Automatische urenregistratie klinkt zo eenvoudig als maar kan. Medewerkers zitten achter hun bureau, de software draait op de achtergrond en de tool doet zijn werk terwijl zij zich op hun werk concentreren.

Voor sommige organisaties is dat precies wat ze nodig hebben. Maar voor anderen kan het het begin zijn van een vertrouwensprobleem waarvan ze niet wisten dat ze het veroorzaakten.

In deze gids helpen we u beslissen of dit soort tracking bij uw organisatie past:uw apparaten, uw juridische omgeving, uw cultuur en uw relatie met de mensen die elke dag op het werk verschijnen.

Vergroot de efficiëntie van uw team met de productiviteitstools van Hubstaff

Wat is automatische tijdregistratie?

Automatische tijdregistratie is software die werkuren op de achtergrond registreert, zonder dat werknemers elke sessie handmatig een timer moeten starten of stoppen.

Deze tools draaien doorgaans op door het bedrijf uitgegeven apparaten, worden ingezet door een beheerder en registreren voortdurend tijd zonder enige actie van de kant van de werknemer. Dit is de moeite waard om te onderscheiden van apps voor persoonlijke productiviteit, zoals Toggl Track of RescueTime, die iemand zou kunnen gebruiken om zijn eigen gewoonten te begrijpen.

Het automatisch bijhouden van de organisatie is anders:het is een administratieve beslissing die op grote schaal wordt toegepast op het hele personeelsbestand, en daarmee wordt vanaf het begin rekening gehouden met de toestemmingen en behoeften van bedrijven. 

De kernmogelijkheden van automatische tijdregistratie zien er meestal als volgt uit:

• Achtergrondtracking zonder actie van de medewerker. Eenmaal geïmplementeerd, draait de software zonder dat medewerkers er aan het begin of einde van een sessie mee hoeven te werken.
  
• Bewaking van activiteit en app-gebruik. Naast de ruwe uren kan automatische tracking ook informatie vastleggen zoals website- en app-gebruik (en de tijd die in de genoemde tools wordt doorgebracht), waardoor organisaties een gedetailleerder beeld krijgen van hoe zij hun tijd op het werk doorbrengen.
  
• Compliance-ready rapportage. De bijgehouden gegevens worden automatisch geregistreerd en geformatteerd voor auditdoeleinden, wat van belang is voor sectoren met strikte arbeids-, facturerings- of overheidscontractvereisten.
  
• Accountregistratie en gebruikersbeheer. Nieuwe medewerkers die aan de organisatie worden toegevoegd, kunnen automatisch worden ingeschreven in het trackingbeleid. Dit vermindert de administratieve overhead naarmate teams groeien.
  
• Offline tracking met automatische synchronisatie. Uren die zonder internetverbinding zijn geregistreerd, worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd zodra de verbinding is hersteld, om te beschermen tegen hiaten en inconsistenties in het bijhouden van gegevens.

Wat al deze mogelijkheden verenigt, is dat ze de menselijke variabele uit de vergelijking verwijderen (bijvoorbeeld vergeten inklokken, afgeronde urenstaten, de reconstructie van uren aan het einde van de week). Of dat een kenmerk of een zorg is, hangt vrijwel volledig af van de context.

Voordelen van automatische tijdregistratie voor organisaties

Met automatische tijdregistratie verdwijnen de administratieve lasten van het beheer van de tijdregistratie grotendeels na de initiële instelfase. 

Er zijn geen urenstaten waar je op moet letten, geen uren die je aan het eind van de week moet afstemmen en geen gaten in het record die iemand kan invullen. Dat is een grote operationele waarde voor organisaties die gedistribueerde teams beheren of workflows met veel compliance beheren.

Automatische tijdregistratie heeft ook nog een hele reeks andere voordelen, zoals: 

• Nauwkeurigheid van de salarisadministratie. Geautomatiseerde logboeken leggen uren vast terwijl ze zich voordoen, wat betekent dat teams niet te maken hebben met handmatige urenstaten, een onbetrouwbare basis voor de salarisadministratie. Handmatige fouten bij het bijhouden van de salarisadministratie kosten teams gemiddeld $ 291 om te repareren. 
  
• Tijdbesparing voor beheerders. Doordat urenregistratie op de achtergrond plaatsvindt, zijn HR- en operationele teams veel minder tijd kwijt aan het najagen van ingediende documenten en het op elkaar afstemmen van discrepanties.
  
