Als ondernemer heeft u waarschijnlijk al eerder aankopen op krediet gedaan voor uw bedrijf. En als u veel aankopen op krediet doet, kan het overweldigend zijn om bij te houden hoeveel u elke leverancier verschuldigd bent. De oplossing? Een ouderdomsrapport van de crediteuren.
Dus, wat is een AP-verouderingsrapport? Welnu, voordat we die vraag kunnen beantwoorden, moet u volledig begrijpen wat crediteuren zijn.
Crediteuren, of AP, is geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers. Uw crediteurenadministratie bestaat uit schulden uit de aankoop van zaken als voorraad, benodigdheden en diensten om uw bedrijf te runnen. Wanneer u een aankoop doet en niet onmiddellijk betaalt (oftewel iets op krediet koopt), neemt uw te betalen rekening toe. De leverancier of leverancier factureert u en u betaalt ze later terug.
Een overzichtsrapport over de ouderdom van de crediteuren toont de saldi die u aan anderen verschuldigd bent. Het rapport helpt u bij het ordenen en visualiseren van de bedragen die u verschuldigd bent. Typisch omvat een veroudering van crediteuren:
Het gebruik van een gedetailleerd rapport over de ouderdom van de crediteuren kan u een eenvoudige manier bieden om uw schulden te volgen en te beheren. Op die manier kunt u leveranciers tijdig betalen en kosten voor achterstallige betalingen vermijden.
Dus, wat is het verschil tussen een AP-verouderingsrapport en een debiteurenverouderingsrapport? Een ouderdomsrapport over debiteuren (AR) is het tegenovergestelde van een rapport over veroudering van crediteuren.
In plaats van te laten zien wat u anderen verschuldigd bent, toont een rapport over de ouderdom van debiteuren de saldi van hoeveel anderen uw bedrijf verschuldigd zijn. Uw AR-verouderingsrapport bevat details over het krediet dat u aan klanten verstrekt wanneer ze iets van u kopen.
Een verouderd crediteurenrapport is een handig hulpmiddel voor het organiseren en beheren van de schulden van uw bedrijf. Uw AP-verouderingsoverzicht kan u ook helpen:
Nogmaals, het verouderingsrapport van de crediteuren heeft een paar verschillende componenten. Sommige delen van het AP-verouderingsschema bevatten kolommen die uw leveranciers en de leeftijd van de factuur, leveranciersnamen en schuldbedragen ordenen. Elke leverancier of leverancier heeft zijn eigen rij met het totaal dat u verschuldigd bent en hoeveel de schuld achterstallig is, indien van toepassing.
In het verouderingsschema voor crediteuren zijn er doorgaans verschillende kolommen die schulden categoriseren op basis van de ouderdom van de factuur. Elke kolom vertegenwoordigt een tijdsbestek nadat u een factuur hebt ontvangen. Gewoonlijk gaan de kolommen in stappen van 30 dagen:
De huidige kolom toont huidige saldi die 0 – 30 dagen oud zijn (ook wel niet achterstallig). Dit zijn nieuwe saldi van bestellingen die in de afgelopen 30 dagen zijn geplaatst.
De andere kolommen zijn facturen die meer dan 30 dagen oud zijn en doorgaans achterstallig zijn. Ze variëren in dagen, afhankelijk van hoe achterstallig de factuur is. Als een saldo bijvoorbeeld onder de kolom 1 – 30 dagen staat, is het 1 – 30 dagen achterstallig.
Uw rapport houdt een lopend saldo bij van het bedrag dat u leveranciers verschuldigd bent. Wanneer u goederen of diensten op krediet koopt, kan het zijn dat u een leverancier voor meerdere transacties verschuldigd bent. In uw rapport kunt u doorgaans het totaal zien dat u aan elke leverancier verschuldigd bent in de kolom 'Totaalsaldo'.
Uw rapport kan u helpen te zien welke betalingen achterstallig zijn en te bepalen welke saldi als eerste moeten worden afbetaald.
Hoewel het AP-verouderingsoverzicht van elk bedrijf kan verschillen, ziet uw rapport er doorgaans ongeveer zo uit:
In het bovenstaande voorbeeld van een verouderingsrapport voor crediteuren wordt voor elke leverancier een totaalsaldo vermeld. En het rapport bevat hoeveel achterstallig is voor elke leverancier en hoe lang het achterstallig is.
Wanneer u een factuur betaalt, verwijdert u het huidige of achterstallige bedrag uit uw rapport. Stel bijvoorbeeld dat u de factuur van $ 100 heeft betaald die 61 - 90 dagen achterstallig is voor leverancier 3. Nadat u leverancier 3 de $ 100 heeft betaald, moet u ervoor zorgen dat u de kolom 61 - 90 dagen wijzigt in $ 0.
Als u boekhoudsoftware gebruikt, verwijdert de software automatisch het saldo uit het ouderdomsrapport van de crediteuren wanneer u de betaling in uw boeken vastlegt.
Wanneer u een ouderdomsrapport voor crediteuren gebruikt, moet u een aantal andere dingen in gedachten houden om ervoor te zorgen dat uw rapport nauwkeurig en nuttig is.
De meeste AP-verouderingsrapporten bevatten niet de voorwaarden van de leverancier, omdat ze ervan uitgaan dat betalingen binnen 30 dagen moeten worden betaald. Maar dit is niet altijd het geval bij een leverancier. Om late betalingen te voorkomen, moet u de kredietvoorwaarden van uw leverancier begrijpen. En als een leverancier verschillende voorwaarden heeft, noteer dat dan.
Zorg er ook voor dat u uw AP-verouderingsrapport regelmatig bijwerkt. Als u een factuur betaalt, verwijdert u het bedrag uit het rapport. Als een factuur onbetaald blijft, verplaatst u deze naar de juiste kolom (bijvoorbeeld 1 – 30 dagen achterstallig). Nogmaals, als u software gebruikt, zou dit automatisch voor u moeten worden gedaan wanneer u een betaling aan uw leverancier registreert.
Heeft u een gemakkelijke manier nodig om uw crediteuren- en andere transacties bij te houden? Patriot's online boekhouden -software is ontworpen met het oog op bedrijven en accountants. Gebruiksvriendelijke, betaalbare en gratis ondersteuning in de VS - waar moet je niet van houden? Probeer het vandaag nog gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 13 juni 2017.
Een strategisch plan maken voor uw kleine bedrijf
5 stappen om uw bedrijf voor te bereiden op 2020
De beste betaalrekeningen voor uw bedrijf
Welke financiering kunt u krijgen voor franchises?
Waar u op moet letten op een bankrekening voor uw kleine onderneming
4 boekhoudtips voor het opstarten van uw bedrijf
Certificering voor kleine bedrijven:wat kan de SBA doen voor uw inkomsten?