Het is een situatie die verre van ideaal is voor de meeste accountants - een btw-aangifte voorbereiden uit een zak met bonnen, of proberen de bankrekening van een klant te verzoenen om tientallen transacties te vinden die geen overeenkomend papierwerk hebben.

Het achtervolgen van een klant kost kostbare tijd die aan ander werk zou kunnen worden besteed. En het kan stressvol zijn als u met meerdere deadlines werkt, en zelfs op langere termijn problemen veroorzaakt als het gaat om het opstellen van financiële overzichten.

Dus hoe stimuleer je klanten om een ​​goede btw-administratie bij te houden en aan te leveren?

Wees duidelijk, wees beknopt

Onthoud dat klanten vaak een accountant inschakelen om hun zaken te regelen, omdat ze slechts een beperkt begrip hebben van boekhouding en het belastingstelsel - ze vertrouwen op uw expertise om hun bedrijf te begeleiden. Dit geeft de accountant wat ruimte om de klant te laten weten hoe hij zijn btw-administratie het beste kan organiseren.

Accountants hebben allemaal voorkeursstijlen en -methoden en het is belangrijk om duidelijk met uw klant te communiceren over hoe u het beste werkt:

• Maak een blad met algemene btw-richtlijnen om aan uw klanten uit te delen. Alle klanten hebben hun eigen interne boekhoudsystemen, maar door beknopt uit te leggen welke documenten u nodig heeft en hoe u deze het beste kunt organiseren, kan de klant zijn systeem ook aanpassen aan uw behoeften.
• Als iets niet werkt, laat het de klant dan weten. Het kan zijn dat de verkopen van uw klant op een verwarrende manier worden geregistreerd, of dat ze leveranciers per cheque betalen en niet bijhouden wie ze hebben betaald. Wat het probleem ook is, bespreek het vroeg met de klant, zodat het geen gewoonte wordt en het moeilijker wordt om later te veranderen.
• Blijf discussiëren! Niets is in steen gebeiteld, uw klanten zullen vaak van deel van hun bedrijf veranderen, nieuwe inkomstenstromen en nieuwe leveranciers vinden met andere normen. Voer elk kwartaal een snelle beoordeling uit van de btw-administratie en laat de klant weten hoe hij zijn administratie het beste kan aanpassen aan veranderingen in zijn bedrijf.

Leg de voordelen uit

Zelfs nadat je hebt geprobeerd te communiceren hoe je het beste een goede btw-administratie kunt verstrekken, is er niet altijd een stimulans voor de klant om dit te doen - ze betalen je toch om dit soort dingen af ​​te handelen!

Zorg ervoor dat uw klant weet waarom hun administratie belangrijk is - ze zullen niet meer belasting willen betalen dan nodig is en btw-gegevens vormen vaak de hoeksteen voor het volledige boekhoudsysteem van een bedrijf.

Slechte documentatie kan leiden tot verloren btw-claims, problemen bij het opmaken van de eindejaarsrekeningen, hogere aanslagen vennootschapsbelasting en moeilijkheden bij het opstellen van reguliere managementrekeningen voor de klant.

Tot slot, wees niet bang om open te zijn met de klant als het gaat om het berekenen van uw vergoedingen. Boekhoudkosten zijn normaal gesproken gebaseerd op tijd en, door ze te laten weten dat het opeten van uw tijd kan leiden tot hogere kosten, zullen ze vaak veel ontvankelijker worden voor uw aanbevelingen.

Door u te concentreren op de voordelen voor de klant, of dat nu boekhoudkosten, belastingbesparingen of rapportages zijn, zult u een grotere bereidheid vinden om u de juiste gegevens te verstrekken. Ze doen zaken om geld te verdienen en ze begrijpen dat jij dat ook bent.

Belasting digitaal maken

Als onderdeel van de Making tax digital-strategie van de overheid , is het btw-aangifteproces het eerste gebied dat HMRC in april 2019 wil digitaliseren. Het digitaal maken van belasting is bedoeld om de naleving te verbeteren door btw-aangiften transparanter te maken via de vereiste van digitale documenten voor btw-transacties en -bonnen.

Hoewel dit voor sommige bedrijven een uitdaging kan zijn, zou het hopelijk de kwaliteit van de btw-administratie moeten verbeteren, aangezien digitale afbeeldingen van facturen en ontvangstbewijzen vereist zullen zijn via een papierwerkoplossing zoals Receipt Bank .

Dit zal het voor accountants veel gemakkelijker maken om records te lezen - waardoor u tijd bespaart - maar het moet ook als positief aan de klant worden verkocht! Het kan immers een uitdaging zijn om ruimte te vinden voor zes jaar aan btw-administratie en door uw klanten aan te moedigen digitaal te gaan, kunt u allebei profiteren van verbeterde administratie en minder papierwerk om op te slaan!

Meer informatie over Making Tax Digital vindt u hier .