Voor sommige ondernemers is het onvermijdelijk om geld uit te geven aan reizen en entertainment. Misschien moet u op zakenreis of besluit u een klant mee uit eten te nemen. Wat uw situatie ook is, u kunt mogelijk aanspraak maken op belastingaftrek voor reizen, maaltijden en entertainment.

Reizen en entertainment

U kunt bepaalde reis- en entertainmentkosten aftrekken van belastingtijd. Reis- en entertainmentkosten zijn kosten die u maakt wanneer u reist of voor zakelijke doeleinden entertaint.

U moet het reis- en entertainmentbeleid kennen. Welke kosten vallen onder reizen en welke onder entertainment?

Reizen

U kunt reiskosten aftrekken als ze gewoon (gebruikelijk en geaccepteerd in uw bedrijf) en noodzakelijk (nuttig en passend voor uw bedrijf) zijn. Wanneer u uw fiscale woonplaats (het gebied waarin u voornamelijk werkt) moet verlaten om voor zaken te reizen, maakt u kosten voor vervoer, accommodatie en maaltijden.

In publicatie 463 staat dat u van huis reist als:

1. U bent weg van uw belastingwoning voor meer dan een gewone werkdag als gevolg van zaken
2. Je moet slapen of rusten om aan de eisen van je werk te voldoen tijdens het reizen

De vorm van aftrekbare reiskosten is afhankelijk van uw bedrijf en omstandigheden. Hier zijn enkele reiskosten die u kunt aftrekken:

• Vervoer (bijv. vliegtuig, trein, bus of auto)
• Overnachting en maaltijden
• Schoonmaken (stomerij en wasserij)
• Tips met betrekking tot aftrekbare kosten

Er is een limiet van 50% op het aftrekken van maaltijden. U kunt slechts 50% van uw maaltijdkosten aftrekken. U kunt uw uitgaven voor maaltijden niet aftrekken als ze overdadig of extravagant zijn.

U kunt de kosten van een echtgenoot of nabestaande niet aftrekken. U kunt mogelijk aanspraak maken op een zakelijke belastingaftrek voor de reiskosten van een werknemer als deze noodzakelijk zijn voor de reis.

Als u een uitgave heeft die andere soorten kosten dekt, moet u de kosten onderling verdelen (bijvoorbeeld uw hotel is inclusief ontbijt).

U kunt alleen zakelijke reiskosten aftrekken. Als u besluit langer op vakantie te blijven, kunt u de persoonlijke uitgaven niet aftrekken.

Amusement

Veel aftrekposten voor entertainmentkosten werden ingetrokken na de belastingverlagingen en banenwetten van de belastinghervorming van 2017. Er zijn echter nog steeds bepaalde entertainmentkosten die u kunt aftrekken.

Op grond van de belastingwet kunt u uitgaven voor recreatieve, sociale of soortgelijke activiteiten aftrekken als deze uitdrukkelijk ten goede komen aan uw werknemers (exclusief hoogbetaalde werknemers). Dit betekent dat u nog steeds 100% van uw entertainmentkosten voor kantoorvakanties kunt aftrekken.

U kunt een maaltijd categoriseren als een vorm van entertainment als u of een medewerker aanwezig is. De kosten voor maaltijdvermaak zijn slechts voor 50% aftrekbaar. Als u de kosten van een maaltijd declareert als amusement, kunt u deze niet ook declareren als reiskosten.

Vermaak, amusement, recreatie of gebruik van een voorziening of eigendom zijn niet langer aftrekbare kosten. Dit betekent dat u kosten voor het meenemen van klanten naar sportevenementen niet kunt aftrekken. En u kunt tickets voor gekwalificeerde liefdadigheidsevenementen niet aftrekken.

Hoe kosten aftrekken

Om reis-, maaltijden- en entertainmentkosten af ​​te trekken, moet u een nauwkeurige administratie bijhouden. Volgens IRS-publicatie 463 moet u records indienen die het bedrag, de tijd, de plaats en het zakelijke doel van elke uitgave weergeven.

Werk de boekhoudboeken van uw kleine bedrijf bij en bewaar documenten zoals bonnen. Bewaar de gegevens gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u deze indient.

U kunt bijvoorbeeld een onkostennota hebben die er als volgt uitziet:

Als u een eenmanszaak bent of eigenaar bent van een LLC met één lid, moet u uw reis- en entertainmentkosten aftrekken van Schema C (formulier 1040), Winst of verlies uit het bedrijfsleven. Partners gebruiken Form 1065, U.S. Return of Partnership Income.

Aandeelhouders van C-corporaties gebruiken formulier 1120, U.S. Corporation Income Tax Return. Aandeelhouders van S Corporation gebruiken formulier 1120S, Amerikaanse aangifte inkomstenbelasting voor een S Corporation.

U moet ervoor zorgen dat uw boekhouding correct is. We helpen je er te komen. Probeer de online boekhoudsoftware van Patriot om uw uitgaven bij te houden. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!

Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.