Nadat u heeft besloten uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen met boekhoudsoftware, vraagt u zich misschien af:wat nu? Je moet weten hoe je boekhoudsoftware moet gebruiken om er alle grote voordelen uit te halen.
De eerste stap bij het gebruik van boekhoudsoftware is om te kiezen welke u wilt. Hoewel niet alle boekhoudsoftware hetzelfde is, zijn er basisfuncties die u moet begrijpen. Lees verder om te leren hoe u boekhoudsoftware gebruikt.
Allereerst moet u een software kiezen die past bij uw zakelijke behoeften. Bepaal de functies, toegankelijkheid en bruikbaarheid die u wilt dat uw software heeft.
Hier zijn enkele van de basisfuncties van boekhoudsoftware:
Het bijhouden van uitgaven en inkomsten, het verwerken van facturen en toegang tot IRS-belastingformulieren zijn allemaal noodzakelijke functies in boekhoudsoftware. Waarom zijn deze belangrijk, wat doen ze en hoe gebruik je ze?
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven boekhoudsoftware gebruiken, is om georganiseerd te blijven en toegang te krijgen tot financiële gegevens. Bekijk hoe u de verschillende functies in boekhoudsoftware kunt gebruiken.
Boekhoudsoftware is een geweldig hulpmiddel om factuurgegevens op te slaan. U kunt facturen maken en distribueren naar klanten die u geld schuldig zijn. En u kunt leveranciersfacturen invoeren wanneer u geld verschuldigd bent.
Om een factuur te maken, voert u informatie in zoals de naam van de klant, het factuurnummer en de datum, de vervaldatum, het geleverde product of de geleverde dienst, het aantal, de prijs en het account. U kunt de factuur afdrukken en opsturen of naar uw klant e-mailen. De facturen dienen als administratie voor het geld dat u verschuldigd is.
Wanneer u een factuur ontvangt, dient u deze in de software in te voeren. Dit geeft u een overzicht van aan wie u geld schuldig bent en maakt het gemakkelijker om de factuur te betalen.
Meestal voert u informatie in zoals de naam van de leverancier, het factuurnummer en de datum, de vervaldatum, de rekening, het bedrag en de beschrijving.
Met uw boekhoudsoftware kunt u uitgaven en inkomsten bijhouden. Wanneer u betalingen doet of ontvangt, toont uw boekhoudsoftware u het nieuwe saldo van hoeveel u verschuldigd bent en hoeveel u verschuldigd bent.
Om nauwkeurige financiële gegevens te hebben, moet u de kosten kennen die u verschuldigd bent en de inkomsten die u verschuldigd bent. Als u boekhouding op transactiebasis gebruikt, moet uw software gebruiksvriendelijke debiteuren- en crediteurenregistratie hebben.
Door uw leveranciersfacturen te gebruiken, kunt u bijhouden hoeveel u aan onkosten hebt. Zodra u een lijst heeft met verschillende leveranciers waaraan u geld schuldig bent, kunt u onbetaalde factuurrapporten bekijken om uw zakelijke uitgaven te meten.
U kunt bijhouden hoeveel u aan inkomen heeft aan de hand van het aantal onbetaalde klantfacturen. Nadat u facturen hebt gemaakt en naar klanten hebt verzonden, krijgt u een beter idee van hoeveel uw bedrijf heeft verdiend.
Boekhoudsoftware geeft u de mogelijkheid om gemakkelijk betalingen te doen. Omdat uw facturen in uw software worden opgeslagen, weet u hoeveel u aan elke leverancier verschuldigd bent. Dit vereenvoudigt het betalingsproces.
Selecteer de leverancier die u wilt betalen, de datum, het bedrag van de betaling en de rekening. Druk vervolgens een cheque af. Dit automatiseert het proces voor u, zodat u cheques niet met de hand hoeft te schrijven. En u weet precies hoeveel u verschuldigd bent zonder dat u papieren facturen of notities hoeft te raadplegen.
Door gebruik te maken van boekhoudsoftware heeft u direct toegang tot uw financiële rapportages. Binnen uw software kunt u uw winst- en verliesrekening (winst &verlies) en balans inzien. Selecteer eenvoudig de datum van de periode die u wilt bekijken.
Zolang uw software de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf bijhoudt, genereert het het rapport voor u. U hoeft zelf geen verklaring af te leggen.
Door financiële overzichten in uw software op te slaan, voorkomt u dat u gegevens kwijtraakt. Papieren dossiers kunnen gemakkelijk beschadigd raken of kwijtraken, waardoor u aan het klauteren bent. Met online boekhoudsoftware zijn uw gegevens veilig. Als uw bedrijf is gecontroleerd, heeft u snel toegang tot uw gegevens.
Een andere nuttige taak van de boekhoudsoftware is de mogelijkheid om formulieren 1099 en 1096 te maken en af te drukken.
Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u van tijd tot tijd onafhankelijke contractanten inhuren. Als u dat doet, moet u formulier 1099-MISC, diverse inkomsten en formulier 1096, jaarlijkse samenvatting en verzending van Amerikaanse informatieretouren indienen.
Laten we zeggen dat u een onafhankelijke aannemer hebt ingehuurd die u $ 1.250 heeft betaald. Om Form 1099 te maken, voert u uw naam, adres en federaal identificatienummer in de software in. Voer vervolgens de naam, het adres en het identificatienummer van de ontvanger in. U markeert het bedrag dat u heeft betaald ($ 1250).
Nadat u de informatie hebt ingevuld en formulier 1099 en formulier 1096 hebt gemaakt, drukt u ze af en stuurt u ze naar de juiste partijen.
Als u geen toegang heeft tot IRS-belastingformulieren in uw boekhoudsoftware, moet u ze bestellen bij de IRS en wachten tot de formulieren naar uw bedrijf worden verzonden.
Om facturen te registreren, voert u factuurgegevens van leveranciers in en maakt u klantfacturen in uw software.
Gebruik uw factuurlijsten voor het bijhouden van uitgaven en inkomsten. En registreer zowel wanneer u een betaling ontvangt als wanneer u een betaling doet.
U kunt betalingen doen en cheques afdrukken vanuit de software.
Om financiële overzichten te bekijken, voert u de periode in die u wilt zien en voert u het rapport in het systeem uit.
Maak en print Formulieren 1099 en 1096 in uw software door uw bedrijf en de gegevens van de ontvanger in te voeren.
Zoek een softwaresysteem met een kleine leercurve. Over het algemeen zou het gebruik van boekhoudsoftware niet moeilijk moeten zijn. Het moet het proces voor uw bedrijf vereenvoudigen en u niet meer tijd kosten.
Als u overal en altijd toegang tot uw systeem wilt hebben, heeft u cloudboekhoudsoftware nodig in plaats van desktopsoftware. Met de cloud heb je toegang tot je account zolang je een internetverbinding hebt.
Zorg er bij het kiezen van boekhoudsoftware voor dat deze de functies heeft die passen bij uw zakelijke behoeften. Doe wat onderzoek, profiteer van gratis proefversies en beland op software die gebruiksvriendelijk, goedkoop en tijdbesparend is.
Klaar om boekhoudsoftware uit te proberen? De online boekhouding van Patriot is eenvoudig genoeg voor niet-accountants en krachtig genoeg voor accountants. Beheer eenvoudig uw boekhoudkundige verantwoordelijkheden binnen de software. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!