Elk bedrijf heeft twee primaire partijen, een koper en een verkoper, ongeacht de branche. Een bedrijf houdt zijn voorraad en verkopen bij door het gebruik van een inkooporder en factuur. Omdat deze documenten in veel opzichten op elkaar lijken, is er vaak verwarring.
Het is een juridisch document tussen een koper en de verkoper, geïnitieerd door de koper. Terwijl een factuur een verkoopdocument is waarin wordt verzocht om betaling voor de verkochte goederen.
De inkooporder is van de koper aan de verkoper die materialen aanvraagt tegen een door de verkoper vastgestelde prijs. Het bevat de volgende punten:
Er wordt een inkooporder aangemaakt voordat de verkoopfactuur wordt verzonden, aangezien deze de vereisten voor verkoop definieert. Met een goed inkoopordersysteem kan het management de bestelde, verzonden en ontvangen, maar niet gefactureerde voorraad bijhouden. Met moderne technologieën zijn inkooporders nu geautomatiseerd en maken ze een betere betaling en voorraadtracering mogelijk.
De verwerking van de bestelling vindt plaats in drie stappen:
De koper bereidt de bestelling elektronisch voor via zijn inkoopafdeling. Het bevat meestal alle details met betrekking tot de bestelling. De koper hoeft alleen de velden voor elk stukje gegevens op de computer in te vullen en naar de verkoper te mailen.
Nadat de koper de inkooporder heeft ingediend, verwerkt de verkoper de bestelling. De status van de bestelling aan de kant van de verkoper blijft in uitvoering tot de levering van het product. Zodra de zending fysiek het magazijn van de koper bereikt, wordt de inkooporder vergeleken met de voorraad en arriveert de werkelijke voorraad. Vervolgens wordt de bestelling gemarkeerd als verwerkt en in afwachting van betaling.
Leveranciers gebruiken deze bestellingen voor de orderafhandeling en het betalingsproces. Na ontvangst van de betaling en verzending gebruikt de verkoper de bestelling volledig in zijn voorraad. Vaak neemt de verkoper naast elektronische invoer ook een papieren exemplaar mee voor een handmatige controle van de zending. Als de bestelling onbetaald is, worden de betalingsherinneringsdatums en -deadline samen met de retourdatum ingesteld.
De koper gebruikt een inkooporder wanneer hij voorraden of voorraad op krediet wil kopen. PO dient ook als risicobescherming in geval van een geschil. Het speelt ook een belangrijke rol bij het volgen van voorraad en betalingen. Het helpt de leveranciers om de verzonden en bestelde voorraad te vergelijken voor de exacte status. De leveranciers kunnen de betalingen volgen die ze voor specifieke bestellingen hebben ontvangen. Kopers hebben ook papieren exemplaren van de inkooporder om de tijdige ontvangst van de goederen te controleren.