Een goed georganiseerde vergadering kan van onschatbare waarde zijn voor uw organisatie en kan de groei en nieuwe ideeën binnen uw organisatie stimuleren. Een slecht georganiseerde vergadering kan echter niet alleen het moreel van het bedrijf verzwakken, maar kost u ook elk jaar duizenden dollars aan verloren lonen en productiviteit.

Een wekelijkse vergadering van een uur met 10 deelnemers kan bijvoorbeeld gemiddeld $ 20.000 dollar per jaar kosten. Dus je moet jezelf afvragen, is de vergadering de kosten waard? En zo ja, hoe kunt u uw tijd maximaliseren en de meeste waarde uit elke vergadering halen?

Hier zijn 7 geheimen om te voorkomen dat je tijd verspilt aan slecht lopende vergaderingen.

1. Ontmoet elkaar alleen om waarde te creëren.

Bijeenkomsten zijn bedoeld om waarde te creëren, niet om politiek te spelen, je achterwerk te bedekken, of gewoon omdat "dat is hoe we dingen altijd hebben gedaan."

Als de vergadering geen waarde creëert, annuleert u de vergadering. U profiteert direct van de vrijgekomen personeelstijd, om nog maar te zwijgen van de mogelijkheid voor hen om ander, waardevoller werk te doen.

Vergaderingen zijn een geweldige plek om te brainstormen over ideeën, om een ​​belangrijke beslissing te nemen, om volledige steun van uw personeel te krijgen of om de uitvoering te coördineren. Zorg ervoor dat het gebied waarover u brainstormt, of de beslissing die u neemt, of het project dat u coördineert, voldoende waarde voor uw bedrijf creëert om een ​​gezond rendement op uw investering in vergaderingen te geven.

2. Plan de bijeenkomst van tevoren.

Maak er een culturele “must have” van om voor elke bijeenkomst een leider (of in ieder geval een begeleider) te hebben die over de bijeenkomst heeft nagedacht. Idealiter betekent dit het opstellen van een schriftelijke agenda die ruim voor de vergadering in handen komt van alle deelnemers, zodat ze zelf voorbereid kunnen komen.

Als er specifieke informatie of ander voorbereidend werk is dat deelnemers klaar moeten hebben, maak dat dan expliciet op de agenda.

Nogmaals, dit gaat niet alleen over het creëren van een "beleid" (dat in veel organisaties gewoon zal worden genegeerd), maar veeleer om het een culturele must-have in uw bedrijf te maken dat dit is hoe we vergaderingen houden - we plannen ze van tevoren , we hebben agenda's geschreven, we komen volledig voorbereid.

3. Houd uw deelnemers verantwoordelijk om de vergadering sterk te beginnen.

Dit betekent op tijd beginnen met de vergadering en verwachten dat alle deelnemers aan de vergadering voorbereid zijn. Als Tim te laat of onvoorbereid binnenkomt, houd hem dan privé tegen na de vergadering om een ​​gesprek voor volwassenen te voeren.

"Tim, ik heb gemerkt dat je vandaag 12 minuten te laat bent gekomen en dat je de Calloway-nummers die we nodig hadden niet bij de hand had. Is er iets gebeurd dat dat in de weg staat? Het had echt een impact op de vergadering en je collega's.”

We hebben allemaal wel eens momenten waarop dingen opkomen, maar als Tim een ​​herhaald patroon heeft van dingen die opkomen, moet je dat als onaanvaardbaar bestempelen. Kader het in termen van de impact van dat gedrag op de andere deelnemers en het bedrijf. Vraag om zijn volledige instemming om dat gedrag te veranderen. Dit soort directe en directe communicatie, respectvol en privé na de vergadering, zal meestal het gedrag van Tim opruimen.

4. Volg je vergaderplan.

Het is één ding om een ​​agenda te hebben, maar iets heel anders om het daadwerkelijk te volgen.

Zorg ervoor dat degene die de vergadering leidt het gesprek leidt, alle deelnemers een stem geeft en voorbijgaat aan onproductieve momenten waarop de vergadering op het punt staat in een doodlopende weg te belanden. Natuurlijk zijn er momenten waarop die raaklijn die Sarah naar voren brengt briljant is en een geheel nieuwe manier van kijken naar de situatie en de beste manier van handelen oproept.

Ervaren leiders weten wanneer ze spontaniteit en creativiteit de vrije loop moeten laten. Soms is het de juiste zet voor het bedrijf om je vooropgezette agenda te laten varen.

5. Verduidelijken en opvolgen van actiepunten.

Een productieve vergadering hebben is één ding, maar om de waarde van die vergadering te benutten, moeten er dingen gebeuren. Ga aan het einde van de vergadering terug en verduidelijk expliciet actietoezeggingen uit de vergadering. Het klinkt misschien als volgt:

"Laten we samenvatten wat we hebben afgesproken. Tim, je hebt vanaf vandaag twee actiestappen, X en Y, die beide aanstaande vrijdag moeten zijn afgerond. U stemde ermee in om ze als voltooid op het stuurbord te markeren als ze klaar waren. Sarah, jij bent eigenaar van item Z, dat op de 15 ^de . af moet zijn , en die u in uw volgende wekelijkse rapport een samenvatting van de uitkomst geeft…”

Verduidelijken wie eigenaar is van welke taken, wanneer en hoe ze "de cirkel rond maken" door de voltooiing ervan te rapporteren, is het halve werk om verantwoording af te leggen. De andere helft is doorlopende follow-up om ervoor te zorgen dat alle toegewezen taken worden uitgevoerd. Standaard moet de leider van de vergadering verantwoordelijk zijn om bij alle taakhouders in te checken over de status en hen verantwoordelijk te houden als ze niet volgens afspraak worden gedaan. Natuurlijk kan hij of zij deze vervolgverantwoordelijkheid delegeren, maar standaard werkt dit goed.

6. Stuur een e-mail met een samenvatting van de vergadering.

Dit is een e-mail met gegevenspunten, beslissingen en volgende stappen (Wie? Wat? Wanneer? Hoe de kringloop sluiten?).

7. Wees het rolmodel voor het gedrag dat je wilt zien.

Een laatste opmerking over de uitvoering:als leider in uw bedrijf moet u het gedrag modelleren dat u anderen wilt laten navolgen.

Is het u aan het einde van vergaderingen duidelijk wie de eigenaar is van welke volgende stappen en tegen wanneer? Volg je ze op en houd je ze verantwoordelijk voor hun toegewezen taken? Voert u uw actieopdrachten consequent uit vanuit vergaderingen?

Een cultuur van verantwoordelijkheid wordt voor een groot deel opgebouwd door leiders die consequent het gedrag uitvoeren dat ze willen dat hun teams opnemen.

Zodra u begint met het implementeren van deze 7 geheimen, zult u merken dat uw vergaderingen korter en productiever zijn, wat ook leidt tot meer productiviteit in andere delen van uw bedrijf.