Het is onvermijdelijk. Uw bedrijf krijgt het druk, u raakt overweldigd en dan gebeurt het:u maakt een fout. U stuurt een e-mail naar de verkeerde klant, verknoeit een bezorgdatum van uw bestelling of vergeet meer benodigdheden te kopen voordat u bijna op is.

In het beste geval kunnen deze fouten beschamend zijn. In het slechtste geval vertragen ze het verdienen van de winst die je nodig hebt om te groeien.

Maar met een beetje kritisch denken kunt u systemen ontwerpen en implementeren om uw bedrijf soepeler te laten draaien. Als je een solopreneur bent, kun je deze strategieën ook gebruiken om je te organiseren.

Systemen vertalen taken en notities die alleen in je hoofd bestaan ​​naar een proces dat door elk lid van je team kan worden gerepliceerd - zonder dat je de hele tijd over hun schouder meekijkt.

1. E-mailsjablonen of standaardantwoorden

Beantwoord je steeds weer dezelfde e-mailvragen? Als u de neiging heeft om soortgelijke antwoorden te verzenden, kunt u veel schermtijd besparen door sjablonen voor e-mailantwoorden te maken en op te slaan. Als u Gmail gebruikt, gebruikt u 'standaardantwoorden' op het tabblad Labs van uw instellingen om deze voor te bereiden.

Standaardantwoorden vervangen u niet als de auteur van uw e-mails - beschouw het in plaats daarvan als een vooraf geschreven e-mail die u kunt aanpassen voor elk antwoord dat u verzendt.

Door te anticiperen op het type reactie dat u moet verzenden, kunt u een reeks e-mailsjablonen voorbereiden om u kostbare momenten van uw drukke dag te besparen. Nog beter:als je een medewerker inhuurt of een virtuele assistent inhuurt om je inbox te temmen, kunnen ook zij deze vooraf geschreven e-mails gebruiken om namens jou reacties te formuleren.

2. Instructiegidsen

Natuurlijk mag je met een nieuwe medewerker om de tafel gaan zitten om hem stap voor stap te laten zien hoe je een taak uitvoert. Maar heeft u een document waar ze naar kunnen verwijzen als ze een vraag hebben? Is er iets dat je kunt doorgeven aan de volgende medewerker zodra degene die je net les hebt gegeven is overgestapt?

Door uw proces voor het voltooien van essentiële taken te documenteren, kunt u tijd besparen, zowel bij het trainen van uw team als bij het om welke reden dan ook niet op kantoor zijn. In plaats van te klauteren om erachter te komen hoe rollen moeten worden afgedekt, kunnen uw procesgidsen vragen van werknemers beantwoorden voordat ze zich zelfs maar voordoen.

Instructiehandleidingen kunnen het beste worden opgeslagen als bewerkbare, gedeelde documenten (denk aan Google Documenten of Dropbox-bestanden) die continu kunnen worden bijgewerkt naarmate de technologie en uw team zich ontwikkelen. Moedig uw personeel aan om deze documenten naar eigen inzicht bij te werken.

3. Controlelijsten

Herinnert u uw sluitingsmanager er altijd aan welke taken hij moet voltooien voordat hij het licht uitdoet en de deur op slot doet? Stop met proberen alles te onthouden, en begin met het maken van checklists voor uw team. Dit kunnen checklists zijn voor dagelijkse to-do-items, veiligheidsmaatregelen, monitoring van sociale media of elke andere taak die veel details bevat om te onthouden.

Door een repliceerbare checklist te maken die elke dag of tijdens elke dienst kan worden afgetekend, kan de verantwoordelijkheid en binnen uw team - of voor uzelf - worden ontwikkeld.

4. Kalenders

Vergeet nooit meer een factuurdatum of een besteldeadline. Maak een kalender met belangrijke zakelijke data en verbind deze met uw e-mailsysteem. Stel agendawaarschuwingen in die ruim voor uw deadline of vergaderdatum via e-mail moeten worden bezorgd. Vertrouw niet op gekrabbelde notities voor datums, tijden, locaties of dingen die u moet meenemen. Zet alles op één plek en laat je agenda het werk doen.

Komen uw deadlines, zoals deadlines voor facturering of deadlines voor bestellingen, regelmatig terug? Anticipeer op deze data van tevoren, in plaats van elke maand de details in te vullen. Veel kalendertoepassingen maken het gemakkelijk om gebeurtenissen elke week, maand of jaar te herhalen.

Ongeorganiseerd voelen? Wilt u minder tijd besteden aan dezelfde kleine taken in uw kleine bedrijf? Neem contact op met een SCORE-mentor voor advies over hoe u uw systemen kunt verbeteren.