• Consistente, volledige gegevens. Omdat het bijhouden niet afhankelijk is van de actie van medewerkers, zijn de urenregistraties in de hele organisatie uniform. Het heeft hetzelfde formaat en detailniveau, ongeacht de rol of locatie.
  
• Compliance-ready rapportage. Automatische logboeken produceren controleerbare, tijdstempels die nodig zijn voor naleving van de arbeidswetgeving, DCAA-overheidscontracten en facturering aan klanten.
  
• Inzicht in personeelsbestand op schaal. Automatische tracking werkt op dezelfde manier, ongeacht of een team uit 10 of 10.000 mensen bestaat, voor verschillende tijdzones, apparaattypen en rollen.

Het samengestelde effect van deze verbeteringen is dat processen die veel tijd in beslag nemen en stress veroorzaken vrijwel onzichtbaar worden. Met andere woorden:managers hebben meer tijd om zich te concentreren op taken met een hogere waarde.

Welke typen organisaties profiteren er het meest van?

Automatische tijdregistratie is geen universele oplossing, en geen enkele organisatie zou gedwongen moeten worden om in een hokje te passen om hieraan tegemoet te komen. 

Automatische tracking werkt het beste in specifieke organisatorische contexten waar het eigendom van apparaten duidelijk is, de nalevingsvereisten streng zijn en de hoeveelheid werk handmatige tracking onpraktisch maakt.

Hier volgen enkele voorbeelden van gebruiksscenario's voor automatisch volgen: 

• Organisaties die apparaten uitgeven die eigendom zijn van of beheerd worden door het bedrijf. Automatische tracking is ontworpen voor deze omgeving. Wanneer de organisatie eigenaar is van het apparaat, is de juridische en administratieve basis voor achtergrondtracking eenvoudig.
  
• Industriën die veel naleving eisen. Overheidscontractanten die werken onder de DCAA-vereisten, gezondheidszorgorganisaties en financiële dienstverleners opereren allemaal in omgevingen waar nauwkeurige, controleerbare tijdregistraties niet optioneel zijn.
  
• Remote en gedistribueerde teams. In een personeelsbestand dat verspreid is over locaties en tijdzones is consistente gegevensverzameling moeilijker handmatig af te dwingen. Automatische tracking neemt die afhankelijkheid weg.
  
• IT- en professionele dienstverleners. Organisaties die voor meerdere klanten en projecten factureren, hebben tijdgegevens nodig die nauwkeurig genoeg zijn om tegen te factureren. Handmatige invoer brengt risico's met zich mee die door automatische tracking worden geëlimineerd.
  
• Velddiensten en constructie. Teams die de uren ter plaatse voor werkorders en projectfacturering documenteren, hebben gegevens nodig die weergeven wanneer en waar het werk daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
  
• Organisaties met bestaande MDM-infrastructuur. Bedrijven die al Jamf of Microsoft Intune voor beheer van meerdere apparaten (MDM) gebruiken, kunnen automatische tracking implementeren via hun bestaande apparaatbeheerstack, wat de uitrol aanzienlijk vereenvoudigt.

De rode draad in dit alles is dat de organisaties die er het meest van profiteren, organisaties zijn waar tijdgegevens consequenties hebben – voor de salarisadministratie, voor de facturering, voor compliance, of voor alle drie.

Als automatische tijdregistratie misschien niet de juiste oplossing is

Automatische tijdregistratie is een serieus administratief hulpmiddel en is, zoals elk ander serieus hulpmiddel, in bepaalde situaties niet geschikt. De duidelijkste diskwalificatie is het eigendom van het apparaat.

Automatische tracking is ontworpen voor apparaten die eigendom zijn van het bedrijf of door het bedrijf worden beheerd. In een BYOD-omgeving (waar werknemers op hun eigen laptops en telefoons werken) is automatische tracking niet van toepassing. 

Kleine teams met eenvoudige behoeften kunnen automatische tracking lastig vinden. Als een team van vijf personen bijvoorbeeld een handvol klanten factureert, zijn de kosten voor het inzetten en beheren van een automatisch volgsysteem waarschijnlijk niet de moeite waard. 

Een ander gebied waar we rekening mee moeten houden is cultuur. Automatische tracking vereist een niveau van organisatorische transparantie waar niet elke werkplek klaar voor is. Dat gezegd hebbende, creëren teams die automatisch volgen uitrollen zonder werknemers hiervan op de hoogte te stellen, vaak meer problemen voor zichzelf. Daarom moedigen we bedrijven sterk aan om de tijd te nemen om bewust met hun waarden om te gaan. 

Als het vertrouwen eenmaal is geschaad, is het duur om het weer op te bouwen. Geen enkel urenregistratiesysteem is dat waard.

