Als teams de productiviteit van werknemers meten, wat vinden mensen daar dan niet leuk aan?

Wordt het gevolgd? Of wordt het gevolgd zonder te begrijpen waarom?

Er is een groot verschil, en dat doet er toe. De meeste weerstand van werknemers tegen het volgen van de productiviteit komt niet voort uit het volgen zelf. In plaats daarvan komt het voort uit het gevoel bekeken te worden zonder context of gemeten te worden zonder uitleg.

Vaak wordt de tool het probleem als het echte probleem een gebrek aan open communicatie is. Apparaten die eigendom zijn van het bedrijf maken dit nog moeilijker om goed te doen, omdat transparantie voor sommige managers een bijzaak kan worden, terwijl dit niet wettelijk verplicht is.  

Bij Hubstaff zijn we van mening dat ethiek voorrang heeft op de wet als het gaat om gesprekken over monitoring. Zelfs als de hardware eigendom is van de organisatie, moeten de verwachtingen over het gebruik ervan vanaf het begin duidelijk zijn, voordat iemand voor de eerste keer inlogt.

In deze gids gaan we dieper in op het bijhouden van de productiviteit van werknemers van het bedrijf en hoe u dit effectief en ethisch kunt implementeren. 

Vergroot de efficiëntie van uw team met de productiviteitstools van Hubstaff

Waarom het traditionele bijhouden van de productiviteit van werknemers tekortschiet

De meeste tools voor het volgen van de productiviteit zijn gebouwd in de veronderstelling dat werknemers actief zouden deelnemen aan hun eigen monitoring.

Vaak betekent dit het starten van timers, het registreren van taken en andere bewegingen. Deze veronderstelling houdt echter niet goed stand in echte werkomgevingen waar de focus gefragmenteerd is en er constant van context wordt gewisseld. Bij traditionele productiviteitsregistratie:

• Handmatige timers zijn gemakkelijk te vergeten. Duurt een vergadering lang? Wordt iemand in Slack getrokken? Als er onverwachte communicatie plaatsvindt, kunnen uren werk onopgemerkt blijven.
  
• Start/stop-aanwijzingen onderbreken het diepgaande werk. Zelfs een klein duwtje om ‘te beginnen met volgen’ is voldoende om de concentratie op het verkeerde moment te verbreken.
  
• Zelfgerapporteerde gegevensverschillen. Wanneer mensen schatten in plaats van registreren, zien de cijfers er schoon uit, maar betekenen ze minder.
  
• Inconsistentie wordt in de loop van de tijd groter. Eén gemiste sessie is ruis. Een maand daarvan is een blinde vlek.

Het resultaat zijn gegevens die u niet volledig kunt vertrouwen en een proces waar uw team een hekel aan heeft. Er is een betere manier om zichtbaarheid te krijgen zonder mensen te vragen deze zelf te onderhouden.

Wat is het volgen van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf?

Het volgen van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf is het proces dat wordt gebruikt om de werkuren van werknemers, de tijd besteed aan activiteiten, bezochte websites, gebruikte programma's en andere interacties bij te houden die de computeractiviteit van werknemers gedurende de werkdag helpen monitoren. De tracking wordt automatisch uitgevoerd op hardware die de organisatie bezit en beheert. Er zijn dus geen timers om te starten of enige interactie met medewerkers nodig om de tracking te initiëren.

Omdat het apparaat eigendom is van het bedrijf, kan het bedrijf de machtigingen configureren voordat het iemands bureau bereikt. Het trackingbeleid is ingesteld, de software is geïmplementeerd en alles is vanaf dag één klaar om op de achtergrond te draaien.

Wat wordt vastgelegd zijn activiteitsgegevens in de vorm van de tijd die is doorgebracht in applicaties, de lengte van de werksessie en algemene gebruikspatronen. Dit helpt managers te begrijpen hoe het werk werkelijk gebeurt, zonder de mensen die het doen te onderbreken.

