Wanneer u krediet verleent aan klanten, heeft u te maken met iets dat debiteuren wordt genoemd. Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf wordt betaald en uw boeken allemaal up-to-date zijn, moet u een solide debiteurenproces hebben. Hier is uw stapsgewijze handleiding over debiteurenprocessen en -procedures om na te leven.

Debiteurenoverzicht

Wat zijn debiteuren? Debiteuren (AR) is geld dat klanten aan uw bedrijf verschuldigd zijn, meestal uit een verkoop op krediet. Boekingen in uw AR zijn vorderingen en deze vertegenwoordigen openstaande facturen in uw boeken.

Debiteuren kunnen zijn:

• Onbetaalde of openstaande facturen
• Verkopen uitgegeven op een creditcard die op een later tijdstip moet worden betaald
• Geld dat u van klanten verwacht
• Te late betalingen van klanten

U zou bijvoorbeeld debiteuren hebben als u een klant factureert voor een verkoop op krediet en deze op een later tijdstip betaalt.

Wat is het debiteurenproces?

Het debiteurenproces helpt u geld te innen dat u van klanten bent. Het proces omvat een reeks stappen, beginnend bij de verkoop en eindigend met de boekhouding van AR in uw boeken (en hopelijk het ontvangen van betalingen van klanten).

Met een solide incassoproces voor debiteuren kan uw bedrijf contant geld binnenhalen voordat facturen achterstallig zijn of oninbare vorderingen worden. Dit helpt op zijn beurt uw cashflow gezond te houden en verhoogt de winstgevendheid en groei van uw bedrijf.

Debiteurenproces:4 stappen

Het debiteurenwerkstroomproces is bij elk bedrijf vergelijkbaar. Meestal komt het neer op vier eenvoudige stappen:

1. Kredietbeleid opstellen
2. Klanten factureren
3. Debiteuren volgen en bewaken
4. Rekening voor debiteuren

Klaar om te leren hoe u uw debiteuren als een professional kunt afhandelen en betaald kunt krijgen door klanten? Als dat zo is, lees dan verder.

1. Kredietbeleid vaststellen

Om klanten te weren die u niet betalen, moet u een kredietbeleid opstellen en handhaven. Als u een beleid moet instellen, zorg er dan voor dat u het volgende bepaalt:

• Wie komt in aanmerking voor krediet
• Bedrag dat u aan klanten wilt verstrekken
• Betalingsperiode (bijv. betaling binnen 30 dagen)
• Als u kortingen voor vroegtijdige betaling wilt aanbieden en het bedrag als u van plan bent dit aan te bieden
• Toeslagen voor late betaling
• Kredietvoorwaarden die specifiek zijn voor uw bedrijf of branche
• Andere voorwaarden

Wanneer een klant ermee instemt om voor iets op krediet te betalen, kunt u een kredietcontrole uitvoeren om te bepalen of ze kredietwaardig zijn. Je kunt ze ook een overeenkomst laten ondertekenen waarin ze beloven dat ze je terugbetalen als ze iets op krediet kopen.

2. Klanten factureren

Zodra een klant een goed of dienst koopt en ermee instemt u op een later tijdstip terug te betalen, kunt u hem een ​​factuur sturen.

Uw factuur moet het volgende vermelden:

• Factuurdatum
• Factuurnummer, indien van toepassing
• Vervaldatum
• Product- of service-informatie (bijv. hoeveelheid en prijs van elk)
• Omzetbelasting, indien van toepassing
• Kortingen, indien van toepassing
• Eventuele aanvullende opmerkingen en opmerkingen
• Uw contactgegevens
• Betalingsinformatie (bijvoorbeeld hoe te betalen, betalingstypes die u accepteert, enz.)
• Vergoedingen voor te late betaling als de factuur niet op tijd wordt betaald, indien van toepassing
• Kortingsinformatie voor vroege betaling, indien van toepassing

De betalingsvoorwaarden van uw factuur moeten duidelijk zijn voor uw klanten. Zo weten ze precies hoeveel ze verschuldigd zijn, wanneer er betaald moet worden en wat de gevolgen zijn van te late betalingen.

Afhankelijk van de voorkeuren van uw bedrijf, kunt u een papieren of elektronische factuur verzenden. Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u het proces van het verzenden van elektronische facturen en het ontvangen van klantbetalingen stroomlijnen.

3. Volg en controleer debiteuren

Zodra uw klanten ermee instemmen u later terug te betalen, moet u ervoor zorgen dat ze die belofte ook daadwerkelijk nakomen.

Volg en controleer uw debiteuren voor elke klant die u iets verschuldigd is. Houd voor elke klant een overzichtelijke lijst bij van het volgende:

• Klantnaam
• Totaal te betalen saldo
• Huidig ​​bedrag
• Dagen achterstallig, indien van toepassing

Om dit proces te vereenvoudigen en minder moeilijk te maken, kunt u met boekhoudsoftware een ouderdomsrapport voor debiteuren maken en bekijken. Een AR-verouderingsrapport vertelt u welke klanten openstaande facturen hebben. En sommige software kan u zelfs helpen klanten te bereiken voor te late betalingen met automatische betalingsherinneringen.

Als u dingen handmatig afhandelt, zorg er dan voor dat u contact opneemt met klanten wanneer hun betalingen achterstallig zijn. U kunt handmatig betalingsherinneringen in bulk verzenden of individueel contact opnemen met klanten. Als u een klant niet kunt laten betalen, moet u mogelijk een incassobureau inschakelen.

Als het om debiteuren gaat, maakt boekhoudsoftware het verschil.

Via boekhoudsoftware kunt u klanten factureren, automatische betalingsherinneringen verzenden, ouderdomsrapporten van debiteuren maken en bekijken, en nog veel meer. Maar hoe weet u welke software de beste keuze is voor uw bedrijf? Onze gratis downloadbare gids kan helpen.

Ontvang mijn gratis gids!

4. Rekening voor debiteuren

Om de debiteurenbedrijfsprocessen af ​​te ronden, moet u debiteuren in uw boeken opnemen. Dit omvat het vastleggen van betalingen van facturen.

Noteer elke inkomende betaling dienovereenkomstig in uw boeken. Tijdens deze stap van het proces moet u ook uw balans bijwerken, aanpassingen maken voor eventuele oninbare vorderingen en onbetaalde facturen verantwoorden.

Update debiteuren regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks) om ervoor te zorgen dat uw boeken zo nauwkeurig mogelijk zijn.

Klaar om uw debiteurenproces een fluitje van een cent te maken? Volg een paar tips

Het verfijnen van uw debiteurenproces is een must, vooral als u wilt dat uw bedrijf tijdig wordt betaald.

Overweeg om deze paar tips te volgen om uw debiteurenproces in een handomdraai te laten verlopen:

• Een georganiseerd systeem hebben om AR te volgen en te monitoren
• Prioriteit geven aan waardevolle accounts
• Automatiseer processen waar mogelijk (bijv. gebruik boekhoudsoftware)
• Neem regelmatig AR op in uw boeken
• Stel herinneringen in om te laat betalende klanten te bereiken
• Zorg ervoor dat uw kredietvoorwaarden zo duidelijk mogelijk zijn
• Stimuleer klanten met kortingen voor vroege betaling
• Geef uw klanten meer dan één manier om te betalen (bijv. creditcard, contant geld, cheque, enz.)

Hoe meer ideeën voor het verbeteren van debiteurenprocessen u benut, hoe (hopelijk) sneller u betalingen van klanten ontvangt en uw portemonnee vult.