Een van uw eerste keuzes als bedrijfseigenaar is uw boekhoudmethode. Neem voordat u een beslissing neemt even de tijd om de boekhoudmethodes op kasbasis en op transactiebasis te vergelijken. Het kan moeilijk zijn om achteraf over te stappen van kasbasis naar transactiebasis. De manier waarop u uw boeken bewaart, is van invloed op veel aspecten van uw bedrijf, waaronder belastingen. Een manier om transacties vast te leggen is met de kasbasismethode. Wat is kasbasisboekhouding?
Een eenvoudige manier nodig om de transacties van uw bedrijf vast te leggen? Probeer Patriot's online boekhoudsoftware zo regelt u uw boekhouding in een paar simpele stappen. Start nu uw gratis proefperiode!
Kasbasis is een boekhoudmethode die u kunt gebruiken om inkomsten en uitgaven bij te houden. Een voordeel van kasboekhouding is dat het eenvoudig is en meestal geen uitgebreide boekhoudkundige kennis vereist. U rapporteert inkomsten wanneer u ze daadwerkelijk ontvangt, en u rapporteert uitgaven wanneer u ze betaalt.
Zoals de meeste taken die u voor uw bedrijf uitvoert, vereist boekhouding enige oefening voordat u het onder de knie hebt. Maar door de cash-basismethode te gebruiken, kunt u leren uw boeken op te nemen zonder een enorme leercurve. Bekijk het volgende voorbeeld van boekhouding op kasbasis.
Bethany's Flowers opereert volgens de boekhoudmethode op kasbasis. De winkel ontvangt elke maandag rozen van hun verkoper en krijgt een factuur voor het verschuldigde bedrag. De eigenaar betaalt de factuur op vrijdag. Dat betekent dat de bloemen die op maandag worden ontvangen pas op vrijdag worden betaald. De kosten worden op vrijdag geboekt, omdat toen het geld werd overgemaakt.
Kijkend naar het inkomen, bezoekt een klant dinsdag Bethany's Flowers. Ze kopen een dozijn rozen, die de volgende dag bezorgd moeten worden.
Hij betaalt contant op het moment van aankoop. Het bedrijf registreert het inkomen op dinsdag sinds het die dag is ontvangen. De dag dat de bloemen bezorgd worden is niet belangrijk.
In de boekhouding gebruikt u financiële overzichten om financiële informatie samen te stellen en te beoordelen. Een belangrijke verklaring is de balans. De balans is een overzicht van de voortgang van uw bedrijf en geeft u een momentopname van uw financiële toestand.
Neem bij het maken van een balans met kasbasisboekhouding drie delen van uw boeken op:activa, passiva en eigen vermogen.
Activa zijn items van waarde en omvatten alles wat uw bedrijf bezit. U registreert activa aan de linkerkant van de balans.
Verplichtingen omvatten geld dat uw bedrijf verschuldigd is. En eigen vermogen is wat uw bedrijf over heeft na het betalen van schulden. U kunt uw eigen vermogen achterhalen door de verplichtingen van de activa af te trekken. De schulden en het eigen vermogen worden aan de rechterkant van het overzicht vermeld. Het eindsaldo van de activa moet gelijk zijn aan het totaal van de passiva en het eigen vermogen.
Als u de kasbasismethode gebruikt, boekt u crediteuren, debiteuren of voorraad niet op de balans. Dat betekent dat onbetaalde facturen en onkosten niet worden getoond. U moet deze items op afzonderlijke documenten vastleggen.
Hier is een voorbeeld van een boekhouding op kasbasis:
Kasbasis is niet de enige boekhoudmethode. Een andere belangrijke methode van boekhouding wordt de accrual-methode genoemd. Wanneer u voor de eerste keer belasting voor kleine bedrijven indient, wordt de IRS automatisch geïnformeerd over welke methode u gaat gebruiken.
