Het einde van het jaar is een drukke tijd voor bedrijven. Als u net als de meeste bedrijfseigenaren bent, jongleert u waarschijnlijk met boekhoudprocedures aan het einde van het jaar naast zwaarder verkeer en verkoop- en salaristaken.
In plaats van te klauteren (of te vergeten) om uw eindejaarsprocessen compleet te maken, kunt u een eindejaarscontrolelijst gebruiken om de manier waarop u het jaar afsluit te ordenen.
Voordat de klok op 31 december middernacht slaat, moet u verschillende boekhoudkundige taken regelen. Uw boekhouding moet overzichtelijk, up-to-date en klaar zijn voor de overgang naar een nieuw jaar.
Zorg ervoor dat u deze acht procedures van uw checklist voor het afsluiten van de jaarrekening afvinkt voordat het jaar officieel ten einde loopt.
Uw financiële overzichten zijn een reddingslijn voor uw kleine onderneming. Ze geven u een glimp van waar uw bedrijf financieel staat. En met overzichten kunt u vroegere en huidige financiën zien, zodat u de financiële toekomst van uw bedrijf kunt voorspellen en plannen kunt maken voor het nieuwe jaar.
Financiële overzichten helpen u inzicht te krijgen in de financiële positie van uw bedrijf en (hopelijk) het belastingseizoen minder belastend voor uw bedrijf te maken. U heeft toegang tot uw financiële gegevens in uw boekhouding.
Gebruik uw boekhouding om jaarafsluitingen samen te stellen en te analyseren. Er zijn een paar financiële overzichten die u bij de hand moet hebben, waaronder:
Uw winst-en-verliesrekening of winst-en-verliesrekening (P&L) geeft een overzicht van uw inkomsten en uitgaven. Uw inkomensverklaring vermeldt al het geld dat u in de loop van het jaar hebt gewonnen en verloren.
Hier zijn enkele dingen die u op uw winst- en verliesrekening kunt zien:
U kunt het resultaat van uw bedrijf vinden door te kijken naar het verschil tussen gewonnen en verloren geld op uw afschrift. Vergelijk de resultatenrekening van dit jaar met vorig jaar om de verschillen in inkomsten en uitgaven van jaar tot jaar te analyseren.
Uw kasstroomoverzicht vermeldt de inkomende en uitgaande contanten van uw bedrijf. Kasstroomoverzichten registreren alleen het werkelijke geld dat u heeft, niet het krediet.
De cashflow kan positief zijn, wat betekent dat uw bedrijf meer inkomend geld heeft dan uitgaven. Er is sprake van een negatieve cashflow wanneer u meer geld uitgeeft dan er binnenkomt.
Uw kasstroomoverzicht kan u de timing laten zien waarop geld uw bedrijf binnenkomt of verlaat. U kunt bijvoorbeeld zien welke maanden een hogere cashflow hebben en de maanden waarin de cashflow van uw bedrijf het moeilijk heeft.
Door uw cashflow gedurende het jaar en aan het einde van het jaar te volgen, kunt u ook een cashflowprognose maken en uw toekomstige cashflow voorspellen.
Uw bedrijfsbalans toont uw activa, passiva en eigen vermogen en houdt de financiële voortgang van uw bedrijf bij.
Hier is een momentopname van de verschillende aspecten van uw balans:
Uw verplichtingen en eigen vermogen moeten altijd hetzelfde bedrag zijn als uw vermogen.
Gebruik uw balans aan het einde van het jaar om ervoor te zorgen dat uw rekeningensaldo en alles in orde is voor het nieuwe jaar. Als u een discrepantie vindt, zorg er dan voor dat u de boekhoudkundige fout vindt en herstelt.
Als u uw boeken voor het einde van het jaar wilt afronden, probeer dan het geld te innen dat klanten aan uw bedrijf verschuldigd zijn. Dit betekent een beetje werk doen en achterstallige facturen proberen te innen voor het nieuwe jaar.
Sommige klanten hebben misschien een klein duwtje in de rug nodig met een simpele factuurherinnering. Anderen hebben misschien wat extra duwtjes nodig. Dus, wat doe je als een klant niet betaalt? Je kunt:
Wees professioneel wanneer u contact opneemt met klanten over achterstallige facturen. Wees begripvol, geduldig en positief wanneer u contact opneemt met te laat betalende klanten.
Als het moeilijk is om betalingen van klanten te innen, overweeg dan om hen een betalingsplan aan te bieden. Het kan zijn dat de klant zijn factuur niet in één keer kan betalen. Onderhandelen over een afbetalingsplan kan u helpen sneller betaald te worden. Bovendien laat het klanten zien dat u hun situatie begrijpt en om hun behoeften geeft.
Als je het geld echt niet zelf kunt innen, overweeg dan om hulp van buitenaf in te huren. Incassobureaus kunnen u helpen bij het incasseren van achterstallige facturen tegen een prijs. Over het algemeen houdt het incassobureau een deel van het totaal verschuldigde bedrag in.