Hoe u de productiviteit kunt volgen zonder uw team te verstoren

Het bijhouden van de productiviteit op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf hoeft niet te betekenen dat u voortdurend moet inchecken, dat er zichtbare timers zijn of dat er tools zijn die mensen het gevoel geven dat al hun bewegingen in de gaten worden gehouden.

Een goede opstelling werkt geruisloos, legt alleen vast wat belangrijk is en, belangrijker nog, blijft uit de weg. Hier leest u hoe u dat kunt realiseren.

1. Automatiseer tijdregistratie

De eenvoudigste oplossing voor inconsistente gegevens is het verwijderen van de menselijke stap die deze veroorzaakt.

Bij geautomatiseerde tijdregistratie start de registratie automatisch op het moment dat iemand begint te werken. Geen timer om te starten, geen sessie om te sluiten:teams krijgen standaard een volledig en nauwkeurig beeld van hoe de tijd wordt besteed.

Deze nauwkeurigheid is niet afhankelijk van gewoontes of van het feit dat iemand te diep in een taak zat om de klok op te merken. Na verloop van tijd resulteert die consistentie in patronen waarop u kunt vertrouwen, rapporten die de werkelijkheid weerspiegelen en een administratieve last minder voor iedereen.

2. Voer tracking uit op de achtergrond

Het meest ontwrichtende wat een trackingtool kan doen, is mensen eraan herinneren dat het bestaat.

Elke pop-up, elke prompt, elke zichtbare timer is een kleine onderbreking. Dergelijke onderbrekingen hebben de neiging om precies op het verkeerde moment te komen, waardoor iemand uit een staat van geconcentreerd werk wordt gehaald, net op het moment dat hij of zij uiteindelijk in een flow-staat terecht is gekomen.

Achtergrondtracking helpt dat te voorkomen. Het draait achter de schermen, terwijl medewerkers gefocust blijven op waarvoor ze zijn ingehuurd. Het werk wordt gedaan, de gegevens worden vastgelegd en niemand hoeft tijd te verspillen met het wisselen tussen zijn werk en de tool die bedoeld is om deze te meten.

3. Focus op activiteitsinzichten, niet op toezicht

Er is een betekenisvol verschil tussen weten dat iemand aan het werk is en begrijpen hoe het werk gedaan wordt. Activiteitsgegevens overbruggen deze kloof door patronen bloot te leggen die anders onzichtbaar zouden blijven.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Tendensen in app-gebruik. Bekijk aan welke tools jouw team de meeste tijd besteedt en of dat aansluit bij het werk dat er echt toe doet.
  
• Website-activiteit. Krijg inzicht in browsepatronen gedurende een werkdag zonder individuele sessies op microniveau te beheren.
  
• Productiviteitspatronen. Bepaal wanneer de focus het hoogst is, waar de tijd versnipperd raakt en hoe een productieve dag eruit ziet voor uw team.
  
• Tijd besteed aan vergaderingen. Bekijk hoeveel van de werkdag aan bellen wordt besteed en of er voldoende tijd overblijft voor gefocust werken.

Het doel is niet om iemand te betrappen die iets verkeerd doet, maar om te begrijpen hoe het werk zich door uw organisatie beweegt. U kunt er op uw beurt betere beslissingen over nemen.

4. Stem tracking af op het bedrijfsbeleid

Tracking die buiten de vastgestelde grenzen plaatsvindt (bijvoorbeeld het vastleggen van gegevens tijdens persoonlijke uren of op een manier waarop medewerkers nooit op de hoogte zijn gesteld) is hoe u van een nuttig hulpmiddel een verplichting maakt. Je moet de intentie aanvullen met configuratie.

Met de meeste goede trackingtools kunt u precies definiëren wanneer en hoe de monitoring wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld alleen kantooruren, specifieke apparaten, specifieke rollen. Een dergelijke opzet betekent dat de gegevens die je verzamelt verdedigbaar zijn en dat de mensen die worden gevolgd zich geen zorgen hoeven te maken dat ze in het weekend ook worden gevolgd.