Zorg ervoor dat u uw boekhoudmethode zorgvuldig kiest. U heeft de goedkeuring van de IRS nodig om uw boekhoudmethode te wijzigen. Dit verzoek wordt gedaan door formulier 3115 in te vullen.
De opbouwmethode is iets moeilijker en tijdrovender dan op kasbasis. Boekhouding op transactiebasis verschilt van kasbasis omdat u inkomsten en uitgaven op verschillende tijdstippen vastlegt.
Met een boekhouding op transactiebasis registreert u inkomsten wanneer u ze maakt, niet wanneer u ze ontvangt. U registreert bijvoorbeeld inkomsten op de dag dat u een factuur naar een klant stuurt. Mogelijk ontvangt u de betaling gedurende 30 dagen niet, maar het inkomen staat in uw boeken.
U boekt uitgaven wanneer u ze maakt bij het gebruik van de toerekeningsmethode. U registreert bijvoorbeeld een uitgave op de dag dat u een factuur van een leverancier ontvangt. Hoewel het enkele weken kan duren voordat de cheque wordt geïnd, worden de kosten geregistreerd.
Boekhouding op transactiebasis maakt gebruik van dubbel boekhouden. U moet twee tegenboekingen opnemen voor elke zakelijke transactie die u doet. Dit is moeilijker te doen dan op basis van contanten, waarvoor slechts één invoer voor elke transactie vereist is.
De boekhoudmethode die u gebruikt, heeft niet alleen invloed op wanneer u transacties vastlegt. Het heeft ook invloed op uw belastingen.
Aan het einde van het jaar kunt u mogelijk inkomsten uitstellen en aankopen doen om uw belastingdruk te verlagen. Afhankelijk van de boekhoudmethode die u gebruikt, moet u mogelijk uw uitgaven en facturering aanpassen.
Met een boekhouding op transactiebasis is een verkoop op 31 december een inkomen voor dat jaar, zelfs als het het volgende jaar wordt betaald. Dat verhoogt uw belastbaar inkomen voor het jaar, waardoor uw belastingplicht hoger wordt.
Met kasbasisboekhouding rapporteert u inkomsten wanneer u geld ontvangt. In dit geval ontvangt u de uitkering na 31 december, dus het inkomen wordt vermeld op de belastingaangifte van het volgende jaar.
Veel kleine bedrijven profiteren van het gebruik van boekhouding op kasbasis. Hier zijn enkele voordelen van de cash-basismethode.
De kosten van het op kasbasis houden van uw boeken zijn doorgaans lager dan bij andere methoden. U hoeft geen dure, ingewikkelde software of apparatuur aan te schaffen om de administratie bij te houden. Een eenvoudig, goedkoop softwareprogramma zou moeten werken om transacties te registreren.
En u hoeft geen interne boekhouder in te huren of dure accountantskosten te betalen. Er is een kleine leercurve met kasboekhouding, zodat u uw boeken gemakkelijk kunt opnemen.
Wie kan een kasbasisboekhouding gebruiken? De IRS stelt regels op waarvoor bedrijven op kasbasis kunnen registreren. Grotere bedrijven mogen de kasbasismethode niet gebruiken. U moet een jaarlijkse bruto-omzet hebben van minder dan $ 5 miljoen of minder dan $ 1 miljoen aan bruto-ontvangsten voor voorraadverkopen om kasboekhouding te gebruiken.
Als eigenaar van een klein bedrijf is het cruciaal om te weten hoeveel contant geld u bij de hand heeft. Aangezien u geld registreert wanneer het uw bedrijf binnenkomt of verlaat, krijgt u een nauwkeurig beeld van uw contante niveaus. Dit helpt u de cashflow te volgen, te hoge uitgaven te voorkomen en grote aankopen te plannen.
Heeft u een gemakkelijke manier nodig om de transacties van uw bedrijf vast te leggen? Patriot's online boekhoudsoftware maakt gebruik van een cash-in, cash-out systeem, zodat u uw boekhouding in een paar eenvoudige stappen kunt doen. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.