Het is een feit dat ondernemers een beetje moeten weten over boekhouden. En ja, het inhuren van een accountant is een enorme hulp. Maar hoe zit het met de dagelijkse cashflow van uw bedrijf? Hoe zit het met facturering, factuurbetalingen, gegevensinvoer en andere boekhoudtaken? Dat is waar boekhoudsoftware kan helpen. Dus, hoe werkt boekhoudsoftware?

Hoe werkt boekhoudsoftware?

Voordat we kunnen ingaan op het beantwoorden van Hoe werkt boekhoudsoftware? , we moeten praten over wat het is. Boekhoudsoftware is een hulpmiddel waarmee bedrijven hun financiën kunnen volgen en beheren.

Er zijn twee soorten boekhoudsoftware:cloudboekhouding en desktopsoftware. Cloud-boekhoudsoftware is op internet gebaseerde software die u overal en altijd kunt openen. Desktop-boekhoudsoftware is een programma dat u naar uw laptop of desktopcomputer downloadt. Met desktopsoftware bent u over het algemeen beperkt tot het gebruik van alleen het apparaat waarop u het programma hebt gedownload.

Dus, hoe werkt cloud-accounting? Het wordt geleverd met functies waarmee u financiële gegevens en andere taken kunt verwerken. Bedrijven kunnen software bijvoorbeeld gebruiken om:

• Transacties registreren
• Financiële overzichten en rapporten downloaden
• Klantgegevens en betalingen beheren
• Facturen maken en verzenden
• Rapporten en financiële informatie delen met een accountant
• Zakelijke belastingen indienen

Als hulpmiddel stelt boekhoudsoftware bedrijfseigenaren in staat hun financiën nauwkeurig te beheren om fouten te helpen voorkomen. Als bonus kan het u ook helpen tijd te besparen.

Boekhoudsoftware gebruiken

Nogmaals, u kunt veel taken uitvoeren met boekhoudsoftware. De meeste software wordt geleverd met veel functies die u kunt gebruiken om uw bedrijf te stroomlijnen en het beheer van uw boeken een beetje eenvoudiger te maken. Hier zijn enkele veelvoorkomende functies en functies van boekhoudsoftware:

1. Transacties registreren: Transacties in de boekhouding lopen uiteen. Met software kunt u al uw transacties invoeren om elke aankoop, uitgave, opbrengst en meer te volgen.
2. Maken financiële overzichten en rapporten : Met de transacties die u in uw software vastlegt, kunt u verschillende rapporten genereren en analyseren om een ​​duidelijk beeld te krijgen van uw financiële gezondheid. En u kunt de rapporten gebruiken om een ​​idee te creëren over hoe u verder kunt gaan (bijvoorbeeld een zakelijk budget maken).
3. Klanten beheren: Wanneer u een klantenbestand opbouwt, is het belangrijk om verschillende rekeningen en openstaande facturen bij te houden. Met boekhoudsoftware kunt u verschillende informatie over uw klanten zien (bijvoorbeeld achterstallige saldi).
4. Facturen maken en verzenden: Facturering is een cruciaal onderdeel van de meeste bedrijven. Door met een paar klikken op de knop snel uniforme facturen te maken, bespaart u tijd en geld. Met sommige software kunt u zelfs het factureringsproces automatiseren om met vaste tussenpozen een nieuwe factuur te verzenden, afhankelijk van de reden (bijvoorbeeld achterstallig of elke drie maanden).
5. Samenwerken met uw accountant: Een accountant kan u helpen bij het analyseren en beheren van de financiën van uw bedrijf. Maar u kunt het proces nog eenvoudiger maken door boekhoudsoftware te gebruiken. Met goed beheerde software kunt u verschillende rapporten maken om uw accountant te helpen bij zijn financiële taken. En u hoeft minder tijd te besteden aan het doornemen van bonnen en andere documenten als u alles op één plek organiseert.
6. Bedrijfsbelasting indienen: Belastingen zijn verplicht. U moet dus elk kwartaal en aan het einde van het jaar klaar zijn om u voor te bereiden en in te dienen. Door software te gebruiken, kunt u de benodigde gegevens vinden om op uw belastingformulieren in te voeren. En de meeste software berekent ook automatisch omzetbelasting of stelt u in staat om een ​​btw-tarief toe te voegen. Als bonus kunt u de informatie doorgeven aan uw accountant om de formulieren voor u klaar te maken (tijd en geld besparen!).

