Rekeningafstemming is het proces van het vergelijken van interne financiële gegevens met maandelijkse afschriften van externe bronnen, zoals een bank, creditcardmaatschappij of andere financiële instelling - om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen. Weten hoe u uw rekeningen nauwkeurig kunt afstemmen, is essentieel voor de financiële gezondheid van uw bedrijf, omdat het helpt om eventuele fouten, discrepanties of fraude op te sporen.

Als u geen boekhoudsoftware gebruikt, worden uw financiële transacties weergegeven op uw papieren chequeregister, creditcardafschriften en bankafschriften. Als u boekhoudsoftware gebruikt om batches cheques af te drukken telkens wanneer het bedrijf rekeningen betaalt, worden uw transacties geregistreerd in het rekeningregister van uw software.

Definitie en voorbeelden van rekeningafstemming

Als je accounts op elkaar afstemt, vergelijk je twee of meer bronnen van boekhouding om fouten te controleren en in overeenstemming te brengen.

Als je bijvoorbeeld een kleine winkel runt, mag je een kassa-grootboek of vergelijkbare software die dagelijkse transacties, inventaris en saldi in de winkel registreert. U hebt ook een externe bankrekening waarop stortingen, aankopen en langetermijnsaldi worden bijgehouden. Wanneer u de twee vergelijkt, kunt u gedurende een bepaald tijdsbestek zoeken naar eventuele discrepanties in de cashflow.

Dubbel boekhouden is een veelgebruikte manier om rekeningafstemming te vergemakkelijken. Dit houdt in dat je twee aparte rekeningen aanhoudt:een voor stortingen, die het geld dat binnenkomt, en een voor tegoeden, dat het geld dat uitgaat bijhoudt.

Overheidsbedrijven moeten hun rekeningen consistent op elkaar afstemmen, anders riskeren ze te worden gestraft door onafhankelijke accountants. Veel bedrijven hebben systemen voor het bijhouden van betalingsbewijzen, rekeningafschriften en andere gegevens die nodig zijn om rekeningafstemmingen te documenteren en te ondersteunen.

Voordelen van rekeningafstemming

Het vergelijken van transacties en saldi is belangrijk omdat het helpt om rood staan ​​op contant geld te voorkomen rekeningen, frauduleuze of overbelaste creditcardtransacties betrapt, tijdsverschillen verklaart en andere negatieve activiteiten belicht, zoals diefstal of onjuist geregistreerde inkomsten en uitgaven. Hierdoor hoeft uw bedrijf geen rekening-courantkosten te betalen, blijven transacties foutloos en kunnen ongepaste uitgaven en problemen zoals verduistering worden opgespoord voordat ze uit de hand lopen.

Rekeningen afstemmen en transacties vergelijken helpt uw ​​accountant ook om betrouwbare, nauwkeurige, en hoogwaardige financiële overzichten. Omdat uw bedrijfsbalans al het uitgegeven geld weergeeft (contant geld, krediet of leningen) en alle activa die met die fondsen zijn gekocht, hangt de nauwkeurigheid van de balans sterk af van de nauwkeurige afstemming van de financiële rekeningen van uw bedrijf.

Veel industrieën hebben GAAP aangenomen, wat staat voor 'Generally Accepted Accounting Principles'. Het stelt bepaalde normen en praktijken vast, zoals het afstemmen van rekeningen, die bedrijven moeten volgen om te bewijzen dat hun financiën gezond zijn.

Hoe werkt accountafstemming?

Als je boekhoudsoftware gebruikt om rekeningen op elkaar af te stemmen, doet de software het meeste van het werk voor u, waardoor u veel tijd bespaart. Het proces vereist echter nog steeds menselijke tussenkomst om bepaalde transacties vast te leggen die mogelijk nooit in het boekhoudsysteem zijn ingevoerd, zoals geld dat is gestolen uit een kleine geldkist. Met deze vijf stappen kunt u ervoor zorgen dat al uw geld wordt verantwoord.

1. Vergelijk uw interne rekeningregister met uw bankafschrift. Doorloop en vink elke betaling en storting aan op uw kassa die overeenkomt met het afschrift. Noteer alle transacties op uw bankafschrift waarvoor u geen ander bewijs heeft, zoals een betalingsbewijs of cheque.
2. Controleer of alle uitgaande fondsen zijn weergegeven in zowel uw interne administratie als uw bankrekening. Of het nu gaat om cheques, ATM-transacties of andere kosten, trek deze items af van het saldo van het bankafschrift. Noteer kosten op uw bankafschrift die u niet in uw interne administratie heeft vastgelegd. Kosten om op te letten zijn onder meer niet-afgehandelde cheques, intern geregistreerde automatische betalingen die de bankrekening niet hebben gewist, kosten voor het afdrukken van cheques, servicekosten voor geldautomaten en andere bankkosten zoals onvoldoende saldo (NSF), rekening-courantkredieten of toeslagen voor te hoge limieten .
3. Controleer of alle inkomende fondsen zijn weergegeven in zowel uw interne administratie als uw bankrekening :Zoek eventuele stortingen en rekeningtegoeden die nog niet door de bank zijn geregistreerd en voeg deze toe aan het saldo op het overzicht. Als de bank geldstortingen laat zien die niet in uw interne boeken worden weergegeven, voert u de boekingen uit. Als u een rentedragende rekening heeft en u een paar weken na de afschriftdatum aan het afletteren bent, moet u mogelijk ook rente toevoegen.
4. Controleer op bankfouten :Bankfouten komen niet vaak voor, maar als ze dat wel doen, moet het juiste bedrag worden toegevoegd aan of afgetrokken van uw rekeningsaldo en moet u onmiddellijk contact opnemen met de bank om de fout te melden.
5. Zorg ervoor dat de saldi juist zijn :Uw saldo op uw bankafschrift moet nu gelijk zijn aan het saldo in uw administratie. Afhankelijk van het aantal discrepanties, moet u mogelijk een ondersteunend schema maken waarin de verschillen tussen uw interne boeken en bankrekeningen worden beschreven.

Belangrijkste tips

• Rekeningafstemming is een cruciaal proces voor bedrijven van elke omvang om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden.
• Accountafstemming kan helpen bij het opsporen van fouten, fraude, diefstal of andere negatieve activiteiten, wat u geld kan besparen en u op de lange termijn uit juridische problemen kan houden.
• Accounts afstemmen kan ingewikkeld lijken, maar software kan je helpen om orde op zaken te stellen, en het volgen van een eenvoudige reeks stappen kan het proces gemakkelijker maken.