Het is belangrijk om uw boeken het hele jaar door op orde te houden. U volgt dus elk item, regel voor regel. En u registreert elke transactie. Maar wat is transactie in de boekhouding? Wat heb je specifiek nodig om bij te houden en op te nemen?
Dus, wat is precies de transactiedefinitie in de boekhouding? In de boekhouding is een transactie elke monetaire zakelijke gebeurtenis die van invloed is op de financiële overzichten van een bedrijf.
Omdat transacties elke gebeurtenis omvatten die een geldelijke impact heeft op uw financiële administratie, zijn er een lot van items die transacties zijn. Voorbeelden van boekhoudtransacties in uw grootboek zijn:
…En meer. U moet transacties registreren, ongeacht het type boekhoudmethode dat u gebruikt.
Als uw bedrijf gebruikmaakt van boekhouding op transactiebasis, registreert u de transacties wanneer u de inkomsten of uitgaven opbouwt.
Bedrijven die kasbasisboekhouding gebruiken, moeten inkomsten of uitgaven registreren wanneer de betaling wordt ontvangen of gedaan.
Gewijzigde boekhouding op kasbasis combineert kasbasis en boekhouding op transactiebasis. Met deze methode registreert u transacties op het moment dat de betaling wordt ontvangen of gedaan (zoals in contanten).
Alle drie typen gebruiken transacties, maar wanneer u de transacties vastlegt verschilt.
Nogmaals, registreer een transactie alleen in de boekhouding wanneer er een daadwerkelijke uitwisseling van contant geld is in de kasbasisboekhouding. Transacties op kasbasis zijn onmiddellijk en dekken geen langetermijntransacties. Wat betekent dit?
Kastransacties zijn alle transacties op korte termijn. En de transacties omvatten alleen geldwissels op de volgende rekeningen:
Dus, kasbasisboekhouding ziet doorgaans minder boekhoudtransacties omdat de methode minder rekeningen gebruikt. En kasbasisboekhouding maakt gebruik van boekhouding met één invoer. U registreert dus elke transactie slechts één keer (d.w.z. wanneer de transactie daadwerkelijk plaatsvindt) op de specifieke rekening waarop de transactie van invloed is (bijvoorbeeld de geldrekening).
Boekhouding op transactiebasis maakt gebruik van dubbel boekhouden. U registreert dus een enkele transactie, maar het heeft betrekking op ten minste twee rekeningen. De transactietoerekeningsmethode ziet doorgaans ook meer transacties in het grootboek omdat er meer rekeningen worden gebruikt. En u gebruikt journaalboekingen om de fondsen vast te leggen.
Wanneer u een financiële transactie in uw boeken vastlegt, gebruik dan af- en bijschrijvingen om de gelijke en tegengestelde effecten op twee of meer rekeningen aan te tonen.
U stuurt bijvoorbeeld een factuur naar een klant voor een product. Registreer de inkomsten op het moment dat de klant de factuur ontvangt door de activarekening te debiteren voor inkomsten. Crediteer vervolgens de activumrekening voor voorraad om de hoeveelheid voorraad te verminderen.
In het voorbeeld resulteert één transactie (verkoopvoorraad) in twee journaalboekingen in boekhouding op transactiebasis. De journaalposten zijn echter niet de transacties. In plaats daarvan is de transactie de verkoop van het product voor inkomen.
Met accrual accounting resulteert elke transactie in een evenwichtige boekhoudkundige vergelijking.
Nogmaals, gewijzigde kasbasisboekhouding combineert delen van zowel kasbasis- als transactietoerekeningsmethoden. Maar de gewijzigde kasbasis maakt gebruik van dubbele boekhouding en omvat meer rekeningen dan op kasbasis. Elke transactie kan dus twee of meer journaalboekingen hebben naar meer rekeningen.
Met gewijzigde kasbasis kunt u meer soorten transacties hebben dan met contante basis. Het grote verschil is wanneer je registreert de transacties.
Houd er rekening mee dat een enkele transactie resulteert in ten minste twee journaalboekingen in dubbelboekingen, maar slechts één boeking in enkelvoudige boekhouding.
Bekijk enkele voorbeelden van transacties bij het vastleggen van een boekhoudkundige transactie in een systeem met dubbele invoer
U besluit een klein bedrijf te openen dat een breed scala aan handgemaakte artikelen verkoopt. Om het bedrijf te openen, bespaart u $ 10.000. Nadat u het geld heeft gespaard, stort u het geld op een nieuwe zakelijke bankrekening.
De $ 10.000 is het eigen vermogen van uw eigenaar en is de eerste transactie in uw boeken.
Om de aanbetaling in uw boeken te registreren, debiteert u $ 1.000 van de geldrekening en crediteert u hetzelfde bedrag op de eigen vermogensrekening.
Je eerste klant komt binnen en koopt meerdere artikelen contant. De eerste klant vertegenwoordigt één transactie, ook al hebben ze meerdere artikelen gekocht. De totale kosten van de verkoop waren $ 100.
Om de verkoop in uw boeken te registreren, debiteert u de geldrekening $ 100 en crediteert u hetzelfde bedrag op de verkooprekening.
Uw tweede klant koopt producten ter waarde van $ 50 met een creditcard. Nogmaals, de verkoop is één transactie, ook al koopt de klant meerdere items.
Registreer de verkoop door de debiteuren $ 50 te debiteren en de verkooprekening met hetzelfde bedrag te crediteren.
Na een paar maanden ondernemen besluit je een zakelijke lening af te sluiten om uit te breiden. Wanneer u de lening ontvangt, registreert u één transactie. Vervolgens zijn elke leningbetaling individuele transacties totdat u de lening hebt afbetaald. Houd er rekening mee dat de meeste leningen rentetarieven hebben, dus u moet een rekening voor rentekosten in uw boeken aanmaken.
Om de ontvangst van de lening te registreren, debiteert u de geldrekening met het bedrag van de lening. Als u dit nog niet hebt gedaan, maakt u een rekening voor te betalen leningen aan in uw boeken onder verplichtingen. Crediteer vervolgens de te betalen rekening met het bedrag van de lening.
Wanneer u uw eerste betaling doet, heeft de betalingstransactie gevolgen voor drie rekeningen:
Met transacties in de boekhouding kunt u zien waar u geld uitgeeft en ontvangt en hoeveel. En de individuele transacties vormen de basis van al uw financiële overzichten, waaronder:
Houd er rekening mee dat uw financiële overzichten slechts zo nauwkeurig zijn als de gegevens die u invoert. Denk er dus aan om elke transactie zorgvuldig en snel vast te leggen. Om nog maar te zwijgen van het feit dat dit de sleutel is om u voor te bereiden op belastingtijd.
U kunt boekhoudsoftware gebruiken om het proces van het vastleggen van transacties te stroomlijnen. Hoe? Boekhoudsoftware kan:
…En meer! Voor transacties die de software niet automatisch kan aanmaken, boekt u de journaalposten zo snel mogelijk.
Overweeg een softwareoptie te vinden waarmee u bonnen en documenten aan elke transactie kunt toevoegen. En zoek naar een optie waarmee u uw boeken ook kunt afstemmen.
Inzicht in bureau versus hoofdtransacties
Wat is accountafstemming?
Wat maakt een echt 'digitaal' accountantskantoor?
Een persoonlijke gids voor het Britse landschap van boekhoudsoftware (deel 1)
Wat is Medicare? Een complete gids
Wat is een autoverzekering? Een uitgebreide gids
Wat is de trekking van een eigenaar in de boekhouding?