Ook hier is compliance-ready rapportage van belang. Wanneer audits plaatsvinden of er geschillen ontstaan, is het beschikken over schone, op het beleid afgestemde gegevens veel nuttiger dan proberen uit te leggen wat uw trackingtool deed en waarom.

De rol van tracking op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf

Apparaten die eigendom zijn van het bedrijf bieden een natuurlijke mogelijkheid om vanaf het begin tracking te krijgen. De hardware is eigendom van en wordt geconfigureerd door de organisatie, zodat gebruikers eenvoudig aan de slag kunnen gaan zonder zich zorgen te hoeven maken over het initiëren van tracking.

Hubstaff’s automatische tracking voor apparaten die eigendom zijn van het bedrijf doet precies dit. Het draait op de achtergrond, start wanneer er activiteit is en stopt wanneer er geen activiteit is, zonder werknemers te vragen iets te doen.

Beheerders stellen het beleid één keer in (het definiëren van planningen, teams en regels), en vanaf dat punt wordt het bijhouden afgehandeld. Nieuwe leden die aan de organisatie worden toegevoegd, worden automatisch aan dat beleid toegevoegd, wat minder configuratiewerk betekent naarmate teams groeien en minder gaten in de gegevens.

Belangrijkste mogelijkheden

• Automatische, discrete tracking. Tijdregistratie start en stopt op basis van activiteit of een vast schema. Er is geen inbreng van medewerkers nodig en er loopt niets zichtbaar op de voorgrond dat mensen afleidt.
  
• Inzichten in activiteit en app-gebruik. Toetsenbord- en muisactiviteit, app-gebruik en websitegegevens worden op de achtergrond vastgelegd en weergegeven in het Hubstaff-dashboard. Hierdoor krijgen managers een reëel beeld van hoe de werkdag wordt besteed.
  
• Compliance-ready rapportage. Rapporten zijn opgebouwd rond het trackingbeleid dat u definieert, wat betekent dat de gegevens die u verzamelt al zijn afgestemd op de grenzen die u instelt.
  
• Offline volgen en synchroniseren. De activiteit wordt zelfs zonder actieve internetverbinding geregistreerd en wordt met het dashboard gesynchroniseerd zodra het apparaat weer online is. Een hiaat in de connectiviteit betekent dus niet dat er een datahiaat is.
  
• Beveiliging op ondernemingsniveau. Hubstaff voldoet aan SOC 2 Type II, AVG en HIPAA. Gegevens worden standaard gecodeerd, met eenmalige aanmelding en op SCIM gebaseerde mogelijkheden voor gebruikersregistratie.
  
• Gecentraliseerde implementatie via MDM. De trackingsoftware kan met behulp van MDM-tools zoals Microsoft Intune over de hele organisatie worden gedistribueerd. Het draait op de achtergrond, vereist geen gebruikersinteractie en wordt vanaf één plek beheerd.

Voordelen van automatische tijdregistratie voor teams

Behalve dat het verzamelen van gegevens eenvoudiger wordt, verandert automatisch volgen ook de waarde van die gegevens. Met een systeem dat draait zonder dat iemand het beheert, krijgt u gegevens die weerspiegelen hoe het werk werkelijk gebeurt.

1. Geen verstoringen. Er zijn geen timers om te starten, geen pop-ups om te negeren en geen herinneringen die mensen weghalen uit datgene waar ze zich op concentreerden. Het volgen gebeurt op de achtergrond en de werkdag blijft ononderbroken.
   
2. Verbeterde nauwkeurigheid. Handmatige tijdinvoer is afhankelijk van geheugen, gewoonte en aandacht, en geen daarvan is volkomen betrouwbaar. Automatische tracking verwijdert die variabele volledig, zodat de uren in uw rapporten weerspiegelen wat er werkelijk is gebeurd.
   
3. Beter operationeel inzicht. Omdat gegevens consistent en zonder handmatige invoer worden vastgelegd, zijn rapporten standaard compleet. Managers kunnen zien hoe de tijd zich tussen projecten en teams verplaatst, zonder iemand om updates te vragen.
   
