Verlengt u krediet aan klanten in uw kleine bedrijf? Dan moet u deze transacties vastleggen in uw boekhouding. Afhankelijk van de boekhoudmethode die u gebruikt, moet u mogelijk debiteuren bijhouden. Wat zijn debiteuren?
Debiteuren zijn geld dat u aan uw bedrijf verschuldigd bent. U gebruikt debiteuren om kredietlijnen bij te houden die u aan klanten verstrekt.
Wanneer u bijvoorbeeld een product aan een klant levert en deze factureert om u later te betalen, verlengt u krediet. De debiteurenrekening in uw boeken laat zien welke kredietlijnen u nog verschuldigd zijn.
U kunt debiteuren ook debiteuren of AR noemen. De boekingen op uw debiteurenrekening worden vorderingen genoemd. Vorderingen vertegenwoordigen openstaande facturen bij uw bedrijf.
Leg debiteuren vast als u de boekhoudmethode op transactiebasis gebruikt. Met een boekhouding op transactiebasis registreert u inkomsten zodra u deze verdient in plaats van wanneer u geld ontvangt. Met andere woorden, u boekt inkomsten zodra u een factuur verzendt, niet wanneer die factuur wordt betaald.
Omdat facturen binnen een korte periode opeisbaar zijn, zijn debiteuren een kortlopend actief. Kortlopende activa kunnen snel worden omgezet in contanten, meestal binnen een jaar.
Volg vorderingen in een debiteurenoverzicht. Maak een lijst van uw klanten en hun bijbehorende saldi. Maak kolommen die laten zien hoe oud elke factuur is.
Vermeld de verschuldigde bedragen op datum. Het overzicht helpt u te zien wie u geld schuldig is, hoeveel elke klant verschuldigd is en wie de vervaldatum heeft overschreden.
Stel dat u een monteur heeft. Maak een lijst van de klanten die uw bedrijfsgeld verschuldigd zijn in de eerste kolom. Noteer vervolgens de verschuldigde saldi in de betreffende ouderdomskolom. Dit is hoe uw debiteurenoverzicht eruit zou zien.
Debiteurenoverzicht voor 1-5 juli
| Klant | Huidige | Vervallen 1-30 dagen | Vervallen 31-60 dagen | verlopen>60 dagen | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|
| Bob Jasper | $3.042 | $3.042 | |||
| Leo Blais | $1.289,50 | $1.289,50 | |||
| Amy George | $2.220,75 | $2.220,75 | |||
| Fred Astor | $ 375 | $ 375 | |||
| Heidi Baxtor | $448,25 | $448,25 | |||
| Isabelle Mann | $711,55 | $711,55 | |||
| Totaal | $6.552,25 | $ 375 | $448,25 | $711,55 | $8.087,05 |
Je hebt misschien aan de auto van Bob Jasper gewerkt, maar hij betaalde je niet op het moment dat je zijn auto repareerde. Hij is je $3.042 schuldig. Het geld dat hij verschuldigd is, is een vordering. Aangezien de betaling van Bob de vervaldatum niet heeft overschreden, rapporteert u het bedrag dat hij verschuldigd is in de huidige kolom.
Als Bob u niet binnen de vastgestelde periode betaalt, verplaatst u het verschuldigde bedrag naar de volgende vergrijzingskolom. Met dit debiteurenproces kunt u bijhouden hoeveel geld u verschuldigd is.
Als u een boekhouding op transactiebasis gebruikt, moet u debiteuren in uw boeken opnemen. Debiteuren opnemen als een actief op de balans.
Bij een boekhouding op transactiebasis moet u dubbel boekhouden gebruiken. Dat betekent dat u voor elke transactie twee boekingen registreert. Het ene item verhoogt het account terwijl het andere het verlaagt. De tegengestelde inzendingen brengen uw boeken in evenwicht.
Om dubbel boekhouden te doen, crediteert u een rekening en debiteert u een andere. Elk type rekening wordt anders beïnvloed door afschrijvingen en tegoeden. Hier is een gids om u te helpen:
Debiteuren zijn een troef. Activa worden verhoogd met afschrijvingen. En activa worden verminderd met credits.
Denk aan wanneer u een product verkoopt en een klant factureert. Wanneer u de factuur verstuurt, vergroot u het aantal vorderingen dat u heeft. Uw debiteurenrekening neemt toe. Aangezien activa worden verhoogd met afschrijvingen, debiteert u de vordering onder de activa in uw boeken.
