Toen u met uw bedrijf begon, heeft u er misschien voor gekozen om een kasboekhouding te gebruiken. Kasbasis is de eenvoudigste manier om uw boeken op te nemen. Het is goed voor nieuwe bedrijven met weinig transacties.
Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u overwegen over te stappen op de boekhoudmethode op transactiebasis. Boekhouding op transactiebasis biedt verschillende voordelen voor financieel beheer. En als uw bedrijf tot een bepaalde omvang groeit, moet u mogelijk boekhouding op transactiebasis gebruiken.
Leer hoe u uw boeken kunt omzetten van kasbasis naar transactieboekhouding. Maar kijk eerst eens naar de verschillen tussen de twee boekhoudmethoden.
Er zijn verschillende belangrijke verschillen tussen kasbasis en opbouw. Afhankelijk van welke methode je gebruikt, herken je transacties op verschillende tijdstippen.
Kasboekhouding is een boekhoudmethode met één enkele boeking. Voor elke zakelijke transactie maakt u één invoer. Neem geld op wanneer het van eigenaar verandert. Als u een uitkering ontvangt, noteert u de inkomsten. Wanneer u een betaling doet, noteert u de onkosten.
Accrual accounting is een dubbele boekhoudmethode. Voor elke zakelijke transactie legt u minimaal twee tegengestelde en gelijke boekingen vast. Elke invoer is een debet of credit. Af- en bijschrijvingen verhogen of verlagen de rekeningen in uw boeken, afhankelijk van de rekening.
Kasboekhouding is een eenvoudiger boekhoudoptie. Boekhouding op transactiebasis is doorgaans nauwkeuriger en geeft een duidelijker beeld van uw langetermijnfinanciën.
Wilt u meer weten over het verschil tussen kasbasis- en transactieboekhouding? Bekijk onze GRATIS gids, Een basisgids voor kasbasis versus opbouw , voor meer informatie.
Om uw boeken om te zetten van kasbasis naar opbouw, moet u verschillende taken uitvoeren. Eerst moet u uw boeken aanpassen aan de methode van toerekening. U moet ook een formulier invullen en indienen bij de IRS om de wijziging aan te vragen.
Als u besluit uw boeken over te zetten van kasbasis naar opbouw, moet u uw administratie aanpassen. Bij boekhouding op transactiebasis houdt u rekening met gemaakte inkomsten en uitgaven.
Een cash-to-accrual-conversie kan worden onderverdeeld in verschillende stappen. Wanneer u van kasbasis naar transactiebasis gaat, doet u het volgende:
Opgebouwde uitgaven , of opgebouwde verplichtingen, zijn uitkeringen die u hebt gemaakt maar nog niet hebt betaald. U ontvangt bijvoorbeeld materialen van een leverancier en zij factureren u. U profiteert nu van de goederen, maar u betaalt er pas later voor.
Om over te schakelen naar opbouw, registreert u alle opgebouwde kosten, zoals onbetaalde rekeningen en lonen van werknemers die u nog niet heeft betaald.
Vooruitbetaalde kosten zijn contante betalingen die u hebt gedaan die betrekking hebben op activa die u nog niet hebt opgebruikt. U betaalt iets in één boekhoudperiode, maar gebruikt het niet meteen. Een verzekering is bijvoorbeeld vaak een vooruitbetaalde uitgave omdat u vooraf betaalt en deze gedurende een bepaalde periode gebruikt.
Wanneer u overstapt naar boekhouding op transactiebasis, verplaatst u eventuele vooruitbetaalde uitgaven van de huidige boekhoudperiode naar een activarekening.
Debiteuren (AR) is geld verschuldigd aan uw bedrijf. Als u een goed of dienst levert en een klant factureert, krijgt u een vordering. Het factuurbedrag blijft een vordering totdat de klant u betaalt.
Met kasbasisboekhouding neemt u debiteuren niet op in uw boeken. Voeg eventuele onbetaalde klantfacturen toe aan uw boeken om over te schakelen naar toerekening. Zodra de factuur is betaald, verplaatst u deze naar een inkomstenrekening.
Sommige transacties moeten worden afgetrokken wanneer u overstapt op periodetoerekening. Deze boekingen omvatten contante betalingen, contante ontvangsten en vooruitbetalingen van klanten.
Contante betalingen betekent al het geld dat u voor onkosten hebt betaald. Als u wilt converteren naar overlopende activa, trekt u contante betalingen af die betrekking hebben op de laatste boekhoudperiode. Door deze contante betalingen naar de vorige periode te verplaatsen, verlaagt u de ingehouden inkomsten van de huidige periode.
