaar te maken. Ik heb alles eenvoudig gehouden door te veel details te vermijden.

Kortere zinnen lezen sneller. Het is ook handig om externe gesprekspunten te elimineren. Tot slot, als een lange zin wordt samengevoegd met behulp van "en" of "zo", probeer dan de connector te verwijderen en de gedachten in afzonderlijke zinnen te verdelen.

4. Apostrofmisbruik

Volgens Grammar Girl, Mignon Fogarty, worden apostrofs gebruikt om bezit aan te geven of om iets te vervangen dat ontbreekt.

Een van de meest voorkomende vormen van misbruik van apostrof is het verwarren van een meervoud (meer dan één van iets) met bezit (eigendom).

• Honden — meervoud — meer dan één hond.
• Honden — enkelvoud bezittelijk — behoren tot één hond.
• Honden — meervoud bezittelijk — behorend tot een groep honden.

Er gebeuren fouten wanneer mensen honden (enkelvoud bezittelijk) gebruiken in plaats van honden (meervoud). Om deze fout te voorkomen, moet u zich afvragen of u meer dan één bedoelt of dat u van plan bent eigendom te impliceren.

• Correct — ik heb vijf honden.
• Onjuist:ik heb vijf honden.

Als u begrijpt hoe apostrofs werken bij weeën, kan dit u ook helpen bij veelvoorkomende fouten, zoals:

• Het is (behoort ertoe) versus het is (het is).
• Uw (die van u is) versus u bent (u bent).
• Daar (locatie), hun (bezit) of ze zijn (ze zijn).

In alle eerlijkheid zijn apostrofs erg lastig.

• Je gebruikt geen apostrof wanneer je een acroniem in het meervoud zet, zoals VIP's.
• Maar je kunt een apostrof gebruiken om de jaren 90 in te korten tot de jaren 90. (Nooit jaren 90.)

Nogmaals, als je het niet zeker weet, zoek het dan op.

5. Foutpatroon blindheid

Iedereen maakt fouten. Iedereen. Wat onaanvaardbaar is, is een gebrek aan zorg. Als je aandacht besteedt aan je schrijven, zul je de fouten die je het vaakst maakt opmerken. Het zal het ook gemakkelijker maken om deze fouten op te sporen.

Tools zoals Grammarly kunnen u ook helpen fouten te voorkomen. Afhankelijk van hoe u ervoor kiest om het in te stellen, kunt u het de tekst laten controleren die u invoert in interactieve formulieren en uw posts op sociale media.

Het koppelen van standaard spellingcontrole met meer geavanceerde tools zal helpen. Maar deze tools werken niet met elk platform of apparaat, en je moet altijd voorzichtig zijn met de dingen die de spellingcontrole niet kan opvangen, zoals het versus het is.

Als je je eigen stijl en tekortkomingen kent, kun je zelfs de zoekfunctie gebruiken om er zeker van te zijn dat je lelijke blunders hebt opgevangen.

Bonustip

Probeer indien mogelijk niet te wachten tot het laatste moment als je iets te schrijven hebt. Als het echt belangrijk is en je geen fouten wilt maken, slaap er dan een nachtje over. Lees het de volgende dag opnieuw voordat u het verzendt. Je kunt ook een collega of peer vragen om het te beoordelen.

Communicatie is een krachtig instrument. Respecteer het, en het zal je meer respect opleveren. Negeer het, en tja...

(Ter info:de drie kleine puntjes worden een ellips genoemd.)