Verstrekt uw bedrijf kleine bedragen aan werknemers? Kleine kasfondsen zijn kleine bedragen die bedrijven gebruiken om goedkope uitgaven te betalen, zoals postzegels of donuts voor een vergadering. Maar als u een kleingeldfonds wilt opzetten bij uw kleine bedrijf, wees dan voorbereid op het opzetten van een kasboekhoudsysteem.

U moet kleine contante transacties registreren, zelfs als u denkt dat ze te laag zijn om van belang te zijn. Zonder een klein geldsysteem kan het periodiek gebruiken van kleine contante bedragen leiden tot een groot verschil in uw boeken. En wanneer u alle uitgaven van uw bedrijf bijhoudt, kunt u belastingaftrek claimen.

Lees verder om meer te weten te komen over het opzetten van een kleingeldfonds, het afhandelen van een kleingeldboekhouding, het afstemmen van uw kleingeldrekening en het claimen van belastingaftrek.

Een kleingeldfonds oprichten

Kleine contanten zijn handige alternatieven voor het schrijven van cheques of het gebruik van uw zakelijke creditcard om kleine uitgaven te dekken. Kleine contante middelen worden gebruikt om artikelen voor uw bedrijf te kopen, werknemers terug te betalen die zakelijke artikelen hebben gekocht of om wisselgeld aan te brengen.

Als u besluit een kleingeldfonds op te richten, kan het volgende helpen om uw verantwoordelijkheden voor het bijhouden van kleingeld te vereenvoudigen:

• Selecteer een kleine kassier en een kleine kassier
• Bepaal het bedrag voor het kleine kasfonds
• Beslissen waarvoor kleine geldmiddelen kunnen worden gebruikt
• Kies een maximumbedrag voor kleine verzoeken om contant geld

De petty cash custodian is een werknemer die verantwoordelijk is voor het beheer van de kleine cash en de distributie aan de werknemers. De kleine kassier is iemand (bijvoorbeeld u of een werknemer) die geld in het kasfonds stopt wanneer het te laag wordt en de kasboekhouding afhandelt. U moet afzonderlijke werknemers vragen deze rollen op zich te nemen om diefstal door werknemers te ontmoedigen.

U moet bepalen op hoeveel het kleine kasfonds is ingesteld. Sommige bedrijven storten $ 50 in hun kleine kasfonds, terwijl anderen $ 250 inleggen - het bedrag van uw fonds hangt af van uw zakelijke behoeften.

Wat kunnen werknemers kopen met kleingeld? U moet grenzen stellen voordat u kleingeld uitdeelt. Werknemers kunnen bijvoorbeeld geen kleingeld gebruiken om zelf koffie te kopen.

Kies ten slotte een maximumbedrag dat werknemers kunnen vragen voor kleine contante transacties. Als de werknemer meer moet uitgeven dan de limiet voor het aanvragen van kleine contanten, kan hij de zakelijke creditcard gebruiken.

Kleine kasboekhouding

Net als elk ander type transactie, moet u kleine contante transacties registreren in de boekhoudboeken van uw kleine bedrijven.

Om de manier waarop u met kleine kasboekhouding omgaat te verbeteren, moet u voor elke transactie een kasbon nodig hebben. En maak een kasbon met vermelding van het bedrag, de naam van de werknemer en de datum waarop u werknemers kleingeld geeft. Als u of werknemers met kleingeld betalen, bewaar dan het ontvangstbewijs en voeg het kwitantiebewijs toe aan het ontvangstbewijs voor uw administratie.

Voor kleine kasboekhouding moet u een logboek maken met details over uw transacties. En u moet een kleine kasjournaalboeking opnemen wanneer u geld in het kleine kasfonds stopt en wanneer geld het fonds verlaat. Overweeg om kleine contante transacties minstens één keer per maand in uw boeken te noteren.

Dus, hoe werkt een kleine kasboekhouding?

Kleine kaslogboek

Maak een klein kaslogboek met details over wat er is gekocht, het bedrag van de aankoop, de datum waarop het is gekocht, de betreffende rekening (bijv. rekening voor kantoorbenodigdheden) en welke medewerker het geld heeft ontvangen.

Hier is een voorbeeld van een klein kaslogboek:

Journaalboeking voor het storten van geld in het kleine kasfonds

Wanneer uw kleine kassier geld in het kleine kasfonds stopt, moeten ze een journaalboeking in uw boeken maken. De boeking moet een stijging van uw Petty Cash-rekening en een daling van uw Cash-rekening laten zien. Om dit te laten zien, debiteert u uw Petty Cash-account en crediteert u uw Cash-account.

Het formaat van uw kleine kasboek moet vergelijkbaar zijn met de volgende invoer:

Wanneer het kasfonds te laag wordt, moet u het aanvullen tot het ingestelde bedrag. Maak vervolgens nog een journaalboeking voor debitering van de Petty Cash-rekening en creditering van de Cash-rekening.

Journaalboeking voor het verwijderen van geld uit het kleine kasfonds

U (of uw kleine kassier) moet ook journaalboekingen maken die laten zien waar de kasgelden naar toe gaan.

Als u journaalboekingen wilt maken die de aankopen van kleine fondsen weergeven, moet u de bijbehorende rekeningen debiteren (bijvoorbeeld de rekening voor kantoorbenodigdheden als u verbruiksartikelen koopt) en uw Petty Cash-rekening crediteren.

U kunt meerdere rekeningen debiteren, afhankelijk van hoe vaak u uw boeken bijwerkt voor kleine kasboekhouding.

Uw kleine kasboekhouding zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Voorbeelden van kleine kasboekhouding

Laten we zeggen dat u $ 75 aan uw kleine kasfonds toewijst. Wanneer u geld in het fonds stort, moet u een journaalboeking maken die uw Petty Cash-rekening debiteert en uw Cash-rekening crediteert.

Laten we nu aannemen dat u kleingeld uitdeelt voor de volgende uitgaven:

• $ 10,50 voor verzendkosten
• $ 45,50 voor pizza voor een teamvergadering
• $ 14,00 voor kantoorbenodigdheden

U moet uw kleine kaslogboek bijwerken om de bovenstaande uitgaven te specificeren. Uw kleine kaslogboek ziet er als volgt uit:

Nadat u kwitanties van uw werknemers hebt verzameld, werkt u uw boeken bij om het gebruikte kleingeld te tonen. U moet uw post-, maaltijden- en amusements- en kantoorbenodigdheden-accounts debiteren en uw Petty Cash-account crediteren.

Kleine contante afstemming

Uw kleine kasgegevens kunnen onnauwkeurig zijn als gevolg van diefstal door werknemers of boekhoudkundige fouten. Om discrepanties op te lossen, verzoent u uw kleine contanten.

Voor het afstemmen van kleine kasgelden trekt u het bedrag in uw kasfonds af van het bedrag dat in uw boeken staat. Hier ziet u hoeveel geld u uit het fonds heeft opgenomen. Vergelijk dit bedrag met het totale bedrag dat op uw bonnen staat om te bepalen of uw rekeningen gelijk zijn.

Belastingaftrek voor kleine contanten

Veel van uw zakelijke uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar, inclusief aankopen gedaan met uw kleine kasfonds.

U kunt enkele kleine contante aankopen aftrekken van uw bedrijfsbelastingen als u over de juiste gegevens beschikt om uw claims te staven.

Wilt u een eenvoudige manier om kleine kasgegevens in uw boeken op te nemen? De online boekhoudsoftware van Patriot is gebruiksvriendelijk en gemaakt voor de niet-accountant. Bovendien bieden we gratis ondersteuning in de VS. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!