Kassabonnen ontvangen tijdens de huidige periode moet mogelijk worden afgetrokken. Als een verkoop in een vorige periode is begonnen en u in de huidige periode contanten heeft ontvangen, moet u de verkoop in de huidige periode terugboeken en als vordering boeken in de laatste periode (toen de verkoop plaatsvond). Wanneer u contante ontvangsten aftrekt, past u de ingehouden inkomsten van de huidige periode aan.
Vooruitbetalingen van klanten zijn betalingen die zijn ontvangen voordat u een product of dienst levert. In de kasboekhouding wordt de vooruitbetaling geboekt als een verkoop. Voor boekhouding op transactiebasis registreert u de vooruitbetaling als een kortlopende verplichting totdat u het goed of de dienst levert.
Bekijk de volgende voorbeelden van conversie van contant naar opbouw.
Stel dat u een verkoop doet en de klant factureert voor $ 800. In dezelfde boekhoudperiode ontvangt u $ 200 van de klant. Noteer deze gegevens in uw boeken:
| Acount | Debet | Tegoed |
|---|---|---|
| Cash | 200 | |
| Inkomsten | 200 | |
| Totaal | 200 | 200 |
Op kasbasis registreert u alleen het geld dat u daadwerkelijk van de klant ontvangt ($200). Het verschil van $ 600 met de verkoop verschijnt niet in uw boeken omdat u het nog niet heeft ontvangen.
Als u uw boeken aan het einde van de periode wilt converteren naar overlopende activa, moet u de uitstaande verkopen erkennen.
| Acount | Debet | Tegoed |
|---|---|---|
| Te ontvangen rekeningen | 600 | |
| Inkomsten | 600 | |
| Totaal | 600 | 600 |
De invoer van contanten naar toerekening van conversies fixeert de debiteurenrekening. Het toont de nog openstaande $ 600 van de klant. De invoer verhoogt ook de omzet om de totale verkoop voor de periode weer te geven.
Stel dat een leverancier u gedurende de boekhoudperiode een factuur van $ 500 factureert. In diezelfde periode betaal je 200 dollar aan de leverancier. Noteer de volgende gegevens:
| Acount | Debet | Tegoed |
|---|---|---|
| Uitgaven | 200 | |
| Cash | 200 | |
| Totaal | 200 | 200 |
Op kasbasis herkent u alleen het bedrag dat u daadwerkelijk heeft betaald. U vermeldt het resterende saldo van $ 300 dat u verschuldigd bent niet in uw boeken.
Om uw boeken om te zetten in opbouw aan het einde van de periode, moet u het openstaande bedrag erkennen dat u verschuldigd bent.
| Acount | Debet | Tegoed |
|---|---|---|
| Uitgaven | 300 | |
| Te betalen kosten | 300 | |
| Totaal | 300 | 300 |
De invoer van contante naar toerekeningsconversie bepaalt de te betalen rekening voor te betalen kosten. Het toont de $ 300 die u nog aan de leverancier verschuldigd bent. De invoer verhoogt ook de onkostenrekening om de totale uitgaven voor de periode weer te geven.
U hebt de IRS op de hoogte gebracht van uw boekhoudmethode toen u uw eerste belastingaangifte voor kleine bedrijven indiende. Gebruik formulier 3115 om een wijziging in uw boekhoudmethode aan te vragen.
U kunt formulier 3115 op elk moment na de eerste dag van het jaar indienen. Hoe eerder u het formulier indient, hoe meer tijd de IRS heeft om eventuele problemen op te lossen.
Voeg uw winst- en verliesrekening en balansen van het voorgaande jaar toe aan formulier 3115. Vermeld ook eventuele aanpassingen die u in uw boeken heeft aangebracht met het formulier.
Wanneer u formulier 3115 invult, meldt u de aanpassing van sectie 481. De 481-aanpassing corrigeert problemen met het dupliceren of weglaten van transacties tijdens de overgang. De aanpassing van sectie 481 weerspiegelt de wijzigingen die u in uw boeken heeft aangebracht bij het overschakelen van kasbasis naar toerekening.
Welke boekhoudmethode heeft uw voorkeur:op kasbasis of op transactiebasis? Patriot's online boekhouding software biedt zowel kasbasis- als toerekeningsfuncties, zodat u het gemakkelijk in uw boekhoudprocessen kunt implementeren, welke methode u ook gebruikt. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Cash overmaken van een creditcard
Geld opnemen van een creditcard
Een voorschot krijgen van een American Express-kaart
Hoe u een voorschot kunt krijgen van een Visa-kaart
Mijn bankrekening wijzigen van een enkel naar een gezamenlijk account
Hoe u geld kunt krijgen van een betaalrekening
Toerekeningsbasis versus kasbasisboekhouding