Elk bedrijf heeft contracten, zowel met klanten als met leveranciers. Contracten vormen de levensader van elke onderneming en zijn vaak het grootste economische bezit van een bedrijf. Maar volgens onderzoek van de International Association for Contract &Commercial Management (IACCM):

Slecht contractbeheer kost bedrijven gemiddeld 9 procent van hun jaaromzet.

Door meer grip te krijgen op de contracten van uw bedrijf, kunt u de jaarlijkse winstgevendheid met bijna 10 procent verhogen. Voor bedrijven die met financiële uitdagingen worden geconfronteerd, kan deze stijging hen van de rand van een ramp terugbrengen naar welvaart.

Wat betekent slecht contractbeheer?

De meest algemeen aanvaarde definitie van contractbeheer is het proces van het creëren, uitvoeren en analyseren van contracten om ervoor te zorgen dat het bedrijf zowel operationeel als financieel zo goed mogelijk presteert, terwijl de risico's worden geminimaliseerd. Met andere woorden, het is meer dan een systeem van archivering en opslag waarin contracten alleen worden herzien als het tijd is voor heronderhandeling of als er een probleem is. Contractbeheer verwijst naar het behandelen van contracten als levende documenten die de functie van de organisatie dicteren, precies weten wat de verplichtingen van het bedrijf zijn - en wat anderen verplicht zijn te doen voor het bedrijf.

Slecht contractbeheer betekent dus niet op de hoogte blijven van de contracten en verplichtingen nakomen. Het kan zich op talloze manieren manifesteren.

Enkele van de meest voorkomende manieren waarop slecht contactbeheer u kan schaden, zijn:

Boetes en straffen . De meeste contracten bevatten clausules die de gevolgen beschrijven van het niet naleven van contractvoorwaarden. Zonder contractmanagement wordt mogelijk niet aan bepaalde voorwaarden voldaan, met forse boetes en straffen tot gevolg. Dit werkt twee kanten op; als uw aannemers hun verplichtingen niet nakomen, hebt u het recht om hen sancties op te leggen, maar als u niet op de hoogte bent van contracten, loopt u deze kansen misschien mis.

Gemiste deadlines. Er zijn maar weinig contracten van onbepaalde duur. De meeste hebben vervaldata en deadlines voor verlenging. Als u een contract hebt met een leverancier en een verlengingsdeadline mist, kunt u te maken krijgen met bedrijfsonderbrekingen als gevolg van geannuleerde contracten of als u meer betaalt voor producten of diensten als gevolg van het niet opnieuw onderhandelen of een automatische verlenging. Aan de andere kant, als u niet proactief contact opneemt met uw klanten of medewerkers voordat een contract afloopt, kunt u een klant verliezen of gedwongen worden om opnieuw te onderhandelen over minder gunstige voorwaarden.

Verliezen door gemiste verplichtingen . Zonder de inzichten die u verkrijgt uit het beheer van de contractlevenscyclus, heeft u mogelijk geen nauwkeurig beeld van de betalingsgeschiedenis en prestaties van uw klanten als geheel, en zou u contracten kunnen ontwikkelen die in de toekomst een negatief effect hebben op de winst.

Ongeldige contracten . Wet- en regelgeving veranderen voortdurend, en niet alle contracten zijn grootvaders in de oude voorwaarden. Wanneer er belangrijke wijzigingen in de regels zijn, moeten contracten worden aangepast of bijgewerkt om dat weer te geven, of ze kunnen in de rechtbank als ongeldig worden beschouwd. Dit kan mogelijk leiden tot verliezen van duizenden dollars.

Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop slecht contractbeheer uw inkomsten schaadt. U kunt dit voorkomen door een contractbeheersysteem te implementeren dat ervoor zorgt dat uw contracten worden georganiseerd. U kunt dan gemakkelijk inzicht krijgen in wat u in de boeken heeft staan.

Contractbeheer verbeteren

De eerste stap naar een echt contractbeheersysteem is het consolideren van uw contracten in één opslagplaats. Contracten mogen niet worden opgeslagen op tientallen werknemerscomputers, in e-mail of in archiefkasten - of een combinatie van plaatsen. In plaats daarvan verdient het gebruik van software voor contractbeheer de voorkeur. Met zo'n programma kun je al je contracten op één plek opslaan, zodat je gemakkelijk naar specifieke informatie kunt zoeken wanneer je die nodig hebt.

Een ander voordeel van het implementeren van een contractbeheersysteem is dat niet alleen uw contracten allemaal op één plek staan, maar dat u ook de zichtbaarheid krijgt die u nodig hebt om proactief te zijn met uw contracten. Sommige bedrijven kiezen ervoor om spreadsheetsoftware te gebruiken om belangrijke datums en mijlpalen in hun contracten bij te houden, maar dat systeem kan omslachtig en onnauwkeurig zijn. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het moeilijk is om alle aspecten van een contract in een spreadsheet te controleren, wat betekent dat uw werknemers belangrijke punten en overwegingen kunnen missen bij het evalueren en uitvoeren van contracten.

Toch is het grootste voordeel van het overschakelen naar contractbeheer - in plaats van eenvoudige contract "opslag" - dat u een hogere winstgevendheid zult zien. Elk bedrijf wil een gezonder resultaat zien, dus laat geen geld meer op tafel liggen door uw contracten niet te beheren.