Wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Uit die logica volgt dat wat je kunt meten, je ook kunt verbeteren.

Toen het werk zich op computerschermen verplaatste, volgden metingen en werden teams heel goed in het bijhouden van geregistreerde uren, gebruikte hulpmiddelen en activiteitenniveaus. Maar naarmate teams meer technologie adopteerden, verloren ze een van de meest invloedrijke drijfveren van prestaties en productiviteit uit het oog:focustijd. 

Focustijd is ononderbroken werken zonder vergaderingen, berichten en voortdurend wisselen van context. De meeste organisaties laten werknemers hun agenda verdedigen of werken buiten kantooruren om bij te praten. Als het aan het individu ligt, maakt focustijd zelden deel uit van het gesprek over productiviteit, capaciteit of burn-out. 

Focustijd mag geen persoonlijke verantwoordelijkheid zijn, het moet een meetbare, operationele noodzaak zijn voor HR-afdelingen.

We hebben de focustijd van 140.000 werknemers bij 17.000 organisaties bijgehouden en de bevindingen waren opzienbarend:de gemiddelde werknemer besteedt slechts 39% van de bijgehouden tijd aan diepe focus. De rest van hun tijd besteden ze aan vergaderingen, berichtenuitwisseling en het wisselen van tools. Deze kloof helpt verklaren waarom de productiviteitsplateaus blijven bestaan, zelfs als de investeringen in tools en technologie toenemen.

Hubstaff-uitleg

Duik in onze interactieve demo en ontdek de functies die het beheren van wereldwijde teams eenvoudiger dan ooit maken.

Vergaderingen zijn een ontwerpprobleem

Misschien wel de grootste oorzaak van afleiding zijn vergaderingen. De gemiddelde werknemer woont nu ongeveer 25 vergaderingen per maand bij, en die vergaderingen zijn niet langer beperkt tot specifieke tijdstippen. Ze worden over bijna elk uur van de werkdag verspreid.

Hier is een eenvoudige gedachteoefening:als je een efficiënt teamlid zou uitrusten met de beste hulpmiddelen, maar hem van het werk zou halen op het moment dat hij aan zijn trekken kwam, zouden ze dan nog steeds efficiënt zijn?

Dit is de reden waarom vergaderingen op grote schaal een structureel probleem creëren. Wanneer de focus voortdurend wordt onderbroken, kunnen werknemers niet het momentum opbouwen dat ze nodig hebben om complex werk aan te pakken. De operationele kosten zijn niet alleen de vergadertijd, maar ook het concentratieverlies ervoor en erna. 

HR speelt een sleutelrol in dit werkontwerpvraagstuk. Het creëren van planningsnormen en -beleid, het stellen van verwachtingen rond beschikbaarheid en prikkels voor reactievermogen bepalen allemaal hoe de dag zich ontvouwt.

Minder dan de helft van de werkdag wordt besteed aan diep werk

Wanneer uit gegevens blijkt dat werknemers slechts twee tot drie uur focustijd per dag krijgen, is een eerlijke eerste reactie dat de teams het te druk hebben. Maar HR-professionals moeten dieper graven en nadenken over hoe tijd wordt gebruikt. 

Wanneer minder dan de helft van de werkdag aan diepgaand werk wordt besteed, lijden de bedrijfsresultaten daaronder en neemt de burn-out van werknemers toe. 

De meeste leiders concluderen dat werknemers betere hulpmiddelen en ondersteuning nodig hebben wanneer de productiviteit en de resultaten niet aan de verwachtingen voldoen. En tegenwoordig wordt die ondersteuning doorgaans geleverd in de vorm van AI. 

AI is geen wondermiddel voor productiviteit

We zien het in alle sectoren en functies:de adoptie van AI neemt toe, maar de resultaten zijn ongelijkmatig. Dat komt omdat het gebruik van AI een vaardigheid op zich is en het ontwikkelen van een vaardigheid voortdurende, ononderbroken aandacht vereist.

Zonder focustijd is het überhaupt onmogelijk om die vaardigheid te ontwikkelen. Het gebruik van AI zal oppervlakkig blijven totdat organisaties hun focustijdprobleem oplossen. 

Denk er eens praktisch over na:als een medewerker maar een paar minuten ononderbroken tijd heeft, heeft hij of zij een paar minuten toegang tot een AI-tool in plaats van hele workflows eromheen opnieuw te ontwerpen. Het is een recept voor ondermaatse AI-prestaties. 

Focustijd is de beperkende factor voor diepgaande AI-integratie in de meeste bedrijven. 

HR kan en moet de focustijd beïnvloeden

HR kan een centrale rol spelen bij het omkeren van de afname van de focustijd. De normen die HR stelt rond vergaderingen, communicatieverwachtingen en AI-gebruik bepalen of focus op schaal mogelijk is of aan individuele wilskracht wordt overgelaten. 

Nu softwaretools de focustijd kunnen bijhouden, bevinden HR-teams zich in een unieke positie om opnieuw te definiëren wat focustijd voor bedrijven betekent. Het bijhouden van de focustijd en het beschermen ervan op organisatieniveau zal leiden tot een hogere productiviteit, een betere betrokkenheid van medewerkers en een lagere burn-out.