Is automatische tijdregistratie geschikt voor uw organisatie? Een beslissingskader in 6 stappen

Niet elke organisatie die automatische urenregistratie kan inzetten, zou dat moeten doen.

Volg de onderstaande stappen voordat u software installeert om te zien of automatische tracking geschikt is voor uw team. 

1. Beoordeel het eigendom van het apparaat

De eerste vraag is de meest diskwalificerende. Werken uw werknemers op door het bedrijf uitgegeven of door het bedrijf beheerde apparaten?

Als het antwoord nee is (of zelfs grotendeels nee), is automatische tracking niet de juiste tool voor uw omgeving.

De juridische en ethische basis voor het volgen van de achtergrond op persoonlijke apparaten is al ingewikkeld genoeg, aangezien toestemming verplicht is. In dit geval moet u transparante alternatieven voor tijdregistratie overwegen. 

2. Definieer uw trackingdoelstellingen

Voordat u software evalueert, moet u specifiek zijn over wat u probeert op te lossen.

Nalevingsvereisten, nauwkeurigheid van de salarisadministratie, facturering aan klanten en zichtbaarheid van de productiviteit zijn allemaal legitieme doelstellingen. Ze leiden echter tot verschillende configuraties en verschillende gesprekken met medewerkers.

Vage doelstellingen leiden tot vage implementaties. Dat levert op zijn beurt implementaties op die later voor problemen zorgen.

3. Evalueer de IT-gereedheid

Voor automatisch volgen op schaal is infrastructuur nodig. Als uw IT-team al een MDM-oplossing zoals Jamf of Microsoft Intune gebruikt, wordt de implementatie aanzienlijk beter beheersbaar, omdat de tracking in batches naar ingeschreven apparaten kan worden gepusht in plaats van dat deze één voor één worden geïnstalleerd.

Aan de andere kant, als die infrastructuur nog niet bestaat, moet je beter begrijpen wat er nodig is om deze te bouwen voordat je je aan een uitroltijdlijn vastlegt.

4. Controleer uw wettelijke en regelgevende vereisten

De regels voor het bijhouden van de uren van werknemers variëren aanzienlijk per land, staat en sector.

In de Verenigde Staten vereist de FLSA een nauwkeurige registratie van de gewerkte uren. De CCPA uit Californië voegt eisen toe aan de manier waarop werknemersgegevens worden verzameld en gebruikt.

De AVG is van toepassing op organisaties die actief zijn in de EU en vereist in het algemeen dat werknemers worden geïnformeerd over de gegevens die hun werkgevers verzamelen. Er is ook sprake van DCAA-naleving, die van toepassing is op overheidscontractanten.

Begrijpen welke van deze van toepassing zijn op uw organisatie vóór de implementatie, is een centrale pijler van succesvolle automatische tijdregistratie.

5. Stel uw werknemerscommunicatieplan op

Deze stap verdient meer aandacht dan normaal gesproken het geval is.

Bepaal wat medewerkers wanneer en door wie te horen krijgen. Doe dit voordat er ook maar één apparaat wordt ingeschreven.

Automatische tracking die werknemers zelf ontdekken (of die achteraf slecht worden uitgelegd) heeft de neiging het vertrouwen op de werkplek te schaden. Het communicatieplan dient onderdeel te zijn van de uitvoering.

6. Pilot vóór een volledige uitrol

Begin met een kleine groep. Een pilot geeft u de kans om het implementatieproces te valideren, uw beleidsinstellingen aan een stresstest te onderwerpen en te begrijpen hoe de werknemerservaring er daadwerkelijk uitziet voordat u de hele organisatie aan een automatische trackingmethode heeft onderworpen.

Problemen die zich in een pilot voordoen zijn beheersbaar, maar problemen die zich voordoen na een volledige uitrol zijn aanzienlijk duurder.

Hoe automatische tijdregistratie werkt met Hubstaff

Hubstaff is een veelzijdig softwareplatform voor tijdregistratie met ingebouwde productiviteitsmonitoring, personeelsanalyse, rapportage en betalingsfuncties. Bedrijven kunnen het op twee verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van hun behoeften:

1. Als taakgebaseerde tijdregistratiesoftware. Met de meest voorkomende versie van Hubstaff kunnen gebruikers de tijd voor projecten en taken bijhouden en live tijd- en activiteitsgegevens bekijken vanaf hun dashboard. Deze oplossing is geweldig voor gebruikers die werken vanaf persoonlijke apparaten die volledige controle willen over wanneer het volgen begint en stopt.
   
