Of uw bedrijf nu nieuw is op het gebied van werken op afstand vanwege het thuisblijfbeleid dat is uitgevaardigd om het coronavirus te bestrijden of eraan gewend is, het kan moeilijk zijn om productief vanuit huis te werken en tegelijkertijd gezond te blijven. Ik kan dat persoonlijk beamen, ik werk nu al meer dan tien jaar vanuit huis. Het is heel gemakkelijk om slechte gewoontes om thuis te werken aan te leren.

Hier zijn enkele tips om u en uw medewerkers te helpen effectiever thuis te werken.

1. Maak een ruimte

U zult productiever zijn als u een aparte ruimte in uw huis kunt maken om in te werken. Zo kun je je werkruimte scheiden van je persoonlijke ruimte.

Dit is nog belangrijker als u niet alleen woont en de ruimte deelt met andere volwassenen en/of kinderen. Als dit het geval is, moet u enkele basisregels opstellen. Vertel uw kinderen wanneer en hoe ze u moeten onderbreken. Als je in een vergadering zit, laat iedereen dan weten dat ze stil moeten zijn. Een bedrijfseigenaar die ik ken, worstelt met de mogelijkheid dat zijn honden gaan blaffen als hij zijn podcasts opneemt.

Als je geen logeerkamer hebt, kun je dan een logeerkamer, een deel van de kelder of een weinig gebruikte eetkamer besturen? Werk (indien mogelijk) vanuit een ergonomische stoel. Experts zullen je vertellen dat je niet vanaf de bank moet werken. Ze hebben gelijk, maar in de geest van volledige openheid, hoewel ik een apart kantoor heb, werk ik soms vanuit mijn woonkamerbank.

2. Stel een schema op

Stel 'kantooruren' in en probeer u eraan te houden. Als u de baas bent, is het oké om uw werknemers te vertellen op welke tijden u verwacht dat ze op het werk zijn. Maar gezien de huidige situatie hebben sommigen misschien flexibiliteit nodig.

3. Pauzes nemen

Neem pauzes op in je schema, ook al is het maar een korte rekoefening of een wandeling door je huis of appartement. Probeer eens per uur een pauze van 5 minuten. Als je veilig naar buiten kunt voor een korte pauze, doe dat dan. Als u dat niet kunt, raadpleeg dan uw arts om te zien of u vitamine D aan uw dieet moet toevoegen. En vergeet niet te lunchen.

4. Zorg dat je uitgerust bent

De omstandigheden van elk bedrijf zullen hier anders zijn. Welke computers gebruikt uw personeel? Door het werk uitgegeven beveiligde machines of hun personal computers? Hoe dan ook, u wilt er zeker van zijn dat uw medewerkers hun werk veilig houden. Misschien wilt u onderzoeken of u een VPN-service (virtual private network) kunt krijgen.

Welke apparatuur hebben u en uw personeel nodig om productief thuis te werken? Heeft iemand een printer of kopieerapparaat nodig? Zal iedereen op zijn eigen mobiele telefoon vertrouwen? Hebben ze genoeg gegevens? Vraag uw personeel of ze hebben wat ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen? Zo niet, kunt u dan apparatuur of benodigdheden online bestellen en naar hen opsturen?

5. Reageer snel

Dit is vooral belangrijk als uw bedrijf nieuw is met werken op afstand. Uw personeel zal ongetwijfeld met vragen zitten. Laat ze niet te lang wachten. Als u niet onmiddellijk kunt reageren, kunt u snel een opmerking maken:"Ik bel u over 20 minuten terug" kan nuttig zijn.

6. Blijf in contact met uw team

Er zijn veel tools die het gemakkelijk maken om verbonden te blijven, zoals Slack, Skype en Zoom. Niet elke communicatie hoeft over werk te gaan. Veel mensen zijn tegenwoordig gestrest, dus zorg ervoor dat u contact opneemt met uw personeel, ook al is het alleen maar om te weten te komen hoe het met ze gaat of als ze iets nodig hebben.

7. Conferentiegesprekken

Er zullen momenten zijn dat u uw team of zelfs een klant moet ontmoeten. Probeer interne vergaderingen tot een minimum te beperken, maak van tevoren een agenda en verdeel deze onder uw medewerkers. Laat iedereen vijf minuten voor aanvang van de vergadering aanmelden, zodat u op tijd kunt beginnen. Er zijn tal van vergadertools om uit te kiezen.

8. Word blij

Je wilt het sociale aspect van werk niet kwijtraken. Overweeg een virtuele "happy hours" met uw personeel te houden, waar u elkaars leven inhaalt en stoom afblaast.

Als je nog geen thuiswerkbeleid hebt, is dit een goed moment om te controleren hoe het werkt. Ik zag al een tweet over een bedrijf dat zo tevreden is met hoe hun plan voor werken op afstand verloopt, dat ze overwegen virtueel te gaan en duizenden dollars te besparen op huur en andere overheadkosten.