Als uw e-mailinbox op de mijne lijkt, wordt u elke dag gebombardeerd met generieke e-mail na generieke e-mail. Ik snap het - het is moeilijk om e-mails die door honderden of duizenden worden verzonden, persoonlijk te laten voelen. Toch wil niemand zich een nummer voelen. Hoewel het moeilijk is om te voorkomen dat je een algemene aanhef invoegt voordat je op verzenden drukt op een batch-e-mail, is segmenteren op doelgroep en het personaliseren van je afmelding voor elk de sleutel.

Mensen verwachten dat sommige e-mails, zoals nieuwsbrieven en e-mails voor het invullen van formulieren, formeel zijn. Maar als een verkooppraatje kil en onpersoonlijk overkomt, doe je iets verkeerd. Zelfs als je een sjabloon gebruikt om belangrijke e-mails samen te stellen, kan personalisatie waar mogelijk een blijvende indruk achterlaten.

Het afmeldgedeelte van een e-mail biedt een rijpe mogelijkheid om een ​​uniek tintje toe te voegen aan geautomatiseerde berichten.

De beste soorten afmeldingen herinneren de ontvanger aan een eerdere gedeelde discussie of interactie - kortom, ze laten zien dat u een echt persoon bent.

Afscheid nemen is moeilijk, maar niet als je een goed uitgevoerde afmelding kunt beheren.

Gebruik je woorden verstandig

Ik eindig elke e-mail met 'High Five', of het nu gaat om een ​​potentiële investeerder, een teamlid of een familielid. Het is een geweldige gespreksaanzet en het straalt een zeer benaderbare sfeer uit. Als u e-mails beëindigt met een algemene 'Met vriendelijke groet', vertelt uw ontvanger niets over u, uw redenen om contact met u op te nemen of uw gewenste vervolgstappen.

E-mailbeheerbedrijf Boomerang onderzocht meer dan 350.000 e-mails en ontdekte dat hoe je afscheid neemt een enorme impact kan hebben. Afsluitingen die als "dankbaar" werden beschouwd, hadden een responspercentage van 62 procent, terwijl e-mails die geen dankbaarheid toonden een responspercentage van 46 procent hadden. De e-mailhandtekening met het hoogste responspercentage was 'Bij voorbaat dank'. In feite was het tonen van dankbaarheid wanneer u een e-mail ondertekent, gekoppeld aan een relatieve groei van 36 procent van uw gemiddelde responspercentage. De slechtste manier om een ​​e-mail te beëindigen? "Beste."

Wees in de eerste plaats herkenbaar wanneer u een e-mail afmeldt. Als uw e-mails afstandelijk en ongeïnteresseerd zijn, hoe zult u dan zijn als partner of leverancier?

Hier zijn drie punten waarmee u rekening moet houden om uw responspercentage te verhogen en uw e-mailafmeldingen wat leven in te blazen.

1. Wat is het doel van uw e-mail?

Elke e-mail heeft een doel - dus maak het duidelijk. Waarom neem je contact op? Geef je aanmoediging? Toon je waardering? Roep je opwinding op? Uw afmelding moet het eindresultaat weerspiegelen dat u uit uw e-mail hoopt te zien.

Het einde van een e-mail moet ervoor zorgen dat het bericht een uur, dag of week later nog gedenkwaardig is. Als het bijvoorbeeld de bedoeling is om een ​​vergadering te regelen om een ​​kwestie of een soort contract te bespreken, kan een afmelding als "Kan niet wachten om dit verder te bespreken" of "Laten we een tijd afspreken om de details door te nemen" zijn. is waarschijnlijk het beste. De meeste zakelijke communicatie probeert een discussie te bevorderen, dus zorg ervoor dat uw afmelding dit weerspiegelt.

2. Welke houding straalt uw afmelding uit?

Of uw e-mail nu professioneel, behulpzaam, vriendelijk of grappig is, zorg ervoor dat uw afmelding overeenkomt met de houding van het bericht zelf. Voor een meer gepolijste e-mail is misschien een "Beste wensen van ons hele team" voldoende. Het is beter dan een gewoon oud "Best" omdat het de gevoelens van je hele team omvat.

Vriendelijke handtekeningen moeten altijd oprecht zijn. "Blij dat we de basis hebben bereikt" zou alleen je afsluiter moeten zijn als je echt blij bent. Als je een humoristische slotzin kunt neerzetten, kun je een beetje leuke media toevoegen:"Omdat je het helemaal hebt gehaald, hier is een GIF van Fiona het nijlpaard!" Kleine persoonlijke details zoals deze in een e-mail kunnen iemands dag echt opfleuren.

3. Welke actie wilt u dat de ontvangers ondernemen?

E-mails moeten een duidelijke call-to-action bevatten, zodat ontvangers weten dat de bal in hun kamp ligt en dat u later opnieuw zult reageren. "Ik kijk uit naar uw reactie" en soortgelijke afmeldingen kunnen mensen ertoe aanzetten een antwoord te geven. Zelfs de drukste CEO kan snel typen:"Bedankt, ik bel je terug!"

Als je samenwerkt aan een project of informatie zoekt, laat de ontvangers weten dat de volgende stappen aan hen zijn en dat je beschikbaar bent om te helpen. Wat uw CTA ook is, deze moet zichtbaar zijn. Het gebruik van gedurfde lettertypen en kleuren helpt lezers niet alleen om de boodschap beter te begrijpen, maar kan er ook toe leiden dat ze de gewenste actie ondernemen.

Geautomatiseerde e-mails hoeven niet saai te zijn. Het wijzigen van uw afmelding is een gemakkelijke manier om persoonlijkheid toe te voegen en ontvangers aan te moedigen om te reageren. De antwoorden op deze drie vragen helpen je elke keer weer het perfecte einde te bedenken.