Voor kleine bedrijven kan een onbetrouwbare cashflow catastrofaal zijn. Elk jaar dwingt een slechte cashflow veel kleine bedrijven om te sluiten. Zelfs een cashflowprobleem op korte termijn kan het moeilijk maken om de loonlijst te maken, huur te betalen of benodigdheden te kopen.

Er zijn veel redenen voor cashflowproblemen. Een terugval in verkoop, seizoensinvloeden, onverwachte uitgaven en te laat betalende klanten. Vooral late betalingen treffen veel kleine bedrijven, waardoor het moeilijk is om het licht aan te houden, laat staan ​​te groeien.

Om te voorkomen dat u weer een statistiek wordt, volgen hier zes tips en best practices voor cashflowbeheer om u te helpen uw bedrijf te laten groeien.

1. Krijg een 360-graden beeld van uw geldstromen

Een van de eerste dingen die u moet doen, is het grote geheel begrijpen als het gaat om uw geldsituatie. Hiervoor heeft u een kasstroomoverzicht en een kasstroomprognose nodig.

Een kasstroomoverzicht , geeft u, net als uw bankafschrift, op een bepaald moment inzicht in uw contante situatie en wordt meestal aan het einde van elke maand opgesteld. Het is een momentopname van het geld dat in uw bedrijf is gestroomd (winst, financiering, enz.) en uit (rekeningen, loonlijst, voorraadkosten, schulden, enz.).

Uw cashflowprognose , daarentegen, kijkt vooruit naar de volgende maand, kwartaal of zelfs jaar. Het is een hulpmiddel van onschatbare waarde om u te helpen eventuele problemen te voorspellen voordat ze zich voordoen, zodat u stappen kunt ondernemen om ze te verminderen. Gebruik gegevens uit uw kasstroomoverzicht, zoals betalingspatronen van klanten, evenals verkoopprognoses, voorraadplannen en andere uitgaven om uw prognose te informeren.

De meeste boekhoudsoftware bevat kasstroomoverzichten en prognoserapporten die u kunt maken op basis van uw bestaande boekhoudgegevens. U kunt ook deze sjabloon voor kasstroomprognose gebruiken van SCORE.

2. Help uw klanten u sneller te betalen

Onbetaalde facturen zijn een grote factor in de cashflow. Studies tonen aan dat de kosten van onbetaalde facturen voor kleine bedrijven meer dan $825 miljard bedragen . Maar u kunt het heft in eigen handen nemen en de kloof tussen facturering en betaling dichten. Hier zijn slechts een paar ideeën:

• Snel factureren – Stel facturering niet uit tot het einde van de maand, want dat vertraagt ​​alleen maar de tijd die nodig is voordat het geld op uw bankrekening staat. Factureer in plaats daarvan zodra u de werkzaamheden heeft afgerond. Als het project groot of lopend is, zorg er dan voor dat u maandelijks factureert of gebruik zelfs mijlpaalfacturering, zodat u in belangrijke fasen van het project kunt factureren en deze betalingen sneller kunt ontvangen.
• Ontdek hoe uw klanten het liefst betalen – Veel grote bedrijven gebruiken apps voor direct storten of betalen, zoals Bill.com. Ontdek wat uw klant gebruikt en zorg ervoor dat u correct bent ingesteld om betalingen te ontvangen. Dit minimaliseert late betaling problemen als gevolg van technische problemen.
• Overweeg het ontwerp van uw factuur – We hebben het niet over fancy graphics, maar de duidelijkheid, netheid en inhoud van uw factuur is belangrijk. Vermeld belangrijke contactgegevens, betalingsvoorkeuren (met links indien mogelijk), betalingsvoorwaarden (zoals overeengekomen in uw contract), gemakkelijk leesbare lettertypen, enzovoort.
• Gebruik een factureringstool – Er zijn verschillende budgetvriendelijke factureringstools waarmee u sneller betaald kunt worden. QuickBooks, FreshBooks, Wave en Hiveage beschikken allemaal over een reeks tools die het gemakkelijker maken om facturen te genereren, betalingen te volgen en na te jagen, automatische herinneringen te versturen en te integreren met uw boekhoudsystemen.
   

3. Wees waakzaam over verouderde facturen

Zet een systeem op waarbij u inzicht heeft in welke facturen openstaan, of beter nog, welke de openstaande datum naderen, zodat u zo snel mogelijk op betaling kunt jagen. Afhankelijk van uw klantenbestand is een Excel-spreadsheet een solide plek om te beginnen, maar de zaken worden veel beter beheersbaar als u boekhoudsoftware gebruikt.

4. Vorm een ​​relatie met degene die uw rekening afsnijdt

Het kennen van de naam en het e-mailadres van de persoon die uw cheques afsnijdt, is een enorm voordeel. De meeste B2B-relaties zijn met verkoop-, marketing- of ander niet-boekhoudpersoneel. Maar als u de crediteurenadministratie kunt leren kennen, bent u in een sterkere positie om antwoorden te krijgen over waar uw betaling zich in de verwerkingscyclus bevindt, en hen direct te achtervolgen als er vertragingen zijn.

5. Heb een financieel kussen

Een manier om cashflowproblemen voor te blijven, is door een financiële buffer aan te houden, meestal in de vorm van besparingen. Dit is niet altijd gemakkelijk, vooral als je je zorgen maakt dat je in de eerste plaats niet genoeg geld hebt. De meeste financiële planners raden aan dat particulieren en ondernemers 3-6 maanden spaargeld hebben om hun uitgaven te dekken. Het hangt echt af van uw persoonlijke comfortniveau. Probeer klein te beginnen, verhoog uw bijdragen in de loop van de tijd en gebruik uw cashflowprognose om uw spaarplan te informeren. Dit SCORE artikel biedt meer inzicht in hoeveel geld een klein bedrijf in reserve moet houden.

Een andere bron van kasreserves is een zakelijke kredietlijn . In tegenstelling tot traditionele leningen, geeft een kredietlijn u meer flexibiliteit en kan het worden gebruikt om werving en aankoop te financieren of als vangnet wanneer u tijdens een cashflowcrisis voor uitdagingen komt te staan, zoals het maken van de salarisadministratie. Zorg ervoor dat u een aanvraag indient tijdens een periode van fiscale gezondheid, leen er vervolgens tegen wanneer u het geld nodig heeft en betaal het terug wanneer u dat niet doet.

6. Wees strategisch over uw groei

Snelle groei kan vaak leiden tot cashflowproblemen. Het winnen van een nieuw contract kan betekenen dat u moet investeren in nieuwe werknemers, maar nettotermijnen van 30, 60 of zelfs 90 dagen kunnen leiden tot betalingsachterstand en een krapte op de dag van de loonlijst.

Ga groeimogelijkheden niet uit de weg, maar gebruik uw cashflowprognose om in de gaten te houden hoe lang het duurt voordat u de schuld hebt terugbetaald die u hebt gemaakt om te groeien (onthoud dat een kredietlijn ook kan helpen bij deze keer). Bekijk elke klant als een investering en stel de vraag:maakt u winst en hoe lang duurt het om deze te innen?