Sterke archiveringsvaardigheden? Je bent in zaken. Slechte archiveringsvaardigheden? Tijd om het op te voeren. Het bijhouden van bedrijfsgegevens is een belangrijk onderdeel van het runnen van een gezond bedrijf, het nemen van beslissingen en het in aanmerking komen voor belastingverminderingen en leningen voor bedrijven.
Of u nu belastingaangifte doet of kwijtschelding van een PPP-lening aanvraagt, u weet hoeveel gemakkelijker het is naarmate u beter georganiseerd bent.
Als u uw vaardigheden op het gebied van financiële administratie naar een hoger niveau wilt tillen, bekijk dan de volgende vijf tips.
First things first … wat voor soort records moet u bewaren, en voor hoe lang?
Er zijn een aantal bedrijfsgegevens die u moet bewaren. Bij twijfel is het beter om het zekere voor het onzekere te nemen en de gegevens te bewaren dan ze weg te gooien of te verwijderen.
Zorg ervoor dat u de volgende gegevens bijhoudt:
Oké, hoe lang moet je deze gegevens nu bewaren? Nou, het hangt af van het type record. De IRS heeft een tijdschema voor sommige records, terwijl de Fair Labor Standards Act (FLSA) de duur voor andere bepaalt. En andere entiteiten (bijv. verzekeringsmaatschappij) kunnen variëren in de lengte van de administratie.
Kortom, het kan zijn dat u gegevens van twee jaar tot onbepaalde tijd moet vasthouden. Hier is een kort overzicht van de basisvereisten voor het bijhouden van gegevens:
| Opnemen | Tijdsperiode |
| Records waarop loonberekeningen zijn gebaseerd: – Urenkaarten en stukwerkbonnen – Loontabellen – Werk- en tijdschema's – Toevoegingen aan of inhoudingen op het loon | 2 jaar |
| Aangiftegegevens inkomstenbelasting | 3 jaar |
| Loongegevens: – Loon betaald – Bonussen – Betalingen voor uitkeringsaccounts | 3 jaar |
| Verkoop- en aankoopgegevens | 3 jaar |
| Collectieve arbeidsovereenkomsten | 3 jaar |
| Werkbelastingadministratie | 4 jaar |
| Vordering tot aftrek van oninbare schulden | 7 jaar |
| Aangifte inkomstenbelasting als u geen aangifte doet | Voor onbepaalde tijd |
Nogmaals ... bij twijfel is het beter om veilig te zijn dan sorry en langer vast te houden aan records dan nodig is. Neem contact op met uw accountant, staat of de IRS als u vragen heeft over tijdsperioden voor het bijhouden van gegevens.
Het mengen van fondsen kan leiden tot verwarring en vertroebelde records. Voor duidelijke gegevens kunt u overwegen een zakelijke bankrekening te openen die los staat van uw persoonlijke rekening.
Door uw fondsen te scheiden, kunt u beter bijhouden welke uitgaven en inkomsten van u zijn en welke van uw bedrijf. Dit is nodig voor een aantal zaken, zoals het aanvragen van belastingaftrek en het aanvragen van een zakelijke lening of krediet.
Afhankelijk van uw bedrijfsstructuur moet u mogelijk een aparte zakelijke bankrekening aanmaken. Bedrijven die zijn gestructureerd als een naamloze vennootschap of vennootschap, evenals bedrijven die opereren onder de naam Doing Business as (DBA), moeten een aparte bankrekening voor bedrijven aanmaken.
Eenmanszaken en maatschappen zonder DBA hoeven wettelijk geen aparte rekening te openen. Maar nogmaals, het scheiden van accounts maakt het bijhouden van bedrijfsgegevens eenvoudiger.
Sommige bedrijven scheiden fondsen verder door een salarisrekening aan te maken. Op een payroll-bankrekening staat alleen payroll-gerelateerd geld. Het staat los van een gewone zakelijke bankrekening. Dit kan het afhandelen van loonheffingen makkelijker maken als u geen Full Service salarissysteem gebruikt.
Als het gaat om het bijhouden van bedrijfsgegevens, is een van de dingen die u moet doen, uw transacties documenteren door middel van journaalboekingen. Deze journaalposten vormen de basis van uw boekhoudboeken voor kleine bedrijven.
Er zijn een aantal journaalposten die u nodig hebt om te maken, variërend van eenvoudig tot complex. Van het maken van verkoopjournaalboekingen tot het vastleggen van opgebouwde rente, er is veel waarmee u vertrouwd moet raken.
Om aan de slag te gaan, moet u de basisprincipes van journaalboekingen begrijpen:afschrijvingen en bijschrijvingen. Debet en credit zijn gelijk maar tegengestelde boekingen in uw boeken. Wanneer een transactie plaatsvindt, neemt de ene rekening toe en de andere af. Dit wordt weergegeven door af- en bijschrijvingen.
Debet en credit hebben een verschillende invloed op accounts. Activa- en onkostenrekeningen worden verhoogd met afschrijvingen en verlaagd met tegoeden. Aansprakelijkheids-, eigen vermogen- en inkomstenrekeningen worden verhoogd met credits en verlaagd met debet.
Zodra u de basisprincipes van afschrijvingen en bijschrijvingen kent, bent u op weg om journaalboekingen te maken voor gedetailleerde records.
Wat is er vervelender dan koffie morsen op belangrijke zakelijke documenten of ze per ongeluk weggooien? Hoewel archiefkasten een veilige plek voor uw administratie kunnen zijn, is het op zich misschien niet de meest efficiënte opslagmethode.
Overweeg om digitale kopieën van uw bedrijfsgegevens te maken. Op die manier heb je meer dan één exemplaar.
U kunt papieren dossiers naar uw computer scannen, bestanden downloaden die al digitaal zijn of zelfs foto's maken en uploaden naar uw computer.
En voor een nog betrouwbaarder administratiesysteem...
Soms, als je uitstelt, maak je later meer werk voor jezelf. Hetzelfde geldt voor het bijhouden van bedrijfsgegevens.
Misschien stelt u het bijhouden van inkomend en uitgaand geld uit omdat u denkt dat u later terug kunt gaan en ze kunt toevoegen. Maar dit zal u waarschijnlijk op de weg laten klauteren en meer tijd verspillen om uw administratie op orde te krijgen.
Waarom het uitstellen en eindigen met een grotere hoofdpijn?
Vereenvoudig dingen door het archiveringsproces te stroomlijnen. Investeer in sterke boekhoudsoftware om gemakkelijk uitgaven en inkomsten in te voeren en uw boeken te beheren.
En als u kiest voor online software, staan uw bedrijfsgegevens in de cloud in plaats van op een stapel op uw bureau. En als u met uw boekhoudsoftware dingen kunt doen zoals creditcardbetalingen accepteren, facturen maken en banktransacties importeren, staan uw administratie met minimale inspanning op één locatie.
Op zoek naar software waarop u kunt vertrouwen? Patriot's Premium-boekhoudsoftware heeft de functies die u nodig hebt om facturen bij te houden, banktransacties te importeren, fondsen te registreren en meer. Ontvang vandaag nog uw gratis proefperiode!
4 tips voor het kopen van een bedrijf
4 tips voor aspirant-encore-ondernemers
4 essentiële tips voor nieuwe franchisenemers
10 tips voor een betere boekhouding voor kleine bedrijven
Tips voor het herstellen van een klein bedrijf
4 tips voor het toevoegen van een partner aan uw bedrijf
5 opstarttips voor transportbedrijven