4. Schaalbaar voor groeiende teams. Hetzelfde trackingbeleid dat werkt voor een team van tien personen kan op honderden apparaten worden geïmplementeerd zonder extra administratieve overhead naarmate het personeelsbestand groeit, vooral de beleidsmaatregelen die de productiviteit van externe medewerkers op verschillende locaties en tijdzones beheren.

In de loop van de tijd ontstaan er patronen, worden beslissingen gemakkelijker te rechtvaardigen en worden aannames vervangen door kennis.

Best practices voor ethische, effectieve tracking

We hebben een groot deel van dit artikel besteed aan het op de juiste manier gebruiken van de technologie, maar dat is het eenvoudigere deel van tracking.

Het moeilijkere is ervoor te zorgen dat de mensen aan de ontvangende kant ervan begrijpen wat de software is, waarom deze er is en wat je gaat doen met wat de software je vertelt. Hier volgen enkele tips voor ethisch volgen.

Ethische trackingtips

• Wees transparant tegenover medewerkers. Deze is niet ingewikkeld, maar wordt vaker overgeslagen dan zou moeten. Vertel uw team meteen wat u gaat bijhouden, tijdens welke uren en hoe de gegevens zullen worden gebruikt. In plaats van een juridische disclaimer te schrijven die verborgen ligt in een onboarding-document, kun je een daadwerkelijk, menselijk gesprek beginnen, omdat openheid positieve effecten heeft op het welzijn van werknemers.
  
• Configureer tracking opzettelijk. Het feit dat u veel gegevens kunt bijhouden, betekent niet dat u dat ook hoeft te doen. Stel schema's op die de werkelijke werkuren weerspiegelen, beperk het volgen tot de apparaten en rollen waar dit zinvol is, en bekijk die instellingen opnieuw naarmate uw team evolueert.
  
• Focus op resultaten, niet op toezicht. Als het belangrijkste waar u naar op zoek bent het bewijs is dat mensen achter hun computer zitten, gebruikt u een zeer duur hulpmiddel om een zeer oninteressante vraag te beantwoorden. De zinvollere vraag is of het werk beweegt zoals het zou moeten – en zo niet, waar de wrijving ligt.
  
• Gebruik gegevens om workflows te verbeteren, niet om cases op te bouwen. Het bijhouden van gegevens is het meest waardevol als het u helpt de zaken te verbeteren:het herverdelen van de werkdruk, het identificeren van waar vergaderingen de focustijd opslokken, en het begrijpen van welke projecten consistent lang duren en waarom. Als tracking in de eerste plaats gaat over het betrappen van mensen die iets verkeerd doen, wil je misschien je doelen en identiteit als organisatie opnieuw bekijken.

Niets van dit alles vereist perfectie, maar dat is wel wel het geval intentie vereisen. Aanhoudend succes met trackingcentra voor apparaten die eigendom zijn van het bedrijf, rondom uw bereidheid om te erkennen dat uw team het verdient om volledig te begrijpen hoe u deze wilt gebruiken.

Ga aan de slag met het op de juiste manier volgen van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf

De technische kant hiervan is eenvoudiger dan de meeste mensen verwachten.

Er wordt beleid opgesteld, software wordt geïmplementeerd en het dashboard laat u zien hoe het werk er in uw organisatie uitziet, allemaal zonder dat iemand in uw team iets anders hoeft te doen dan ze al doen.

Maar de betekenisvolle verandering hier is niet de installatie van systemen of de vereenvoudigde rapportage. Het gaat niet eens om het gemak van ingebouwde compliance.

In plaats daarvan is het het einde van het managen vanuit veronderstellingen en het begin van het managen vanuit iets dat dichter bij de waarheid ligt. Tracking die op de achtergrond wordt uitgevoerd op apparaten die uw organisatie al bezit, maakt dit mogelijk zonder de mensen die het werk doen te verstoren. Als je wilt zien hoe dat er in de praktijk uit kan zien, kun je vandaag nog een gratis proefperiode van Hubstaff starten.