Excel gebruiken voor boekhouding? EEN GROOT NEE!!!

Microsoft Excel en andere Spreadsheet-software kunnen u een gemakkelijke interface bieden om in de vroege fasen met uw boekhouding te beginnen, maar naarmate u verder gaat en vooruitgang boekt, zijn de vereiste en benodigde functies complexer en kunnen ze dus niet worden bereikt door met behulp van een spreadsheet-software.

We hebben ons onderzoek gedaan op basis van de feedback van onze bestaande klanten die Excel gebruikten voordat ze bij ZapERP bij ons aan boord kwamen en we ontdekten deze 5 belangrijke problemen die uw bedrijfsgroei belemmeren als u Excel gebruikt.

1. Spreadsheets kunnen de cashflow niet nauwkeurig voorspellen

Meer dan 80% van de bedrijven die het niet overleven, noemt slecht cashflowbeheer als primaire reden (bron). Het is niet dat deze bedrijven geen geld verdienen, het is dat het steeds moeilijker wordt om te voorspellen en te budgetteren naarmate het bedrijf groeit.

2. Excel is eigenlijk niet zo eenvoudig (of intuïtief)

Het maakt niet uit of je numeriek analfabeet bent of niet, Excel vereist programmeerkennis, vooral als je het nodig hebt voor financiële rapportage. Formules, filters, gegevensverbindingen, enz. maken het opzetten van een spreadsheet voor uw basisboekhoudkundige behoeften een nachtmerrie! Het kan ook zijn dat u uw sjabloon voortdurend aan het aanpassen bent om het gewenste resultaat te krijgen - het is ronduit tijdrovend en frustrerend om het goed te krijgen. Of u kunt boekhoudsoftware gebruiken met alle ingebouwde tools voor rapporten en financiële organisatie die u nodig heeft.

3. Als je Excel gebruikt, rijst de vraag:wie is de eigenaar van de Master Spreadsheet?

Hoe weet u welke versie van het document up-to-date is? Wat als meer dan één persoon in uw bedrijf het tegelijk moet gebruiken? Terwijl Excel vereist dat je de meest recente versie heen en weer e-mailt, kun je met ZapERP eenvoudig online inloggen tussen apparaten. Het laat je ook weten dat de cijfers die je bekijkt actueel zijn.

4. Beveiligingsproblemen Niet alle gegevens zijn geschikt voor iedereen in uw bedrijf om te zien.

HR-informatie, zoals vergoedingen, burgerservicenummers en huisadressen, zou bijvoorbeeld niet voor zomaar elke werknemer toegankelijk moeten zijn. Een gebrekkige beveiliging brengt niet alleen uw werknemers in gevaar, maar brengt ook uw bedrijf in gevaar voor een rechtszaak of boete. Dus wat is het antwoord van Excel op spreadsheetbeveiliging? Toegang tot wachtwoordbeveiliging. Met andere woorden, mensen kunnen de hele spreadsheet zien of ze worden volledig geblokkeerd. Onnodig te zeggen dat dit niet ideaal is in situaties waarin gebruikers verschillende niveaus van toegang nodig hebben die tussen alles en niets in liggen.

5. Excel-spreadsheets zijn foutgevoelig

Handmatige gegevensinvoer, menselijke fouten en fouten in formules kunnen uw financiële tracking en planning ernstig verstoren. Cloudgebaseerde boekhoudsoftwaretools zoals ZapERP, Xero of Intuit QuickBooks beperken fouten bij het invoeren en bijhouden van gegevens, omdat ze de meeste moeilijke dingen automatisch voor u doen. U krijgt ook een dashboardoverzicht van al uw financiële gegevens, van onkostendeclaraties tot urenstaten, budgetten tot kasstroomoverzichten - zoveel gemakkelijker dan het beheren van een map vol Excel-spreadsheets.

Met online software gaat alles automatisch:datafeeds, back-ups naar de cloud, synchronisaties met andere zakelijke apps. Excel komt niet eens in de buurt. Ook profiteer je van nieuwe features en updates van de software provider (gratis) en zonder onderbreking van bedrijfsprocessen. Het gebeurt allemaal in de cloud, er zijn geen nieuwe licenties of upgradekosten vereist. Onderweg toegang tot uw boekhoudgegevens nodig? Berg uw laptop op, cloudgebaseerde boekhoudsoftwarediensten zijn ook toegankelijk vanaf uw telefoon of tablet. U kunt uw accountant of boekhouder ook toegangsrechten geven - een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde gegevens gebruikt, terwijl het delen van een Excel-spreadsheet snel de deuren opent naar de hel van versiebeheer. Bezorgd over de prijs? Wees niet. Startpakketten beginnen bij minder dan $ 1 per maand, terwijl robuustere overeenkomsten worden geprijsd op ongeveer $ 20 per maand en de meeste providers bieden een gratis proefperiode van 14 dagen. Ben je klaar om de overstap te maken vanuit Excel? Klik hier om door te gaan met aanmelden.

Gerelateerd: 4 belangrijkste verschillen tussen ERP- en boekhoudsoftware