Het is gemakkelijk om boekhouding of het bijhouden van gegevens te zien als een 'noodzakelijk kwaad', gecreëerd en onderhouden om te voldoen aan de overheidsrapportage, voornamelijk belastingen.

Maar het is een feit dat u niet alleen wettelijk verplicht bent om te doen, maar dat er boekhoud- en administratiesystemen zijn gemaakt zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over klanten, marketing, prijzen en leveranciers.

In dit bericht leer je de taken die verband houden met het boekhoud- en administratiesysteem van een bedrijf, overwegingen met betrekking tot wie het werk moet doen en de verschillen tussen een accountant en een boekhouder.

We helpen ook bij het beantwoorden van een belangrijke vraag:moet je een accountant inhuren?

Boekhoudingstaken

Het succesvol beheren van een klein bedrijf omvat het beheren van uw geld. Uw boekhoudsysteem is van cruciaal belang om te weten hoeveel contant geld u elke avond op de bank heeft en of u aan uw verwachte uitgaven kunt voldoen.

Voor het opzetten en onderhouden van een effectief boekhoud- en administratiesysteem zijn drie algemene activiteiten vereist.

1. Het systeem instellen:het creëren van een proces om transacties te volgen en prognoses te maken, kan worden bereikt met behulp van een notebook, spreadsheets of boekhoudsoftware.

2. Transacties invoeren:Transacties die worden ingevoerd, kunnen verkopen omvatten, kosten van gekochte materialen, vergoedingen en voordelen voor werknemers, gewerkte uren, huur, IT, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en andere betaalde onkosten.

3. Rapportage van werkelijke resultaten of de prognoses van toekomstige resultaten:rapporten kunnen betrekking hebben op de status van potentiële klanten, gerealiseerde verkopen, verkopen waar klanten nog niet hebben betaald, kostenvergelijkingen met het budget en dezelfde periode vorig jaar, allerlei belastingrapporten, financiële overzichten , en informatie die nodig is om te voldoen aan bankleningen.

Uitbesteden of niet?

Wanneer u uw bedrijf opricht, is een van uw eerste beslissingen om te bepalen wie deze boekhoudactiviteiten moet uitvoeren. De drie keuzes zijn om het zelf te doen, iemand in uw team aan te wijzen om het te doen, of uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Vaak ben je bij een start-up de enige werknemer en is er weinig geld beschikbaar, dus in eerste instantie doet de oprichter vaak alle boekhouding.

Zodra u over voldoende vrije middelen beschikt, kunt u overwegen de taak uit te besteden. De sleutel is om te beslissen of de boekhouding het beste gebruik van uw tijd is.

U bent uw bedrijf begonnen omdat u goed bent in verkopen, apps ontwikkelen, een product vervaardigen, adviseren of welke andere activiteiten dan ook verkopen. Is het waardevoller om uw tijd te besteden aan het produceren van verkopen of het doen van boekhouding? Tenzij u werkzaam bent in de financiële dienstverlening, is het onwaarschijnlijk dat boekhouden uw kracht is.

Als u besluit uit te besteden, zijn er twee soorten financiële professionals die u kunt overwegen:een gecertificeerde openbare accountant (CPA) en een boekhouder. Elk heeft enorm verschillende vaardigheden en tarieven, en je zult beide willen behouden, maar voor verschillende taken.

Gecertificeerd openbaar accountant

Een CPA is gecertificeerd door een examencommissie van de staat als te hebben voldaan aan de wettelijke vereisten van de staat. Deze professionals hebben bij wet bepaalde verantwoordelijkheden gekregen, zoals het vermogen om financiële overzichten te certificeren, en kunnen aansprakelijk worden gesteld voor beroepsfouten.

Accountants zijn, net als artsen en andere professionals, zowel generalisten als specialisten. Boekhoudkundige specialiteiten zijn onder meer belastingadministratie, fusies en overnames en non-profitorganisaties. U moet de juiste match voor uw behoeften vinden; in eerste instantie zal dit voornamelijk algemeen boekhoudkundig werk zijn,

Afhankelijk van de markt en de complexiteit van het werk, kunnen CPA's $ 100 tot $ 300 per uur in rekening brengen. Het is dus het meest logisch om alleen een accountant in te huren voor complexe of hoogwaardige projecten, zoals de financiële kwartaalrapportages (vooral als u deze aan een bank of op grond van een overheidscontract moet geven), belastingaangiften, lopende of -specifieke adviesdiensten, of het financiële gedeelte van uw ondernemingsplan. Totdat uw bedrijf een omzet van enkele miljoenen dollars bereikt, is het voordeliger om deze taken uit te besteden in plaats van een fulltime accountant te hebben.

Om een ​​CPA te vinden, is mond-tot-mondreclame het beste. U kunt ook deze twee sites CPAdirectory (www.cpadirectory.com) en de National Society of Accountants (www.nsacct.org/) bekijken.

Boekhouder

Het uitvoeren van elementaire, dagelijkse activiteiten kunt u het beste overlaten aan een boekhouder. Deze taken omvatten het verzamelen van urenstaten van werknemers, het indienen van inkoopfacturen die u kunt betalen, het innen van klantbetalingen, het opstellen van bankdeposito's en het invoeren van alle transactie-informatie in uw boekhoud- en administratiesysteem.

Afhankelijk van de markt en de toegewezen taken, rekent een boekhouder $ 25 tot $ 35 per uur. Veel kleine bedrijven hebben een parttime boekhouder om te helpen bij het opzetten van hun boekhoudsysteem en het invoeren van alle transacties, totdat de bedrijfsgroei een fulltime positie rechtvaardigt. Zelfs als u besluit de boekhouding zelf te doen, wilt u misschien dat een boekhouder u helpt bij het opzetten van het boekhoudsysteem.

Boekhouders met kennis van andere vergelijkbare bedrijven weten welke inkomsten- en uitgavencategorieën typisch zijn in uw branche om bij te houden en te rapporteren, wat onderzoekstijd bespaart en ervoor zorgt dat uw systeem het meest effectief wordt ingesteld.

Om een ​​boekhouder te vinden, moet u een accountant om aanbevelingen vragen van boekhouders waarmee ze hebben gewerkt en die ze hebben doorgelicht. U kunt ook advertenties plaatsen in uw lokale krant, op Craigslist of andere dergelijke forums, of naar het American Institute of Professional Bookkeepers gaan.

Geef het niet uit en vergeet het niet

Overweeg uitbesteding aan een accountant en/of boekhouder als u niet de tijd, vaardigheden of zin heeft om dit werk te doen. Houd er echter rekening mee dat dit geen situatie is waarin u deze mensen inhuurt en vervolgens het onderwerp vergeet. Het is uw bedrijf en de jaarrekening is van u. Wanneer u de financiële overzichten aan een bank presenteert, uw belastingaangifte indient, facturen indient bij een overheidsaanbestedingsfunctionaris of enig ander soortgelijk gebruik, bent u degene die het document ondertekent.

Daarom moet u enig begrip hebben van wat is inbegrepen. Bekijk belangrijke materialen en vraag om uitleg als iets onduidelijk lijkt.

Belangrijke lessen:

• Een boekhoud- en administratiesysteem is er vooral voor jou, om te helpen bij het nemen van goede beslissingen; het is niet in de eerste plaats bedoeld om de overheidsrapportage tevreden te stellen.
• Overweeg waar u uw tijd het beste aan kunt besteden wanneer u besluit of u hulp bij de boekhouding zoekt.
• Er zijn aanzienlijke verschillen in de vaardigheden en kosten van het inhuren van een accountant of een boekhouder, dus huur elk in waar de beste match is.