Ben jij een van die eigenaren van kleine bedrijven die het gewoon heerlijk vinden om spreadsheets te lezen? Ik ook niet. Ja, de boeken van uw bedrijf zijn een scorekaart van hoe goed u het doet, maar als u geen 'cijferpersoon' bent, klinkt het bijhouden van uw boekhouding misschien net zo aantrekkelijk als een wortelkanaalbehandeling. Weer andere bedrijfseigenaren willen hun bedrijfsfinanciën doornemen, maar raken verstrikt in de dagelijkse gang van zaken en komen er nooit aan toe. Het maakt niet uit hoe je over boekhouden denkt, het is een van die taken die geen enkele ondernemer voor altijd kan vermijden.

Hier zijn tien tips om de boekhouding van kleine bedrijven gemakkelijker te maken.

1. Scheid zakelijke en persoonlijke financiën.

Het samenvoegen van uitgaven en inkomsten is een veelgemaakte fout in de boekhouding van kleine bedrijven, en een fout die uw bedrijf in de toekomst veel kopzorgen zal bezorgen. Open een zakelijke bankrekening zodra je besluit om door te gaan met je startup, en krijg een aparte zakelijke creditcard. Dit scheidt niet alleen uw accounts, maar helpt uw ​​bedrijf ook om zijn eigen kredietwaardigheid op te bouwen.

2. Automatiseer alles wat je kunt.

Het invoeren van gegevens in spreadsheets en het handmatig afstemmen van getallen is zo ouderwets. Gebruik cloudgebaseerde boekhoudsoftware en doe uw zaken online bankieren. Zo kunt u uw boekhoudsoftware synchroniseren met uw zakelijke bankrekening, zodat u altijd over nauwkeurige, actuele gegevens beschikt. Bovendien wordt met de cloud een veilige back-up van uw kritieke financiële gegevens off-site gemaakt.

3. Vraag het een professional.

Praat met uw accountant om erachter te komen of u kant-en-klare boekhoudsoftware kunt gebruiken of dat u er baat bij heeft deze aan te passen. Uw accountant moet niet alleen advies kunnen geven, maar ook de software voor u kunnen instellen en laten zien hoe u deze kunt gebruiken.

4. Voer regelmatig financiële controles uit.

Als je de boekhouding te lang uitstelt, krijg je gestorte cheques, achterstallige facturen of cijfers die niet kloppen. Bekijk wekelijks je boeken om er zeker van te zijn dat alles in orde is.

5. Doe een driemaandelijkse beoordeling.

Bekijk aan het einde van elk kwartaal grondig uw boekhouding en boekhouding. Zoek naar trends, zoals groeiende of dalende verkopen, jaar-op-jaar inkomsten of een toename van laat betalende klanten. Praat met uw accountant:hij of zij kan u helpen naar het grote geheel te kijken, zodat u beter voorbereid bent op toekomstige kapitaalbehoeften, zoals het kopen van nieuwe apparatuur of verhuizen naar een grotere locatie.

6. Houd een administratie bij van zakelijke uitgaven.

Er zijn zoveel wijzigingen aangebracht in de belastingcode voor 2018 dat u uw accountant moet raadplegen voor advies over de soorten uitgaven die u volgend jaar kunt aftrekken. Voor alles waarvan u denkt dat u het claimt, houdt u gedetailleerde gegevens bij; tijd besparen door bonnen te scannen en te digitaliseren. U kunt het bijhouden van onkosten vereenvoudigen door altijd een zakelijke creditcard te gebruiken voor zakelijke aankopen.

7. Houd de uren van uw medewerkers bij met tijdregistratiesoftware.

Met cloudgebaseerde tijdregistratiesoftware kunnen werknemers in- en uitklokken op hun smartphones, tablets of computers. Maar het bewaart niet alleen ze gedoe - het maakt uw leven ook gemakkelijker door automatisch overuren, PTO, enz. bij te houden. U kunt software voor tijdregistratie vinden die is ontworpen voor vrijwel elke branche. Kies er een die werkt met uw boekhoudsoftware, en de salarisadministratie is ook een fluitje van een cent.

8. Houd de debiteuren goed in de gaten.

Als klanten niet op tijd betalen, kan de cashflow van uw bedrijf snel opdrogen. Let op wanneer uw vorderingen verschuldigd zijn en neem direct contact op met laatbetalende klanten om ze een duwtje in de rug te geven. Zelfs als een klant financiële problemen heeft, kun je misschien een betalingsplan opzetten om in ieder geval een deel van wat je verschuldigd bent te krijgen.

9. Blijf op de hoogte van belastingdeadlines.

Om te voorkomen dat u tekort komt, moet u vooruit plannen en geld opzij zetten voor eventuele verwachte belastingaanslagen. Betaal op tijd zodat je geen boetes krijgt. De belastingkalender van de IRS-website voor bedrijven kan worden gesynchroniseerd met uw eigen cloudgebaseerde kalender, zodat u nooit een deadline mist; het kan je zelfs een week of twee herinneringen sturen voordat een betaling verschuldigd is.

10. Krijg hulp van SCORE.

SCORE-mentoren kunnen u helpen met alle aspecten van de boekhouding en boekhouding van kleine bedrijven, en zelfs gekwalificeerde lokale accountants aanbevelen. Als je geen mentor hebt, waar wacht je dan op?