Als bedrijfseigenaar heeft u een efficiënte manier nodig om uw voorraad te controleren en te bepalen hoeveel u wanneer moet kopen. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van een inkoopsysteem. Lees verder om meer te weten te komen over inkoopsystemen en hoe ze werken.

Wat is een inkoopsysteem?

Dus, wat is een inkoopsysteem precies? Goede vraag! Een inkoopsysteem is een onderdeel van voorraadbeheer dat bedrijven kan helpen bij het bewaken en beheren van de voorraad. Met een inkoopsysteem volgt u de goederen en diensten die u koopt, evenals de algemene voorraadniveaus van uw bedrijf.

Aankoopsystemen kunnen bedrijven helpen bepalen welke voorraad ze moeten kopen, hoeveel ze moeten kopen en wanneer ze moeten worden gekocht.

Een inkoopsysteem is in wezen een reeks processen die een bedrijf kan gebruiken om goederen en diensten voor het bedrijf te verwerven. Aankoopsysteemsoftware kan het volgende helpen stroomlijnen:

• Inkooporders plaatsen
• Bestellingen en facturen beheren
• Een lijst met leveranciers bijhouden
• Toekomstige uitgaven voorspellen
• Aankoopinformatie zoeken (bijv. aankoopdatum en kosten)
• Voorraadniveaus bijwerken
• Nauwkeurige administratie van aankopen bijhouden

Complexere inkoopsystemen kunnen zelfs de mogelijkheid hebben om automatisch de benodigde voorraad te bestellen, leverancierscontracten te beheren en te integreren met uw basisboekhoudsoftware om transacties vast te leggen.

Soorten inkoopsystemen

Het type inkoopsysteem dat u voor uw bedrijf krijgt, hangt af van de gegevens die u moet vastleggen en volgen. Hier zijn enkele soorten inkoopsystemen die u voor uw bedrijf zou kunnen overwegen:

• Voorraadloos aankoopsysteem:de leverancier houdt de door een klant bestelde artikelen vast totdat de klant ze nodig heeft.
• Dekenbestelling:het bedrijf plaatst dagelijks kleine bestellingen.
• E-purchasing:inkoopsysteem dat wordt gebruikt voor de aan- en verkoop van benodigdheden, goederen en diensten via internet.
• Tariefcontractmethode:systeem dat een bedrijf helpt bij het vaststellen van parameters voor de aankoop van goederen en diensten.
• Aankoop van kapitaalapparatuur:aankoopsysteem dat veel kapitaal vereist.

Nogmaals, het kan zijn dat u een specifiek type inkoopsysteem nodig heeft, afhankelijk van hoe uw bedrijf omgaat met voorraad en uw branche. U moet bijvoorbeeld mogelijk een afroeporder gebruiken als uw bedrijf dagelijks artikelen moet kopen.

Doel inkoopsysteem

Er zijn veel voordelen van inkoopsystemen waarvan kleine bedrijven kunnen profiteren. Om te beginnen kunnen inkoopsystemen het inkoopproces voor bedrijven veel gemakkelijker en efficiënter maken. Om nog maar te zwijgen van het feit dat inkoopsystemen kunnen helpen de leveringskosten te verlagen en voorraadkrimp te voorkomen.

Een online inkoopsysteem kan kosten besparen, de duur van de aankoopcyclus verkorten en menselijke fouten helpen verminderen. Bovendien kunnen inkoopsysteemrapporten het gemakkelijker maken om uw voorraadbudget te beheren en te voorspellen welke benodigdheden u voor de toekomst nodig heeft.

Over het algemeen kunnen inkoopsystemen een grote rol spelen bij het beheersen van wat uw bedrijf aan goederen en diensten uitgeeft. Inkoopsystemen kunnen u helpen:

• Zorg ervoor dat u alleen noodzakelijke aankopen doet
• Zorg ervoor dat u redelijke prijzen betaalt voor goederen en diensten
• Beter budget voor goederen en diensten

Inkoopsysteem versus inkoopordersysteem

Als u al eerder van het inkoopordersysteem of -proces hebt gehoord, vraagt ​​u zich misschien af:Wat is het verschil tussen een inkoopsysteem en een inkoopordersysteem ?

Een inkooporder is een document dat kopers gebruiken om een ​​bestelling te plaatsen bij een verkoper of leverancier. Het is een onderdeel van een inkoopsysteem. Een van de processen die u met een inkoopsysteem beheert, is het plaatsen en volgen van inkooporders.

Terwijl een inkoopsysteem verschillende voorraadbeheertaken afhandelt, richt een inkoopordersysteem zich voornamelijk op het proces van inkooporders. Met een inkoopordersysteem kunt u een aantal zaken volgen, waaronder inkooporderinformatie (bijv. datum, aankoopbedrag, etc.), wanneer de order is ontvangen en verwerkte facturen.

Waar moet je op letten in een inkoopsysteem

Als u van plan bent een inkoopsysteem te gebruiken voor voorraadbeheer, doe dan vooraf uw huiswerk. Onderzoek verschillende inkoopsystemen en vergelijk uw opties om er een te vinden die het beste bij uw bedrijf past.

Als u op zoek bent naar een inkoopsysteem, overweeg dan het volgende:

• Type systeem dat u nodig heeft (bijv. algemene bestelling)
• Functies
• Kosten en vergoedingen
• Contracten
• Flexibiliteit (bijvoorbeeld onderweg gebruiken)
• Gebruiksgemak
• Software- of systeembeveiliging

Op zoek naar een gemakkelijke manier om de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf vast te leggen? Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u uw boeken stroomlijnen en weer aan het werk gaan. Probeer het vandaag nog gratis!

Wilt u ons volgende artikel inspireren? Maak contact met ons op Facebook en laat ons uw ideeën of vragen weten die u beantwoord wilt hebben!