Als u klanten bij uw kleine bedrijf krediet aanbiedt, heeft u debiteuren (AR). Soms betalen klanten op tijd, soms niet. Veroudering van debiteuren speelt een rol wanneer een klant een achterstallige factuur heeft. Blijf lezen om alles te weten te komen over veroudering van AR en hoe het uw bedrijf kan helpen.
Voordat u door het konijnenhol van veroudering van debiteuren gaat, moet u weten wat debiteuren zijn. Debiteuren zijn al het geld dat aan uw bedrijf verschuldigd is uit een verkoop op krediet. De boekingen in uw AR worden vorderingen genoemd. De vorderingen in uw boeken vertegenwoordigen openstaande facturen. U heeft debiteuren als u krediet verleent aan klanten (u factureert bijvoorbeeld een klant en zij betalen u op een later tijdstip).
De "veroudering" van debiteuren verwijst naar het aantal dagen dat een factuur achterstallig is. Bedrijven kunnen veroudering van debiteuren gebruiken om achterstallige rekeningen op te sporen en te innen.
Maak een verouderingsrapport van debiteuren om de ouderdom van openstaande facturen te zien. Over het algemeen is het rapport opgedeeld in een paar intervallen:
Intervallen, ook wel verouderingsschema genoemd, variëren afhankelijk van uw voorkeur of het boekhoudplatform dat u gebruikt. Hoe dan ook, de achterstallige intervallen laten u zien hoeveel achterstallig is, hoe lang het een openstaand saldo is en welke rekeningen onmiddellijke aandacht nodig hebben (neem bijvoorbeeld contact op met de klant voor betaling).
Om een ouderdomsrapport voor debiteuren op te stellen, moet u de naam van de klant, het uitstaande saldo en de ouderdomsschema's hebben.
Een AR-verouderingsrapport kan worden onderverdeeld in de volgende categorieën:
Dus, hoe zou uw veroudering van AR eruit moeten zien? Goede vraag. Bekijk dit voorbeeld van het verouderingsrapport van debiteuren om de algemene lay-out te zien:
| Naam klant | Totaal saldo | Huidige | 1 – 30 dagen | 31 – 60 dagen | 61 – 90 dagen | 90+ dagen |
| Klant 1 | $ 2.200 | $300 | $ 1.900 | $0 | $0 | $0 |
| Klant 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Klant 3 | $1.000 | $0 | $0 | $1.000 | $0 | $0 |
| Klant 4 | $500 | $500 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Totalen | $3.700 | $800 | $ 1.900 | $1.000 | $0 | $0 |
Als u uw boeken handmatig bijwerkt, houd dan regelmatig (bijvoorbeeld ten minste maandelijks) uw verouderde debiteuren bij. Op die manier blijft u op de hoogte van hoeveel elke klant u verschuldigd is en hoe laat hun betalingen zijn.
Overweeg om te investeren in boekhoudsoftware om het verouderingsproces van debiteurenrapportage te vereenvoudigen. Software kan uw debiteuren organiseren en u helpen op de hoogte te blijven van uw achterstallige klantfacturen.
Kijk bij het bekijken van uw verouderingsrapport wie uw bedrijf het meeste geld schuldig is. Zijn de bedragen actueel? Of staan deze rekeningen 90 dagen of langer open? Focus op het innen van de hoogste betalingen. Kijk om te zien hoe lang facturen achterstallig zijn voordat u actie onderneemt.
Bedenk een plan over hoe u contact met klanten zult opnemen over hun achterstallige bedrag. U kunt bijvoorbeeld een factuurherinnering naar hun e-mail sturen of de klant bellen. Als u problemen ondervindt om klanten te laten reageren, moet u mogelijk een incassobureau inhuren of het bedrag als oninbare vorderingen in uw boeken schrijven (waar we later op terugkomen).
Een verouderd debiteurenschema kan u inzicht geven in kredietbeleidskwesties en financiën. U kunt uw verouderingsschema gebruiken om:
Gebruik uw verouderingsschema om klanten te identificeren die hun facturen te laat betalen. Mogelijk ziet u een patroon van gemiste betalingen bij een of meer klanten. Als u ziet dat er meerdere klanten zijn met achterstallige bedragen, kan dit een teken zijn om uw kredietbeleid aan te passen.
Het verouderingsschema kan u ook recente wijzigingen in uw debiteuren laten zien en u helpen problemen eerder vroeger dan later op te sporen. Door problemen vroegtijdig op te sporen en op te lossen, kunt u uw bedrijf later beschermen tegen cashflowproblemen.
Een dubieuze rekening is een rekening waarvan u verwacht dat deze nooit zal worden afbetaald. U kunt ouderdom gebruiken om in te schatten wat uw toelage voor dubieuze rekeningen zal zijn.
Om dit te doen, moet u de kans weten dat een account niet wordt afbetaald. Gebruik uw verouderingsschema om het percentage klanten te bepalen dat niet betaalt. Stel bijvoorbeeld dat u weet dat rekeningen binnen het bereik van 31 tot 60 dagen 13% niet worden geïnd. Gebruik die 13% (samen met uw voorspellingen voor de andere bereiken) om het geschatte totale bedrag te berekenen dat u niet van klanten kunt innen. Bedragen die u niet kunt innen, worden oninbare vorderingen.
Door de ouderdom van debiteuren te analyseren, kunt u de klantbetalingen verhogen en dubieuze debiteuren verminderen. Door te kijken hoe laat een rekening is, kunt u beslissen welke klanten u wilt nastreven. Om klanten achterstallige facturen te laten betalen, kunt u:
Als u merkt dat uw klanten vaak achterstallige rekeningen hebben, kunt u overwegen uw regels voor kredietverlening te herzien. Overweeg de hoeveelheid tijd om facturen te betalen aan te passen of het kredietbedrag dat u aan klanten geeft te beperken.
U kunt ook uw kredietbeleid aanpassen door regels over rente toe te voegen. Het aannemen van een rentebeleid kan voorkomen dat klanten te laks zijn met het betalen van hun facturen.
Zoals u kunt zien, staat een AR-verouderingsrapport boordevol nuttige informatie. Een ouderdomsrapport van debiteuren geeft u een momentopname van hoeveel geld uw klanten verschuldigd zijn. Om nog maar te zwijgen, het kan je helpen:
Een gemakkelijke manier nodig om achterstallige facturen van klanten bij te houden? Met de online boekhouding van Patriot kunt u uw boeken stroomlijnen en heeft u een handig rapport over de debiteurenveroudering met een uitsplitsing van datum tot datum. Probeer het vandaag nog gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 14 augustus 2015.
Hoe cross-channelmarketing uw kleine onderneming kan helpen
Hoe samenwerkingstools uw kleine bedrijf kunnen helpen groeien
Hoe apps kunnen helpen om uw klanten tevreden te houden
Hoe u uw kind kunt helpen een (juridisch) bedrijf te starten
Kunnen online juridische diensten uw bedrijf echt helpen?
Hoe een levensverzekering u kan helpen bij uw pensioen
Hoe een beloningskaart uw kleine bedrijf door moeilijke tijden kan helpen