Veertig procent van de eigenaren van kleine bedrijven is het ermee eens dat boekhouden (het proces van het registreren van transacties) en belastingen het slechtste deel van het werk zijn. Hoewel het misschien belastend is (geen woordspeling bedoeld!), is boekhouden een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Maar dat betekent niet dat je dingen onnodig moeilijk moet maken. Voor een eenvoudige boekhouding kunt u overwegen de contante boekhoudmethode te gebruiken.

Volgens de IRS gebruiken de meeste particulieren en veel kleine bedrijven de boekhoudmethode op kasbasis. Ben jij een van hen? Lees verder voor drie eenvoudige boekhoudkundige overwegingen om te maken.

Geïnteresseerd in eenvoudige boekhouding? Neem eerst deze 4 stappen

In volgorde van gemakkelijkst tot moeilijkst, zijn hier de drie primaire boekhoudmethoden waaruit u kunt kiezen:

1. Kasboekhouding
2. Hybride (aangepaste kasbasis) boekhouding
3. Accrual accounting

Als u een eenvoudige boekhouding voor kleine bedrijven wilt, kunt u de kans grijpen om de kasbasismethode te gebruiken. Maar voordat u dit doet, moet u de volgende vier stappen nemen.

1. Maak uzelf vertrouwd met elke boekhoudmethode

Allereerst:begrijp de basisprincipes van de kasbasis-, transactietoerekenings- en hybride boekhoudmethoden om uw opties te vergelijken.

Kasboekhouding: De methode op kasbasis is de gemakkelijkste methode om te begrijpen en te gebruiken. Het is tenslotte de methode die we allemaal gebruiken voor onze persoonlijke financiën.

Volgens deze boekhoudmethode moet u inkomsten registreren wanneer u deze ontvangt en uitgaven registreren wanneer u rekeningen betaalt. Gebruik alleen contante rekeningen bij het gebruik van deze boekhoudmethode.

Accrual accounting: Bij de methode van boekhouding op transactiebasis registreert u inkomsten en uitgaven wanneer een transactie plaatsvindt, zelfs als geld niet fysiek van eigenaar verandert. Hierdoor krijgt u een nauwkeuriger beeld van het totaal van uw bedrijf financiën.

De boekhoudmethode op transactiebasis is echter de meest complexe van de drie. U moet meer geavanceerde rekeningen gebruiken, zoals crediteuren, voorraad en langlopende schulden.

Hybride boekhouding: De gewijzigde boekhoudmethode op kasbasis combineert boekhouding op kasbasis en op transactiebasis. U kunt rekeningen zowel contant als op transactiebasis gebruiken.

Omdat belastingregels over het algemeen vereisen dat u voorraad boekt met behulp van de opbouwmethode, kunt u de voorraadrekening van de opbouwmethode en de contante rekeningen van de contante methode gebruiken voor al het andere.

2. Weeg voor- en nadelen af

Overweeg, voordat u het pad van eenvoudige boekhouding voor kleine bedrijven kiest, de voor- en nadelen van kasboekhouding.

Bekijk de volgende voordelen van kasboekhouding:

1. Eenvoudig te gebruiken: Weinig tijd? Er is een veel kleinere leercurve voor kasbasisboekhouding in vergelijking met op transactiebasis en hybride. Er zijn minder accounts om bij te houden en details om in te duiken.
2. Toont u contant geld bij de hand: Omdat op kasbasis alleen geld wordt verwerkt wanneer u het fysiek ontvangt of betaalt, kunt u gemakkelijk zien hoeveel contant geld u bij de hand heeft.
3. Er is een potentieel belastingvoordeel: U kunt mogelijk uw belastingplicht gedurende het jaar verminderen door de uitgaven die u fysiek betaalt en het geld dat u fysiek ontvangt te versnellen.

Bekijk de volgende nadelen van boekhouden op kasbasis:

1. Het is niet GAAP-compatibel: Kasboekhouding is niet acceptabel volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). Overheidsbedrijven moeten GAAP volgen. Als uw bedrijf niet openbaar is, kunt u ervoor kiezen om GAAP te volgen.
2. Financiële overzichten kunnen u een onvolledig beeld geven: Op kasbasis kunt u zien hoeveel contant geld u bij de hand heeft. Maar het toont niet het geld dat u verschuldigd bent of het geld dat klanten u verschuldigd zijn.
3. Overschakelen kan lastig zijn: Als u besluit om in de toekomst een wijziging van de boekhoudmethode op transactiebasis te doen, moet u een paar stappen doorlopen (d.w.z. uw boeken overzetten en een wijziging aanvragen bij de IRS).

3. Begrijp de IRS-regels over wie het kan gebruiken

Niet alle bedrijven kunnen de boekhoudmethode op kasbasis gebruiken. De IRS legt bepaalde beperkingen op aan het gebruik van de contante methode.

Over het algemeen kunnen de volgende entiteiten de contante methode niet gebruiken:

1. Bedrijven (exclusief S Corps) die niet slagen voor de test voor bruto-inkomsten*
2. Samenwerkingen met een bedrijf als partner die niet slagen voor de test voor bruto-inkomsten*
3. Belastingschuilplaatsen
4. Bedrijven die een inventaris bijhouden**

*Dus, wat is de deal met de test voor bruto-inkomsten? De IRS maakt een uitzondering voor bedrijven en partnerschappen (ook wel de contante methode laten gebruiken) die slagen voor de bruto-ontvangstentest. Om te slagen, moet u over de drie voorgaande belastingjaren gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten hebben van $ 26 miljoen of minder.

**Bedrijven die een voorraad bijhouden, moeten boekhouding op transactiebasis gebruiken. Kleine bedrijven (d.w.z. bedrijven met een gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten van $ 26 miljoen of minder in de voorgaande drie belastingjaren) kunnen er echter voor kiezen geen inventaris bij te houden.

Een gekwalificeerd persoonlijk servicebedrijf (PSC) kan ook de boekhoudmethode op kasbasis gebruiken. Om als PSC te kwalificeren, moet u voldoen aan de IRS-functie- en eigendomstests:

• Functietest: 95% van je activiteiten moeten betrekking hebben op de uitvoeringen op het gebied van gezondheid, recht, techniek, architectuur, boekhouding, actuariële wetenschappen, podiumkunsten of consulting.
• Eigendomstest: Een aanzienlijk deel van uw voorraad moet gedurende het jaar te allen tijde direct of indirect eigendom zijn van gekwalificeerde werknemers (bijvoorbeeld degenen die diensten verlenen in een veld dat in aanmerking komt voor de functietest).

Raadpleeg IRS-publicatie 538 voor meer informatie over of u de boekhoudmethode op kasbasis kunt gebruiken.

4. Bepaal of uw software dit ondersteunt

Last but not least, moet u er misschien voor zorgen dat uw boekhoudsoftware de boekhoudmethode op kasbasis ondersteunt. Praat met uw leverancier van boekhoudsoftware en bekijk Help-artikelen om dit te verifiëren.

Pro-tip: Misschien houdt u van kasboekhouding vanwege zijn eenvoud. Maar misschien geeft uw accountant de voorkeur aan een boekhouding op transactiebasis. Overweeg om u aan te melden bij een boekhoudsoftwaresysteem waarmee u rapporten kunt bekijken in zowel kas- als transactieboekhouding (zoals Patriot's gepatenteerde Dual-Ledger Accounting!).