2. Als automatische tijdregistratiesoftware op de achtergrond op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf. Hubstaff kan ook op de achtergrond draaien op apparaten van het bedrijf om het bijhouden van tijd en activiteiten te automatiseren. Wanneer het apparaat is ingeschakeld, wordt de tracking automatisch geactiveerd. Dit is ideaal voor omgevingen met hoge compliance waar bedrijven apparaten alleen voor werk aan hun werknemers uitreiken.

Als u de automatische trackeroptie kiest, kunnen beheerders een automatisch trackingbeleid maken. Van daaruit wordt de tracking op de achtergrond uitgevoerd op geregistreerde apparaten van het bedrijf, zonder dat er voor elke sessie actie van de werknemer vereist is.

Nieuwe gebruikers die aan de organisatie worden toegevoegd, worden automatisch ingeschreven in het beleid. De implementatie kan individueel plaatsvinden voor kleinere teams of in batches via MDM voor grotere implementaties. Hubstaff ondersteunt Windows, macOS en Linux.

• Achtergrondtracking. Zodra een beleid actief is, loopt de timer zonder dat medewerkers aan het begin of einde van een sessie met de applicatie hoeven te communiceren.
  
• Bewaking van activiteit en app-gebruik. Hubstaff legt vast welke applicaties in gebruik zijn en voor hoe lang, waardoor beheerders een gedetailleerd beeld krijgen van hoe teamleden hun werktijd in de hele organisatie besteden.
  
• Compliance-ready rapportage. Bijgehouden uren worden automatisch geregistreerd en geformatteerd voor auditdoeleinden. Dit ondersteunt de naleving van het arbeidsrecht, DCAA-overheidscontracten en facturering aan klanten.
  
• Accountregistratie en gebruikersbeheer. Nieuwe gebruikers worden automatisch ingeschreven in het trackingbeleid. Beheerders kunnen gebruikers, teams en machtigingen beheren vanuit één dashboard.
  
• Aanpasbaar trackingbeleid. Beheerders kunnen configureren wanneer ze runs bijhouden, of dat nu gekoppeld is aan geplande ploegendiensten, vaste tijdvensters of continu voor apparaten die eigendom zijn van het bedrijf.
  
• Offline tracking met automatische synchronisatie. Uren geregistreerd zonder internetverbinding worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd zodra de verbinding is hersteld.
  
• Beveiliging op ondernemingsniveau. Hubstaff is SOC 2 Type II gecertificeerd, voldoet aan de AVG en is klaar voor HIPAA.

Als je wilt zien hoe het werkt voordat je je vastlegt, kun je toegang krijgen tot alle Hubstaff-functies met een gratis proefperiode van 14 dagen.

Veelgestelde vragen over automatische urenregistratie

Kan automatische urenregistratie werken zonder dat medewerkers elke dag een timer starten?

Ja. Zodra een beheerder een automatisch trackingbeleid heeft ingesteld, start en stopt de timer op basis van de beleidsconfiguratie. Er is geen actie van de medewerker per sessie vereist. Medewerkers hoeven geen interactie met de applicatie te hebben om de tijd te registreren.

Wat is het verschil tussen de standaardapp van Hubstaff en automatische tijdregistratie?

De standaardapp van Hubstaff vereist dat werknemers de timer elke sessie handmatig starten en stoppen. Automatische tracking neemt deze vereiste volledig weg. Zodra een beleid actief is op een ingeschreven apparaat, wordt de tracking op de achtergrond uitgevoerd zonder enige input van de medewerker.

Wordt de automatische tracking 24/7 uitgevoerd?

Niet standaard. Het trackingbeleid kan worden geconfigureerd om te worden uitgevoerd tijdens geplande diensten, vaste tijdvensters of continu op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf. Beheerders bepalen wanneer tracking actief is en deze parameters worden ingesteld voordat een apparaat wordt ingeschreven.

Is automatische tijdregistratie geschikt voor u?

De beslissing komt neer op een paar eerlijke vragen:

• Van wie zijn de apparaten?
• Hoe ziet de compliance-omgeving eruit?
• Is de organisatie klaar om transparant te zijn tegenover medewerkers over wat tracking betekent?

Niet elke organisatie is dat, en dat is een legitiem antwoord. Voor degenen die dat wel doen, is het operationele rendement doorgaans aanzienlijk.

Als je wilt zien hoe het in de praktijk werkt, probeer dan een gratis proefperiode van 14 dagen met volledige toegang tot alle Hubstaff-functies.