Onthoud dat u voor elke transactie twee boekingen moet maken. Wanneer u de verkoop doet, geeft u de klant een product. Uw producten maken deel uit van uw voorraad, wat een troef is.
Uw voorraad neemt af wanneer u het product levert. Aangezien activa worden verminderd met tegoeden, crediteert u de verkoop van voorraad in uw boeken.
Samenvatting:wanneer u een verkoop doet en een klant factureert, debiteert u de vordering en crediteert u de verkoop in uw boeken.
De debiteurenomzetverhouding meet hoe efficiënt u vorderingen int. Hoe hoger de ratio, hoe efficiënter uw bedrijf vorderingen int. Hoe lager de ratio, hoe minder efficiënt uw bedrijf is met het incasseren van debiteuren.
Om de omzetratio van de debiteuren te vinden, deelt u de netto kredietverkopen door de gemiddelde debiteuren:
Debiteurenomzetratio =netto-kredietverkopen / gemiddelde debiteuren
Netto-kredietverkopen omvatten inkomsten die worden gegenereerd door kredietverlening. Het omvat geen verkopen die onmiddellijk met contant geld, cheques of creditcards en betaalpassen zijn betaald. Om de netto verkoop op krediet te vinden, berekent u uw totale verkoop op krediet minus retouren, toeslagen en kortingen.
De gemiddelde debiteuren zijn het totaal van de begin- en einddebiteuren gedeeld door twee.
Vorig jaar had een bedrijf bijvoorbeeld $ 800.000 aan netto kredietverkopen. Aan het begin van het jaar bedroeg de te ontvangen rekening $ 40.000. Aan het einde van het jaar bedroegen de debiteuren $ 50.000. Gemiddelde debiteuren =($ 40.000 + $ 50.000) / 2 =$ 45.000De debiteurenomzetratio is gewoon een getal. Om de verhouding bruikbaar te maken, moet u deze vergelijken met het gemiddelde van uw branche. U kunt ook uw ratio in de loop van de tijd meten om te zien of uw debiteurenproces verbetert.
U realiseert zich misschien dat u uw proces voor het innen van facturen moet verbeteren. Bekijk uw incassoproces om te zien of u de manier waarop klanten u betalen kunt vereenvoudigen. Hoe gemakkelijker het is voor klanten om te betalen, hoe sneller u vorderingen int.
Stel duidelijke betalingstermijnen voor facturen in. Facturen moeten de volgende vragen beantwoorden:
Als een klant niet op de vervaldatum betaalt, moet u mogelijk een aanmaningsbrief sturen of een toeslag voor te late betaling in rekening brengen.
Als het een aanhoudend probleem is en een klant u veel geld schuldig is, wilt u misschien een incassobureau inschakelen. Meestal brengt het bureau u een vergoeding of een percentage van het geïnde bedrag in rekening.
Als u een vordering niet kunt incasseren, wordt dit dubieuze debiteuren genoemd. U kunt oninbare vorderingen aftrekken van uw bruto inkomen op uw belastingaangifte. U moet de schuld hebben opgegeven als inkomen op de vorige belastingaangifte om de oninbare schuld te claimen.
Vaak is het gemakkelijker om een verkoop op krediet te doen in plaats van de klant vooraf te laten betalen. Een klant heeft mogelijk niet het geld bij de hand dat nodig is om het totale verschuldigde bedrag te betalen.
Als u bijvoorbeeld een aanbouw aan iemands huis bouwt, zou u waarschijnlijk niet verwachten dat ze u de totale kosten vooraf betalen. In plaats daarvan factureert u ze zodat ze u in verschillende termijnen kunnen betalen.
Het aanbieden van krediet aan klanten is een geweldige manier om gemak te bieden en uw klantenbereik te vergroten. Maar u moet zorgvuldig bijhouden waar u krediet verleent. Debiteuren laten zien hoeveel geld uw klanten uw bedrijf verschuldigd zijn.
De tijd die klanten nodig hebben om facturen te betalen, is van invloed op de cashflow van uw kleine onderneming. Cashflow is de in- en uitstroom van geld in uw bedrijf. Debiteuren toont u het geld dat u verwacht te ontvangen en hoe snel u het kunt verwachten. Deze informatie helpt u bij het budgetteren en plannen.
Heeft u een eenvoudige manier nodig om het inkomende geld van uw bedrijf te volgen? De gebruiksvriendelijke, online boekhoudsoftware van Patriot is een eenvoudige manier om geld in te zamelen, uitbetalingssysteem. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 23-8-2012.