Ter herinnering:uw boekhoudsoftware is slechts zo nauwkeurig als uw gegevensinvoer. Controleer uw financiële overzichten dus regelmatig (bijvoorbeeld één keer per maand) om de nauwkeurigheid te garanderen.

Algemene kenmerken van boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware kan per provider verschillen, maar er zijn enkele gemeenschappelijke elementen die bedrijfseigenaren nodig hebben. De meeste boekhoudsoftware maakt gebruik van dubbele boekhouding, dus zorg ervoor dat u de basis begrijpt voordat u de software gaat gebruiken.

Let op deze functies bij het selecteren van boekhoudsoftware:

• Robuuste rapportagemogelijkheden (bijv. winst- en verliesrekeningen)
• Factuurverwerking
• Rekening betalen
• 1099 e-Filing
• Importeren van bankrekeningen
• Aanmaken en volgen van klanten

Een ander ding dat u moet controleren voordat u een softwareprogramma selecteert, is klantenondersteuning. De meeste bedrijfseigenaren zijn tenslotte geen accountants, dus een sterke klantenondersteuning kan van vitaal belang zijn.

En als u altijd en overal toegang tot uw informatie nodig heeft, overweeg dan een cloud-boekhoudsoftwareoptie in plaats van een desktopversie. Cloud-boekhoudsoftware maakt gebruik van internet om versleutelde informatie veilig in de cloud op te slaan, zodat u ook toegang kunt krijgen tot uw account als u niet op kantoor bent.

Wilt u zien hoe onze bekroonde boekhoudsoftware werkt? Volg een zelfgeleide, vrijblijvende demo.

Voorbeeld van het gebruik van boekhoudsoftware

Nu u de kenmerken en functies van boekhoudsoftware kent, laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe u het in uw bedrijf kunt gebruiken.

Uw bedrijf heeft vier terugkerende facturen die u bijhoudt in uw software:

• Hulpprogramma's
• Huur
• Leningbetalingen
• Verzekering voor kleine bedrijven

Om uw facturen te volgen, voert u de betalingen in de software in en wijst u ze toe aan de toepasselijke rekeningen. U kunt controleren hoeveel u aan uw rekeningen uitgeeft en evalueren of u wijzigingen moet aanbrengen.

Naast uw onkosten heeft u ook vier klanten die u maandelijks factureert voor diensten. U voert de gegevens van elke klant in en maakt voor elke klant een terugkerende factuur aan. De software maakt op de door u gekozen datum automatisch een nieuwe factuur aan en stuurt deze naar de klant. En u voegt een betalingsherinnering toe voor 30 dagen na de vervaldatum om ervoor te zorgen dat elke klant een melding ontvangt als ze niet betalen.

Aan het einde van het kwartaal vraagt ​​uw accountant u om de volgende gegevens voor het opstellen van uw belastingaangiften:

• Winst- en verliesrekening (ook wel winst- en verliesrekening genoemd)
• Balans
• Kasstroomoverzicht

Omdat de software deze jaarrekening bevat, kunt u deze eenvoudig downloaden en naar uw accountant sturen.

Aan het einde van het jaar ga je met je accountant aan tafel om een ​​nieuwe begroting voor het komende jaar op te stellen. U moet rapporten ophalen zoals:

• Debiteuren
• Te betalen rekeningen
• Winst- en verliesrekening
• Balansen
• Beginsaldi

Nogmaals, uw boekhoudsoftware heeft alle rapporten die u nodig hebt. U kunt dus gemakkelijk de financiële overzichten verzamelen en deze gebruiken om uw budget voor het nieuwe jaar te evalueren.