Als verkoper stel je facturen op waarin betaling wordt gevraagd van klanten die aankopen op krediet doen. En als koper moet u mogelijk ook enkele documenten maken, zoals een inkooporder (PO). Wat is een inkooporder?

Lees verder om de ins en outs van inkooporders te leren, hoe u ze kunt maken en het verschil tussen facturen en PO's.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een document dat kopers gebruiken om een ​​bestelling te plaatsen bij een verkoper of leverancier. PO's bevatten essentiële aankoopgegevens zoals contactgegevens, de datum, productinformatie en algemene voorwaarden. Over het algemeen zijn inkooporders juridisch bindende documenten nadat de verkoper de overeenkomst heeft geaccepteerd.

Als u voorraad voor kleine bedrijven moet kopen, kunt u aangeven wat u wilt door een inkooporder te maken. U moet een kopie maken van de PO die u aanmaakt en deze opslaan voor uw eigen administratie.

Aan de andere kant kunt u PO's ontvangen van uw klanten, de kopers. Wanneer u een bestelling ontvangt, maakt u de gevraagde producten klaar voor levering of afhaling, neemt u contact op met de klant en factureert u deze. Bewaar ontvangen inkooporders voor uw administratie en documenteer het proces.

Aankooporder versus factuur

Veel mensen verwarren inkooporders met facturen. Maar het verschil tussen inkooporders en facturen begrijpen is de sleutel tot het invullen van de juiste formulieren. Dus, wat is een factuur?

Een factuur is een factuur. Kopers maken PO's om producten van verkopers aan te vragen. Verkopers maken facturen om betaling van kopers te vragen.

Gebruik deze visual om te zien hoe inkooporders en facturen samenwerken in het inkooporderproces:

Inkooporder aanmaken

Als koper moet u weten welke informatie u op een bestelling moet plaatsen.

Inkooporderformaten kunnen variëren, maar u moet de volgende standaardinformatie opnemen:

Product, hoeveelheid en prijzen: Vermeld informatie over de producten die u wilt kopen. Vermeld hoeveel van elk product u wilt, evenals de prijs van elke eenheid.

Totale prijs: Tel de prijzen van de producten die je bestelt bij elkaar op en vermeld het totaal onderaan.

Datum: Dit ligt misschien voor de hand, maar u moet de voorbereidingsdatum van de bestelling vermelden.

Aankoopordernummer: Nummer uw inkooporders zodat zowel u als de verkoper ze kunnen volgen.

Contactgegevens koper: Vermeld contactgegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Contactgegevens verkoper: Vermeld de naam van de verkoper, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Verzendgegevens: De meeste verkopers verzenden producten na ontvangst van inkooporders. Vermeld waar u de verkoper uw bestelling naartoe wilt sturen. Of geef aan of je je bestelling wilt ophalen.

Algemene voorwaarden voor aankooporder: Dit onderdeel van de PO is essentieel. Geef de voorwaarden op waaraan de verkoper moet voldoen om de PO juridisch bindend te maken. Voeg algemene voorwaarden toe, zoals prijs, leveringsschema (wanneer u de bestelling verwacht te ontvangen) en betalingstermijn.

Voorbeeld van aankooporder

Hier is een voorbeeld van een bestelling:

Een inkooporder maken en uw boeken bijwerken

Maak geen journaalboeking wanneer u een inkooporder opstelt en verzendt. Wacht in plaats daarvan totdat aan uw algemene voorwaarden is voldaan.

Crediteer uw crediteurenrekening zodra u een factuur heeft ontvangen. Nadat u uw bestelling heeft betaald, maakt u de oorspronkelijke journaalboeking ongedaan door uw crediteurenrekening te debiteren.

Wat te doen als u een PO ontvangt

Het ontvangen van een PO van een klant start de inkooporderprocedure.

Wanneer u een inkooporder ontvangt, bereidt u de bestelling voor op basis van de algemene voorwaarden.

Als u de levering naar de koper verzendt, dient u deze op de hoogte te stellen wanneer u de PO ontvangt. Laat uw klant ook weten wanneer u de bestelling verzendt. Overweeg een trackingnummer op te nemen, zodat de koper de zending online kan volgen.

Zodra de koper zijn bestelling heeft ontvangen, kun je een factuur opstellen om naar hem te verzenden.

Bewaar de bestelling van de koper in uw administratie. Als de koper denkt dat u de algemene voorwaarden van de inkooporder niet hebt gevolgd of een fout hebt gemaakt, kunt u verwijzen naar de oorspronkelijke bestelling. En maak een kopie van de factuur die u aanmaakt voor uw administratie. Op die manier weet u wanneer de betaling van de koper te laat is.

Een inkooporder ontvangen en uw boeken bijwerken

Dus, wanneer moet u uw boekhouding bijwerken tijdens het inkooporderproces?

Maak geen journaalboeking wanneer u een inkooporder ontvangt. Maak alleen een journaalboeking wanneer u de producten verzendt of wanneer de koper ze ontvangt (afhankelijk van de algemene voorwaarden van de bestelling).

Na het verzenden van de bestelling debiteert u uw debiteurenrekening. Wanneer u betaling van de koper ontvangt, crediteert u uw debiteurenrekening om de oorspronkelijke journaalboeking terug te boeken.

Het succes van uw bedrijf hangt af van nauwkeurige financiële gegevens. Weet u hoeveel geld er in en uit uw kleine bedrijf komt? Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u uw boeken gemakkelijk beheren. Start nu uw zelfgeleide demo!

Vind ons leuk op Facebook voor meer informatie over kleine bedrijven! We maken graag nieuwe vrienden.