Als het gaat om het runnen van een bedrijf, neem je de rol van beslisser op je. En een van uw belangrijkste beslissingen is of u contante of transactieboekhouding moet gebruiken. Wat is het verschil? Wat voor invloed heeft een boekhouding op transactiebasis of kasboekhouding op uw boeken? We gaan het allemaal voor je op een rijtje zetten.
Kas- of transactieboekhouding? Dat is de vraag (die veel nieuwe ondernemers zich moeten stellen). Welke past bij uw bedrijf? Ben je verplicht een bepaalde methode te gebruiken? Wat zijn de voor- en nadelen van elk?
Bekijk hieronder hoe ze verschillen. Zoek vervolgens uit waar u rekening mee moet houden als u zich afvraagt:Moet ik een boekhouding op transactiebasis of contante boekhouding gebruiken?
Als het gaat om kasbasis- en transactieboekhouding, kan de manier waarop u transacties in uw boeken vastlegt variëren. Laten we eens kijken.
Kasboekhouding is de gemakkelijkste boekhoudmethode. Met contante boekhouding registreert u inkomsten wanneer u deze fysiek ontvangt en uitgaven wanneer u deze fysiek betaalt. En u gebruikt een boekhouding met één boeking, waarbij u één boeking voor elke transactie vastlegt.
Toerekening is complexer dan kasbasis. Als u de opbouwmethode gebruikt, moet u inkomsten en uitgaven registreren wanneer een transactie plaatsvindt, zelfs als u niet fysiek ontvangt of betaalt. En u gebruikt dubbele boekhouding, waarbij u een transactie gelijkelijk op twee of meer rekeningen registreert met af- en bijschrijvingen.
Weet je nog dat we zeiden dat kasboekhouding eenvoudiger is dan boekhouding op transactiebasis? Dat overzicht heeft veel te maken met de soorten rekeningen die u op contante basis gebruikt.
Kasboekhouding doet zijn naam eer aan door alleen contante rekeningen te gebruiken. Het maakt geen gebruik van langlopende aansprakelijkheidsrekeningen, inventaris, crediteuren of debiteuren.
Aan de andere kant kunt u meer geavanceerde rekeningen gebruiken met boekhouding op transactiebasis, zoals crediteuren, debiteuren en voorraad.
Zowel boekhouding op transactiebasis als op kasbasis hebben hun eigen voor- en nadelen. Laten we eens kijken naar de voordelen en nadelen van elk, zullen we?
| Kassaboekhouding | Accrual Boekhouding | |
|---|---|---|
| Pros | -Eenvoudig te gebruiken -Minder accounts -Ideaal voor kleine bedrijven -Eenvoudig te onderhouden -Minder informatie om bij te houden -Minder boekhoudkundige kennis nodig | -Geeft u een nauwkeurige momentopname van uw cashflow -Toont u een duidelijk beeld van inkomsten en uitgaven -Beter financieel zicht op lange termijn - Optie om inkomsten uit te stellen bij belastingaangifte voor belastingvoordeel -Goede optie als uw bedrijf in de loop van de tijd groeit |
| Nadelen | -Niet alle bedrijven kunnen het gebruiken -Geeft u niet het volledige beeld van inkomsten en uitgaven -Kan deze methode niet gebruiken als uw bedrijf groeit -Kan moeilijk zijn om vanuit contant geld over te schakelen naar een andere methode | -Meer complex -Extra accounts -Meer boekhoudkundige kennis nodig - Tijdrovend voor beginners -Geeft geen duidelijk beeld weer van contant geld |
Er zijn enkele bedrijven die geen kasboekhouding kunnen gebruiken. En sommige bedrijven kunnen geen kasbasis gebruiken naarmate het bedrijf groeit.
De IRS beperkt welke bedrijven cashbasis kunnen gebruiken om transacties vast te leggen. Als uw bedrijf aan een van de volgende voorwaarden voldoet, kunt u niet gebruik kasbasisboekhouding :
U kunt ook geen contant geld gebruiken als u goederen of diensten op krediet verkoopt of bedrijfsinventaris nodig heeft om inkomsten te verantwoorden.
