Met iedereen die zoemt over de orkanen Harvey en Irma te midden van de inspanningen om de getroffen steden en Amerikaanse territoria te herstellen, zijn tegenwoordig natuurrampen in ieders gedachten.
Van aardbevingen en tornado's tot branden en overstromingen, natuurrampen kunnen uw kleine bedrijf buiten werking stellen - en zelfs permanent failliet gaan. Zelfs een kleinschalige gebeurtenis, zoals een kortsluiting in uw gebouw waardoor een brand ontstaat, kan een bedreiging vormen voor het voortbestaan van uw bedrijf.
Stap 1. Bepaal potentiële risico's . Welke natuurrampen zullen het meest waarschijnlijk toeslaan in uw omgeving? Welke natuurrampen of door de mens veroorzaakte rampen zouden het meest ingrijpende effect hebben op uw bedrijf?
Stap 2. Stel je de impact voor . Welke gevolgen heeft elk van deze rampen voor uw bedrijf? Zou het uw werknemers er bijvoorbeeld van weerhouden om aan het werk te gaan, u de toegang tot belangrijke documenten beletten of de verzendingen van inventaris vertragen?
Stap 3. Plan je reactie . Begin met de meest waarschijnlijke rampen en de rampen die het grootste effect op uw bedrijf hebben, en ontwikkel plannen voor hoe u zou blijven werken, zelfs als die ramp zou plaatsvinden. Als u zich bijvoorbeeld in een regio bevindt die onderhevig is aan overstromingen, wilt u belangrijke bedrijfsgegevens digitaliseren, zodat u geen informatie verliest aan overstroomde archiefkasten. Richt u eerst op de kernfuncties van uw bedrijf, zoals de mogelijkheid om klanten te bedienen, betaald te krijgen en uw leveranciers te betalen.
Stap 4. Bereid uw technologie voor . Zelfs als de ramp uw bedrijf niet rechtstreeks treft, kan een natuurramp in de buurt ervoor zorgen dat werknemers dagen of zelfs weken niet aan het werk kunnen. Door cloudgebaseerde softwareoplossingen te implementeren waar uw werknemers overal toegang toe hebben, kan uw bedrijf ondanks een ramp draaiende blijven. U kunt ook profiteren van webgebaseerde videoconferentietools, zodat u vanuit meerdere locaties kunt vergaderen. Naast het opslaan van belangrijke informatie in de cloud, moet u ervoor zorgen dat uw medewerkers over de technische hulpmiddelen beschikken die ze nodig hebben om indien nodig thuis te werken.
Stap 5. Bescherm uw mensen . Als zich een ramp voordoet terwijl u en uw team op kantoor zijn, moet de veiligheid van werknemers uw eerste prioriteit zijn. Maak plannen om het gebouw te verlaten en oefen ze. Ontwikkel een organigram voor noodgevallen waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor welke stap, zoals ervoor zorgen dat iedereen het gebouw uit is of de brandweer bellen. Bestaat de kans dat jij en je medewerkers dagenlang vastzitten in het pand? Het is een goed idee om water, voedsel, zaklampen, batterijen, back-upladers en handslingerradio's voor noodgevallen te bewaren voor het geval dat.
Stap 6. Update uw zakelijke verzekering . Uw verzekeringsagent kan met u samenwerken om risico's te lokaliseren en ervoor te zorgen dat u voldoende verzekerd bent voor de meest waarschijnlijke. Veel slachtoffers van orkaan Harvey ontdekken bijvoorbeeld tot hun ontsteltenis dat hun verzekering geen dekking voor overstromingen omvatte. Als u speciale dekking nodig heeft, zoals voor aardbevingen of overstromingen, is de tijd om erachter te komen voordat een ramp toeslaat. Zorg er ten slotte voor dat u digitale kopieën van uw verzekeringsdocumenten in de cloud en reservekopieën thuis hebt, zodat u ze kunt openen om claims in te dienen na een noodgeval.
Stap 7. Communiceer snel . Bij een ramp moet u communiceren met uw medewerkers, klanten en leveranciers. Maak een "telefoonboom" als onderdeel van uw noodplan en geef bepaalde werknemers de opdracht om anderen te waarschuwen wat er aan de hand is. Houd bijgewerkte lijsten met contactgegevens van uw personeel, klanten en leveranciers bij. Op die manier bent u klaar voor het geval u uw medewerkers moet laten weten die dag niet op kantoor te komen.
De SBA heeft informatie en middelen om u te helpen bij het ontwikkelen van een rampenplan voor uw bedrijf. SCORE heeft ook een breed scala aan hulpmiddelen voor het plannen van bedrijfsrampen, waaronder checklists en workshops over alles van orkanen tot aardbevingen. Praat met uw SCORE-mentor over het maken van een rampenplan dat werkt voor uw bedrijf.