Op 20 september 2019 werd de laatste stap gezet om het protocol van 2009 bij het Zwitsers-Amerikaanse dubbelbelastingverdrag in werking te laten treden toen regeringsvertegenwoordigers de akten van bekrachtiging uitwisselden. Het protocol is met onmiddellijke ingang van toepassing en stelt de IRS onder meer in staat om groepsverzoeken te doen onder FATCA met betrekking tot niet-instemmende Amerikaanse accounts en niet-instemmende NPFFI's.

In deze blog lichten we de top 5 uitdagingen uit en top 5 tips voor een Zwitserse financiële instelling (FI) in afwachting van de FATCA-groepsverzoeken.

Zie onze eerdere blogpost om erachter te komen welke andere wijzigingen het protocol heeft gebracht.

De ratificatie van het protocol stelt de IRS eindelijk in staat te profiteren van de respectieve bepalingen in de Zwitsers-Amerikaanse IGA en groepsverzoeken te doen met betrekking tot niet-instemmende Zwitserse FI's die zijn opgenomen in de Form 8966-poolrapportage tussen 2014 en 2018.

Op basis van de ervaringen met andere Model 2 IGA-landen verwachten we dat de eerste groepsverzoeken van de IRS eerder vroeg of laat zullen aankomen bij de Zwitserse federale belastingdienst (SFTA), die ze onmiddellijk doorstuurt naar de betrokken FI's. Voorbereiding om te reageren op verzoeken van FATCA-groepen zou dus de komende weken een topprioriteit moeten zijn voor FATCA-verantwoordelijke functionarissen en hun teams.

Top 5 uitdagingen

Voorbereiding op de FATCA-groepsverzoeken brengt tal van uitdagingen met zich mee, waaronder:

• Responstijd: Zwitserse FI's hebben slechts 10 dagen om te reageren op verzoeken van de SFTA en de nodige informatie te verstrekken, en er kunnen boetes worden opgelegd voor te late indiening.
• Retroactiviteit: Groepsverzoeken zijn mogelijk van invloed op alle niet-instemmende Amerikaanse rekeningen die zijn gemeld voor 2014 tot en met 2018, evenals niet-instemmende NPFFI's die zijn gemeld voor 2015 en 2016. FI's zullen dus verplicht zijn de populatie van betrokken rekeningen opnieuw samen te stellen en historische informatie over hen te verzamelen. Dit kan een speciale uitdaging vormen voor FI's die systeemmigraties of personeelsverloop hebben ondergaan, of die betrokken waren bij fusies of bulkacquisities van accounts.
• Gegevensverzameling: Per rekening en jaar moeten in principe aparte informatiepakketten worden opgesteld, waardoor de hoeveelheid voorbereidend werk voor FI's exponentieel toeneemt. Verder moeten niet alleen de reguliere FATCA-rapportagegegevens (FATCA-XML) worden opgesteld, maar is ook aanvullende informatie (SEI-XML en pdf-documentatie) nodig om de SFTA in staat te stellen te beoordelen of er daadwerkelijk administratieve bijstand kan worden verleend. Ten slotte is het waarschijnlijk dat niet alle te rapporteren gegevens direct beschikbaar zijn in de systemen van de FI's (bijv. relatie met andere rekeningen, toegepaste due-diligencebepalingen of -definities, reden voor rapportage, enz.) en dat daarom gegevensmapping en handmatige verbeteringsoefeningen vereist zijn.
• Formaatvereisten:  Rapporteerbare informatie moet worden aangeleverd aan de SFTA in XML-formaat en in een OCR-leesbaar pdf-bestand. Zelfs FI's met slechts een klein aantal betrokken accounts moeten aan die specificaties voldoen en ervoor zorgen dat ze over technologie beschikken om informatie in het voorgeschreven formaat om te zetten.
• “Hiaten” in de begeleiding: Hoewel de gebruikershandleiding van de SFTA op het eerste gezicht veelomvattend lijkt, blijven er enkele praktische vragen open. FI's willen misschien met hun belastingadviseur bespreken hoe deze 'gaten' moeten worden gedicht.

Top 5 tips

Zwitserse FI's moeten verstandig gebruik maken van de resterende tijd voordat de groepsverzoeken binnenkomen, inclusief het verzorgen van de volgende aspecten:

• Toewijzing van middelen: FI's moeten ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn toegewezen binnen de organisatie, inclusief de respectievelijke plaatsvervangers en "noodplannen" (voor het geval groepsverzoeken niet onmiddellijk worden gedaan, maar bijvoorbeeld vlak voor de kerstvakantie zouden aankomen). Dit kan ook het deprioriteren van andere taken van betrokken personen inhouden, of het inschakelen van extra interne of externe middelen.
• Informeer SFTA over contactpersoon: Om ervoor te zorgen dat groepsverzoeken direct bij de verantwoordelijke binnen de organisatie terechtkomen en er geen kostbare tijd verloren gaat, kunnen FI's de SFTA vooraf informeren over de contactpersoon via [email protected].
• Gebruik van commentaarfunctie: We raden aan om de commentaarvelden in de SEI-XML te gebruiken om achtergrondinformatie te geven over complexere gevallen, zodat er zo min mogelijk vervolggesprekken met de SFTA nodig zijn. Bovendien moeten de opmerkingenvelden worden gebruikt wanneer bepaalde documenten niet beschikbaar zijn (bijvoorbeeld als de FI telefonisch op de hoogte is gesteld van het Amerikaanse indicium).
• Kwaliteitsborgingscontrole: Dit omvat het afstemmen van het aantal gerapporteerde rekeningen en de gerapporteerde bedragen met de originele Form 8966-rapportage, het valideren dat de XML-bestanden voldoen aan de formaatspecificaties en in het algemeen ervoor zorgen dat de te rapporteren gegevens correct zijn. FI's willen misschien een onafhankelijke externe beoordelaar inschakelen om te helpen bij deze taak (bijv. voorbeeldtests van bepaalde accountbestanden)
• Voorbereiding van de daadwerkelijke inzending: Ten slotte mogen FI's de bestandsnaamconventie en encryptievereisten niet vergeten, moeten ze zich vertrouwd maken met het proces voor het uitwisselen van referenties (dat moet worden uitgevoerd vóór de daadwerkelijke indiening), en als de tijd het toelaat, een testindiening doen bij de SFTA.

Deloitte-weergave

Hoewel de ratificatie van het protocol in het laatste derde deel van 2019 werd verwacht, had niemand verwacht dat dit zo snel en zonder voorafgaande kennisgeving van de autoriteiten zou gebeuren. Toch tikt de klok door.
Zwitserse FI's moeten dit onderwerp nu bovenaan hun fiscale agenda plaatsen, de nodige interne middelen mobiliseren en met hun adviseur praten voor het geval ze verwachten dat ze niet op tijd klaar zullen zijn zonder externe ondersteuning.

Door:Robin King, Senior Manager Financial Services Tax.

Belangrijke contacten