Als u een klein bedrijf heeft, is contante boekhouding een van de gemakkelijkste manieren om uw financiën te beheren, vooral als u geen uitgebreide ervaring met boekhouding hebt. Het werkt in principe als volgt:u registreert inkomsten wanneer er geld binnenkomt en uitgaven wanneer geld uitgaat.

Op contanten gebaseerde boekhoudsoftware is dus elke oplossing die rond deze boekhoudbenadering is gebouwd.

Op contanten gebaseerde systemen zijn doorgaans gemakkelijker te beheren, goedkoper en een uitstekende keuze voor kleine bedrijven. Ze richten zich op de vraag:waar zijn onze financiën op dit moment? In tegenstelling tot op transactiebasis of hybride systemen, die crediteuren en debiteuren gebruiken om items vast te leggen voordat ze worden gewist.

Als je eenmaal een boekhoudmethode hebt gekozen, zit je er vrijwel aan vast (tenzij je een schriftelijk verzoek indient bij de IRS via formulier 3115), dus het is belangrijk om ook een softwareoplossing te kiezen die bij je methode past.

De meeste op contanten gebaseerde boekhoudsoftware biedt enkele of alle van de volgende functies:

• Facturering: Klantfacturen maken en exporteren naar PDF of andere bestandsformaten; specificeer regelitems, prijzen en btw-tarief; betalingen ontvangen.
• Onkostenbeheer: Betaal leveranciers voor producten/diensten en volg de betalingsgeschiedenis.
• 1099s: 1099/1096-formulieren maken en afdrukken; 1099-MISC-betalingen verwerken (voor onafhankelijke contractanten, huren, royalty's of advocaten).
• Basisrapportage: Betaalde facturen, betalingsgeschiedenis, samenvattingen van belastingdocumenten, enz.
• Accounts bijhouden: Synchroniseer uw software met bankrekeningen om stortingen en opnames te registreren en uw saldo bij te houden.

Gebruik tijdens het vergelijken van uw boekhoudsoftware deze functies (en alle andere die u mogelijk nodig heeft) om producten voor uw shortlist te screenen. Nadat u een shortlist heeft gemaakt, voert u een paar demo's/gratis proefversies uit en vergelijkt u de prijzen. Welke oplossing biedt de beste waarde voor zijn abonnementsprijs? Het belangrijkste is:wat past het beste bij uw boekhoudmethode?

Waarom het goed is voor kleine bedrijven

Waarom boekhoudsoftware gebruiken? Sommige kleine bedrijven geven de voorkeur aan op contanten gebaseerde boekhoudsoftware vanwege de inherente eenvoud.

Als u op zoek bent naar een gemakkelijke manier om geld bij te houden terwijl het in en uit uw rekeningen stroomt, hoeft u niet verder te zoeken. Een op contant geld gebaseerd systeem is als een geavanceerd chequeboek:u registreert betalingen en uitgaven, houdt uw saldo in de gaten en laat uw accountant de rest doen (belastingaangifte, financiële projecties, balansen, enz.). Je hebt geen dure, logge software nodig die is ontworpen voor een multinational.

En maak je geen zorgen, je bent niet de enige die een hekel heeft aan het vervelende werk van financieel beheer:46 procent van de eigenaren van kleine bedrijven zegt dat boekhouden hun minst favoriete taak is.

Wat is het verschil met software op transactiebasis?

Voordat u zich vastlegt, is het belangrijk om te begrijpen hoe op contant geld gebaseerde systemen verschillen van op transactie gebaseerde en hybride alternatieven. Boekhouding op transactiebasis registreert inkomsten en uitgaven wanneer ze worden verdiend of gemaakt, in plaats van te wachten tot geld de rekening binnenkomt of verlaat. Zo vertellen uw "crediteuren" u hoeveel u kunt verwachten aan komende uitgaven en uw "debiteuren" hoeveel u aan inkomsten kunt verwachten. Gooi salarisadministratie, inventaris en rapportage in de mix en dingen kunnen verwarrend worden.

Maar de complexiteit van boekhouding op transactiebasis betekent niet noodzakelijk dat boekhouding op contanten de juiste keuze is voor elk klein bedrijf. Elke methode heeft zijn voor- en nadelen.

Er wordt bijvoorbeeld gezegd dat contante boekhouding minder betrouwbaar is voor het berekenen en projecteren van winst, omdat het de verdiende inkomsten niet registreert totdat het daadwerkelijk in contanten wordt betaald. De IRS heeft ook enkele bepalingen die voorkomen dat bepaalde soorten bedrijven contante boekhouding gebruiken, zoals C-bedrijven, belastingopvangcentra of bedrijven die een inventaris van koopwaar bijhouden.

Kasboekhouding

Hybride boekhoudsoftware, zoals je misschien al geraden hebt, combineert aspecten van zowel kas- als transactieboekhouding in één systeem. Dit is een minder gebruikelijke route, maar kan een geldige optie zijn, afhankelijk van de manier waarop u inkomsten, uitgaven en voorraad beheert.

Afsluitende gedachten

Als u nog steeds in de war bent over op contanten gebaseerde boekhoudsoftware, onthoud dan dit:het is een hulpmiddel om geld te beheren terwijl het uw bedrijf in en uit stroomt - niet meer en niet minder.

Als eigenaar van een klein bedrijf of eenmanszaak heeft u niet veel geld of tijd tot uw beschikking, dus u moet een betaalbare oplossing kiezen die eenvoudig te implementeren is. Bovenal moet uw boekhoudsoftware overeenkomen met uw favoriete boekhoudmethode. Boekhoudsoftware kan het antwoord zijn op uw behoeften op het gebied van contante boekhouding.

Dit artikel is een gastblog dat is bijgedragen door TechnologyAdvice.

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 22 december 2015.