U moet een nauwkeurige telling krijgen van de materialen en benodigdheden die u bij de hand hebt als uw bedrijf voorraad heeft. Anders zou u kunnen eindigen met lege schappen of krimp van de voorraad (bijvoorbeeld verlopen goederen).
Als uw bedrijf voorraad heeft, voltooi dan voor het einde van het jaar een voorraadcontrole. Stem uw voorraadtotalen af op uw balans. Als u discrepanties vindt tussen uw telling en balans, breng dan aanpassingen aan.
Voorraadboekhouding aan het einde van het jaar kan u ook helpen te weten hoeveel u gedurende het jaar aan voorraad hebt uitgegeven en wat de waarde ervan is. En het kan u helpen de inventaris van volgend jaar beter te plannen, vooral voor drukkere seizoenen.
Bewaar jij je zakelijke bonnetjes nog in een schoenendoos? Als dat zo is, wil je misschien de manier waarop je zakelijke bonnen organiseert, heroverwegen om op te ruimen voor het nieuwe jaar.
Ongeorganiseerde bonnen kunnen uw kleine bedrijf het risico geven op slordige en onnauwkeurige boeken. Om nog maar te zwijgen van het feit dat rommelige administratie uw kansen op fouten in uw belastingaangifte voor bedrijven kan vergroten en in de toekomst meer problemen kan veroorzaken.
Om uw zakelijke bonnen voor het einde van het jaar te ordenen, kunt u:
Om uw bonnen het hele jaar door in topvorm te houden, moet u ervoor zorgen dat u dit vanaf het begin organiseert. Zodra u een ontvangstbewijs ontvangt, ordent u deze met behulp van uw archiverings- of opslagsysteem. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken dat u de bon kwijtraakt of vergeet te verantwoorden.
Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u mogelijk zelfs bonnen en documenten aan transacties toevoegen om ze beter te kunnen volgen.
Een belangrijk aspect van de controlelijst van uw boekhoudkundige eindejaarsprocedures is het afstemmen van uw bankrekeningen en creditcards. Zo verifieert u of uw boekhouding overeenkomt met uw bankrekeningen.
Om uw rekeningen op elkaar af te stemmen, vergelijkt u uw bank- en creditcardafschriften met uw boekhouding. Uw afschriften moeten overeenkomen met het saldo in uw boeken. Als ze niet overeenkomen, doe dan een beetje graafwerk om de discrepantie te vinden. Mogelijk moet u een van uw records aanpassen om de saldi gelijk te maken (bijvoorbeeld rentebedragen).
Controleer vóór het einde van het jaar zowel uw debiteuren als uw crediteuren om ervoor te zorgen dat u alle incasso's en schulden vereffent.
Controleer in debiteuren op achterstallige facturen. Als een klant laattijdige of onbetaalde facturen heeft, neem dan zo snel mogelijk contact met hem op (bijv. e-mail, telefoontje, enz.).
Kijk in uw debiteurenrapportage om te zien of u voor het einde van het jaar nog te late of onbetaalde rekeningen heeft. Neem contact op met leveranciers en betaal rekeningen om het nieuwe jaar met een schone lei te beginnen.
Om ervoor te zorgen dat u uw boekhoudgegevens voor het nieuwe jaar veilig opslaat, voegt u back-upinformatie toe aan uw checklist voor het afsluiten van het jaar.
Het laatste dat u wilt doen, is belangrijke boekhoudgegevens van dit jaar en voorgaande jaren kwijtraken. Zorg voor een betrouwbaar back-upsysteem om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig zijn.
U kunt een back-up maken van boekhoudgegevens op uw computer of smartphone of documenten afdrukken (bijvoorbeeld financiële overzichten) en deze op een veilige plek bewaren. Als u online boekhouden gebruikt, kunt u erop vertrouwen dat uw informatie veilig is in de cloud.
Wat u ook besluit te doen, zorg ervoor dat u een plan heeft om een back-up te maken van die kostbare boekhoudkundige gegevens voor uw bedrijf.
Als u een accountant in een of andere vorm voor uw bedrijf gebruikt (bijvoorbeeld boekhoudsoftware in combinatie met een belastingprofessional), moet u voor het einde van het jaar documenten klaar hebben voor uw accountant.
Hoewel het afhangt van wat uw accountant voor u doet, is hier wat informatie die u mogelijk moet verzamelen:
Als u software gebruikt, moet u gemakkelijk de benodigde documenten voor uw accountant kunnen pakken.
Neem contact op met uw accountant om te zien welke informatie zij van u nodig hebben om uw boeken aan het einde van het jaar af te sluiten en zich voor te bereiden op het komende jaar en het belastingseizoen.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 6 december 2016.
Toerekeningsbasis versus kasbasisboekhouding
Checklist voor uw eindejaarspensioen:bereid u voor op een geweldig 2022
4 eenvoudige stappen om uw boekhouding veilig te houden
4 boekhoudtaken voor uw drukke seizoen
Hoe u uw seizoensgebonden zakelijke cashflow beheert
4 boekhoudtips voor het opstarten van uw bedrijf
Hoe u kunt overstappen van contante boekhouding naar transactieboekhouding