Hoe belangrijk is het voor uw kleine bedrijf om georganiseerd te zijn? Volgens een recent onderzoek van Office Depot denkt de meerderheid van de eigenaren van kleine bedrijven (83 procent) dat een georganiseerd kantoor een essentieel onderdeel is van het succesvol runnen van een bedrijf. Bijna tweederde (63 procent) is zelfs van mening dat hoe beter het kantoor is georganiseerd, hoe winstgevender het bedrijf is.
Met name eigenaren van kleine bedrijven zeggen dat organisatie essentieel is om deadlines te halen en snel informatie te vinden. Persoonlijk is organisatie altijd een beetje een uitdaging voor mij geweest, maar ik probeer altijd te verbeteren.
Het is belangrijk om te begrijpen wat organisatie voor u betekent - en dat kan voor elke persoon anders zijn. Ik heb bijvoorbeeld een collega die werkt omringd door stapels en stapels papier, overvolle boekenplanken en overal post-it-notities. Voor de meeste mensen lijkt het misschien een totale desorganisatie, maar ze is in staat om onmiddellijk te vinden wat ze nodig heeft tussen alle 'rommel'. Hoewel ik niet zo extreem ben, functioneer ik beter als projecten waar ik momenteel aan werk in het zicht om me heen zijn opgestapeld, in plaats van in bureauladen. Aan de andere kant ken ik sommige ondernemers die niets voor elkaar kunnen krijgen tenzij hun bureaublad zo schoon is als een operatietafel. Ieder het zijne! Het belangrijkste is dat u weet hoe u het beste werkt en uzelf niet probeert te forceren in een systeem dat niet voor u werkt.
Welke organisatorische problemen belemmeren uw bedrijf het meest? Gezien de beperkte tijd die voor ons als eigenaren van kleine bedrijven beschikbaar is, is het belangrijk om ons te concentreren op wat het grootste verschil zal maken - niet op het proberen om elke vierkante centimeter van uw kantoor te organiseren. Heeft u problemen om belangrijke documenten, zoals contracten of voorstellen, in handen te krijgen wanneer u ze het meest nodig heeft? Of is het probleem meer een kwestie van tijdbeheer, bijvoorbeeld uzelf dubbel boeken voor afspraken of het missen van klantvergaderingen omdat uw agenda niet goed georganiseerd is? Zoek uit wat het belangrijkste is om uw bedrijf soepeler te laten draaien en richt uw organisatie-inspanningen daarop.
Als je eenmaal een plan hebt voor wat je wilt bereiken, sla dan de tools in die je nodig hebt om daar te komen. Ondernemers in de Office Depot-enquête zeggen dat bestandsmappen hun meest gebruikte organisatorische hulpmiddel zijn (85 procent), gevolgd door planken en laden (69 procent), kalenders (68 procent), opslagcontainers (64 procent) en plaknotities (61 procent) . Met de juiste organisatorische accessoires kun je orde op zaken stellen. Als u een plan ontwikkelt voordat u gaat winkelen, voorkomt u dat u dingen koopt die u niet nodig heeft.
Tegenwoordig zijn er zoveel opties om je digitaal te organiseren dat het mogelijk is om je kantoor op orde te brengen zonder ooit een stuk papier af te drukken, te archiveren of op te bergen. Hoewel de digitale aanpak niet voor iedereen werkt, als het voor jou werkt, geweldig! U bespaart bomen en bespaart ruimte. Naast deze voordelen zorgt het digitaliseren van belangrijke informatie ervoor dat u altijd een exemplaar bij de hand heeft. Bewaar het gewoon in de cloud en/of op een back-upschijf, en je hebt toegang tot je kritieke gegevens, waar je ook bent of zelfs als er een ramp toeslaat (zoals een brand die je archiefkasten vernietigt). De aanschaf van een goede scanner om uw belangrijke documenten te scannen, zoals personeelsdossiers, belastinggegevens, contracten en meer, kan uw leven echt veranderen. Om ervoor te zorgen dat u uw informatie in de cloud kunt vinden, moet u natuurlijk een systeem voor bestandsnaamgeving maken en digitale mappen instellen om alles op te slaan.
Het organiseren van uw bedrijf kan overweldigend lijken als u niet van nature netjes bent. Schakel uw medewerkers in om te helpen (ze kunnen bijvoorbeeld het scannen en andere uitvoerende elementen aan waar u geen tijd voor heeft). Heeft u meer hulp nodig dan uw medewerkers u kunnen bieden? Overweeg het inhuren van een professional organizer die gespecialiseerd is in bedrijfseigenaren. Ze kunnen je helpen om op de goede weg te beginnen door op te ruimen wat je niet nodig hebt, te beslissen wat je wel nodig hebt en de rest te ordenen op een manier die voor jou logisch is.
Uw bedrijf op orde krijgen voelt geweldig, maar net als bij elk ander type verandering, is het gemakkelijk om terug te vallen in oude (en slechte) gewoonten. Om dit te voorkomen, moet u elke week ongeveer 30 minuten vrijmaken om uw kantoor te organiseren. Ik doe dit graag op vrijdagmiddag, zodat ik het gevoel heb dat ik de week goed afsluit. Door regelmatig een beetje te organiseren, kun je dingen in vorm houden zonder dat je er veel moeite voor hoeft te doen, en georganiseerd blijven lijkt niet zo overweldigend.
Meer ideeën nodig om uw bedrijf beter te organiseren? De bedrijfsmentoren van SCORE kunnen u met alles helpen, van het kiezen van de juiste producten tot het digitaliseren van uw kantoor en het stroomlijnen van uw dagen. Bezoek www.score.org voor meer informatie.