Als uw bedrijf aan een van de bovenstaande voorwaarden voldoet, moet u over het algemeen een boekhouding op transactiebasis gebruiken in plaats van een kasbasis. Kasboekhouding gebruiken en aan een van bovenstaande voldoen? U kunt van boekhoudmethode wisselen met behulp van IRS-formulier 3115, Aanvraag voor wijziging in boekhoudmethode.
Nu u het verschil kent tussen kas- en transactieboekhouding, kunt u bepalen welke methode uw bedrijf kan gebruiken. Stel jezelf deze vier vragen voordat je een beslissing neemt.
Vraag je eerst en vooral af welke boekhoudmethode je kunt gebruiken. Kunt u gebruik maken van kasbasis? Of moet u opbouw gebruiken op basis van IRS-vereisten?
Als u niet zeker weet of uw bedrijf voldoet aan de voorwaarden om boekhouding op transactiebasis te gebruiken, doe dan uw onderzoek. Zoek uit of uw bedrijf een of andere methode moet gebruiken als u:
Overweeg ook om een boekhoudprofessional te raadplegen als u twijfelt over welke boekhoudmethode u moet gebruiken.
Als u niet verplicht bent om een bepaalde boekhoudmethode te gebruiken, kunt u doorgaan met beide opties (woohoo!). Maar voordat je in een of andere methode duikt, moet je overwegen wat voor soort leercurve de methode heeft.
Omdat kasbasis minder rekeningen gebruikt en eenvoudiger is, kan het voor ondernemers gemakkelijker zijn om op te halen. Om nog maar te zwijgen, het is minder tijdrovend dan het gebruik van de opbouwmethode.
Als u bereid bent om te leren hoe u complexere accounts kunt gebruiken of al enige kennis van boekhouding hebt, is boekhouding op transactiebasis wellicht een betere keuze voor u.
Vraag uzelf dus af voordat u een methode kiest:
Het laatste dat u wilt doen, is in een methode duiken die te complex is voor uw bedrijf en waar u geen tijd voor heeft om te leren. Weeg van tevoren uw opties af om te voorkomen dat u zich druk maakt over uw boeken en dat u boekhoudkundige fouten maakt.
Verwacht u de komende jaren groei van uw bedrijf? Als dat zo is, wilt u misschien leunen in de richting van de accrual accounting-route.
Bedrijven kunnen boekhoudmethoden ontgroeien, net zoals ze gebouwen kunnen ontgroeien wanneer ze extra werknemers inhuren. Op een gegeven moment kan uw bedrijf te groot worden voor de kasbasismethode. En als dat gebeurt, moet u overschakelen van contant naar oplopend.
Dus voordat u de kasmethode kiest, moet u bepalen hoeveel groei uw bedrijf de komende jaren zal hebben. Als u denkt dat u de contante methode zult ontgroeien, overweeg dan om voor de methode van toerekening te gaan om u op de lange termijn tijd te besparen.
Last but not least, overweeg de complexiteit van uw bedrijf voordat u een beslissing neemt over uw boekhoudmethode.
Kijk naar zaken als de grootte van uw bedrijf, hoeveel werknemers u heeft, uw branche en uw aantal accounts. Als uw bedrijf complex is en in een snel tempo groeit, wilt u misschien geen kasboekhouding gebruiken en in plaats daarvan overgaan op periodetoerekening. Op die manier kunt u het grote geheel van de boeken en financiën van uw bedrijf zien.
Moet u crowdfunding gebruiken om uw bedrijf te financieren?
Toerekeningsbasis versus kasbasisboekhouding
Contant versus creditcard:welke moet ik gebruiken?
4 boekhoudtaken voor uw drukke seizoen
4 boekhoudtips voor het opstarten van uw bedrijf
Moet u creditcards gebruiken om uw bedrijf te financieren?
Hoe u kunt overstappen van contante boekhouding naar transactieboekhouding