Volgens een recente studie is één op de tien werknemers een onafhankelijke contractant. Met zoveel contractanten die het personeelsbestand vormen, zult u er vast en zeker een keer mee werken of er een inhuren.
Het inhuren van aannemers kan voordelig zijn voor uw bedrijf. Maar als u met onafhankelijke contractanten gaat werken, moet u weten hoe u zaken met hen kunt doen.
Dus, wat is precies een onafhankelijke contractant? Een zzp’er is een persoon die werkzaamheden uitvoert voor bedrijven. Ze worden echter niet als werknemers beschouwd. In veel gevallen runnen onafhankelijke contractanten hun eigen bedrijf.
In tegenstelling tot werknemers hebben onafhankelijke contractanten geen socialezekerheids- of Medicare-belastingen die van hun loon worden afgetrokken. In plaats daarvan betalen ze hun eigen inkomstenbelasting en zelfstandigenbelasting over hun inkomsten.
De IRS en FLSA hebben strikte regels om te bepalen of een werknemer een werknemer versus een onafhankelijke contractant is. Voordat u de status van een werknemer bepaalt, moet u de richtlijnen van de Fair Labor Standards Act en IRS doornemen om onjuiste classificatie van onafhankelijke contractanten te voorkomen.
Als u onafhankelijke contractanten inhuurt, moet u de do's en don'ts kennen om met hen samen te werken. Gebruik de zeven onderstaande tips om te leren werken met aannemers.
Net zoals je zou doen met werknemers, moet je papierwerk verzamelen van je nieuwe contractanten.
Geef uw aannemer Formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number, om in te vullen.
Formulier W-9 geeft u informatie over uw onafhankelijke contractant, zodat u hun betalingen nauwkeurig aan de IRS kunt melden. Op het formulier moeten contractanten informatie opnemen zoals hun:
Alle bedrijven moeten een vergoeding voor niet-werknemers van $ 600 of meer melden aan de IRS. Gebruik de informatie op formulier W-9 om IRS-formulier 1099-NEC aan het einde van het jaar in te vullen.
Stuur formulier W-9 niet naar de IRS. Bewaar formulieren W-9 in uw administratie voor bewaring.
Traditionele werknemers hebben functiebeschrijvingen die hun verantwoordelijkheden definiëren. Wanneer u met onafhankelijke contractanten werkt, moet u een andere reeks richtlijnen bieden om regels en verantwoordelijkheden vast te stellen. U kunt dit doen door een overeenkomst of contract op te stellen.
Maak een overeenkomst waarin het project en de verantwoordelijkheden van uw aannemer worden beschreven. Contracten leggen niet alleen de basis voor het project, maar beschermen ook beide partijen. Om nog maar te zwijgen, het kan geen kwaad om alles op schrift te hebben.
In uw contract staat hoe en wanneer het project wordt uitgevoerd. Typisch omvatten contracten:
Bespreek voordat het project begint de details met uw aannemer en kijk of hij vragen heeft. Als u vroeg een duidelijk plan definieert, voorkomt u later hobbels op de weg.
Net als veel zaken in het bedrijfsleven, is communicatie de sleutel bij het werken met onafhankelijke contractanten.
Voordat uw aannemer met het project begint, stelt u een proces op om de voortgang te communiceren. Hoe ga je de voortgang bespreken? Komen er wekelijkse voortgangsrapportages? Hoe zit het met telefoontjes? E-mails?
Consistente en duidelijke communicatie zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost en helpt vertragingen te voorkomen. En regelmatige check-ins of rapporten houden het project op schema.
Praat met uw aannemer om de communicatie-opties te bespreken.
Terwijl u met uw aannemer communiceert, moet u de status en mijlpalen van het project bespreken.
Door doelen en mijlpalen voor het project te stellen, blijft uw project soepel lopen van de startlijn tot de finishlijn. Omdat aannemers bepalen hoe ze een project voltooien, moet je de doelen met hen bespreken.
De waarheid is dat niemand van een micromanager houdt. Je kunt niet van je aannemers verwachten dat ze werk gedaan krijgen als je constant boven hen zweeft. Om nog maar te zwijgen van het feit dat je sommige werknemers zou kunnen wegjagen door te controlerend te zijn.
Geef ze wat ruimte bij het managen van onafhankelijke contractanten. Adem niet bij elke stap in hun nek.
In plaats van micromanagen, communiceer je regelmatig met je aannemers. Neem contact met hen op om te zien waar ze staan met het project. Geef feedback en input waar nodig, maar trap niemand op de tenen. Als u wilt dat aannemers productief zijn, moet u ze kunnen vertrouwen.
Een cruciaal onderdeel van het werken met onafhankelijke contractanten is eraan te denken om formulier 1099-NEC aan het einde van het jaar te distribueren en in te dienen.
Nogmaals, als u een aannemer gedurende het hele jaar $ 600 of meer heeft betaald, moet u formulier 1099-NEC indienen. Stuur formulier 1099-NEC naar alle toepasselijke contractanten.
Formulier 1099-NEC bevat de volgende informatie:
Controleer uw boekhouding om te zien hoeveel u elke aannemer gedurende het jaar hebt betaald. U moet ook het type betaling en de reden van de betaling classificeren.
Houd er rekening mee dat u formulier 1099-NEC elk jaar vóór 31 januari naar elke toepasselijke contractant en de IRS moet sturen.
Wat doet u om uw boeken zo nauwkeurig mogelijk te houden? U doet waarschijnlijk dingen zoals ontvangstbewijzen organiseren en een grondige administratie bijhouden van zakelijke transacties. Zou hetzelfde niet moeten gelden voor het opslaan van de gegevens van uw aannemers?
Van begin tot eind moet u gedetailleerde gegevens bijhouden van uw aannemers en hun projecten. Organiseer en bewaar dingen zoals:
U kunt eenvoudige boekhoudsoftware gebruiken om dit soort records op te slaan. Of als u de ouderwetse weg wilt gaan, overweeg dan te investeren in een fysiek archiefsysteem om georganiseerd te blijven (bijv. archiefkasten, mappen, enz.).
Het kan handig zijn om gegevens bij te houden in geval van afwijkingen. Hoe meer gegevens u bijhoudt, hoe beter uw bedrijf zal zijn.
Blijf op de hoogte van uw boekhoudkundige verantwoordelijkheden met de online boekhoudsoftware van Patriot. Registreer eenvoudig inkomsten en uitgaven, maak facturen en meer. Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!
Geïnteresseerd in meer informatie? Ga naar onze Facebook en geef ons een like. We vinden het altijd leuk om nieuwe vrienden te maken!
Tips voor virtueel werken met een financieel adviseur
Tips voor het omgaan met schulden bij pensionering
8 tips om vandaag financieel onafhankelijke dochters op te voeden
6 soorten verzekeringen voor onafhankelijke contractanten in 2021
Werken met onafhankelijke contractanten? Hoe een IRS-crackdown te voorkomen
Tips om succesvol op afstand met uw medewerkers samen te werken
6 tips om met iedereen over uw bedrijf te praten