Als klein bedrijf is het beheren van uw financiën geen sinecure. Aangezien een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven falen, te wijten is aan slecht cashflowbeheer, is dit ook de reden waarom u hulp nodig heeft.

Als je nog niet veel ervaring hebt met het werken met accountants of boekhouders, dan is dit wat je moet weten:

1. Accountants en boekhouders zijn niet hetzelfde.

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt — boekhouding en boekhouding zijn twee afzonderlijke professionele benamingen — die elk een specifieke reeks financiële beheerdiensten bieden.

Boekhouders houden dagelijkse transacties bij — het geld dat uw bedrijf in- en uitgaat via verkopen, aankopen, salarisadministratie, belastingen en andere zaken die bijdragen aan of afbreuk doen aan de winst.

Accountants gebruiken financiële gegevens om bedrijfseigenaren te helpen betere financiële beslissingen te nemen — ze kijken naar de grote concepten om rapporten te genereren, trends te voorspellen en best practices aan te bevelen.

Dit betekent niet dat accountants en boekhouders elkaar uitsluiten. Bedrijven zien zelfs de beste resultaten wanneer accountants en boekhouders samenwerken door doelen te stellen en informatie te delen.

Om een ​​sportmetafoor te gebruiken, denk aan de accountant als de coach en de boekhouder als de atleet.

2. Vind de juiste accountant en de juiste boekhouder.

Afhankelijk van de grootte en behoeften van uw bedrijf, heeft u al dan niet een fulltime accountant of boekhouder nodig. Gelukkig geeft de opkomst van cloudgebaseerde boekhoud- en boekhoudbedrijven kleine bedrijven nog meer opties.

Wat betekent cloudgebaseerd? In een niet zo ver verleden stond de meeste software op de harde schijf van een computer. Weet je nog dat je cd's of - naar adem snakkend - diskettes kocht om software te installeren? Met cloudgebaseerde software wordt de applicatie online gehost en is de computer van de gebruiker gewoon een portaal voor toegang tot de tool.

Eenvoudig te installeren en te gebruiken, cloudgebaseerde boekhoudsoftware en -applicaties maken het voor kleine bedrijven, accountants en boekhouders eenvoudig om zowel online (virtueel) als persoonlijk samen te werken.

Intuit, de makers van QuickBooks, een van de toonaangevende boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, voorspelt dat 78% van de kleine bedrijven tegen 2020 op cloudtechnologie zal vertrouwen. Voor iedereen die de wiskunde doet, is dat over twee jaar.

Om een ​​cloudaccountant te vinden, kunt u andere eigenaren van kleine bedrijven vragen en online zoeken. Verschillende softwarebedrijven, zoals FreshBooks, QuickBooks en Xero, hebben ook verwijzingssites voor accountants en boekhouders.

Omdat de markt voor connected accounting snel verandert en groeit, zijn hybride oplossingen een andere optie, zoals Qount dat zijn eigen software aanbiedt in combinatie met professionele boekhoud- en boekhoudservice.

Kijk rond, doe je onderzoek en verken je topkeuzes in meer detail.

3. Stel de juiste vragen.

Een ander onderdeel van het vinden van de juiste match met een accountant of boekhouder is het kennen van uw behoeften. U moet dit zelfs doen voordat u contact opneemt met accountants en boekhouders.

Als u analyse op een hoger niveau nodig heeft, wilt u een accountant zoeken. Als u procesondersteuning nodig heeft, zoals gegevensinvoer of manieren om gegevensinvoer te verminderen, zoekt u een boekhouder.

Als je een beetje van beide nodig hebt, zoek dan een bedrijf met boekhoud- en boekhouddiensten of zoek een accountant en boekhouder die bereid zijn om samen te werken. (Als u voor de samenwerkingsoptie kiest, helpt het ook om ervoor te zorgen dat uw accountant en boekhouder beide dezelfde boekhoudsoftware gebruiken.)

Vragen die u kunt stellen als onderdeel van het zoekproces zijn:

• Wat zijn hun certificeringen en specialisaties?
• Accountants met een CPA-aanduiding hebben een specifiek certificeringsproces doorlopen.
• Industriële organisaties voor boekhouders zijn onder meer het American Institute of Professional Bookkeepers en de National Association of Certified Public Bookkeepers.
• Hebben ze ervaring in het specifieke vakgebied of de branche van uw bedrijf?
• Kunnen zij u referenties geven?
• Welke boekhoudsoftware en applicaties gebruiken ze?
• Wat is hun factureringsstructuur en reikwijdte van de services?
• Welke privacy- en beveiligingsprocessen volgen ze?
• Hoe communiceren ze het liefst — telefoon, e-mail, persoonlijk?
• Bent u bereid om samen te werken met een andere onafhankelijke accountant of boekhouder?

Hoe waardevol kan de juiste accountant en boekhouder zijn? Overweeg dit ... accountants en boekhouders hielpen Al Capone neer te halen. Hoewel zijn lijst met misdaden groot was, werd hij uiteindelijk vervolgd voor belastingfraude.

Als u de strafrechtelijke verwijzing met een korreltje zout neemt, kunt u zich afvragen wat de kostenvoordelen zijn van het werken met een accountant of boekhouder. Het antwoord zou zijn om de kosten van doe-het-zelffouten te overwegen.

Een boete verergerd door rente kan gemakkelijk worden voorkomen door een professional in te huren. Nog een voordeel:professionele servicekosten zijn ook fiscaal aftrekbare zakelijke kosten.

Disclaimer:het advies dat in dit stuk wordt gedeeld, was bedoeld als informatief. Het vervangt niet de expertise van geaccrediteerde zakelijke professionals.