Ondanks de enorme evolutie die het bedrijfsleven de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, is één ding nog steeds hetzelfde:tijd is geld, en verspilde tijd is weggegooid geld.

Het is deze mentaliteit die de 'slimme' vergaderrevolutie heeft aangedreven bij organisaties van elke omvang.

In de afgelopen jaren hebben veel onderzoeken aangetoond dat vergaderingen minimaal effectief zijn en de organisatie zelfs duizenden dollars per jaar kosten - een gezamenlijke 37 miljard per jaar, volgens Fuze.com. (Dit komt goed van pas als u de vergaderkostencalculator van Harvard Business Review gebruikt om een ​​ruwe schatting te krijgen van de uitgaven voor vergaderingen van uw bedrijf.)

Wanneer uw hoofd stopt met tollen van het getal dat de rekenmachine u zojuist heeft gegeven, neem dan de volgende ideeën mee naar uw organisatie. U stopt met uitgeven, begint te sparen en wordt een effectiever bedrijf.

Creëer een "Vergaderingsleider"-positie

Elke vergadering wordt geïnitieerd door iemand, of het nu een manager, een medewerker of een leidinggevende is. Bij het leiden van 'slimme' vergaderingen, wordt deze persoon nu de 'vergaderingsleider'. Het is hun taak ervoor te zorgen dat de vergadering die ze leiden zowel efficiënt als effectief is.

De taken van de “vergaderingsleider” omvatten:

• Vul het formulier voor de vergadering in (zie hieronder)
• Leg de indeling van de vergadering uit voordat deze begint, herhaal onderwerpen die moeten worden behandeld en doelen
• Stel een timer in
• Houd de vergadering op het goede spoor - spoel in zijgesprekken en off-topic terzijdes
• Sluit de vergadering af met nog vijf minuten over, zodat er tijd is voor last-minute vragen, laatste aantekeningen, enz.

Start een formulier voor de vergadering

Heeft uw organisatie voor elke bijeenkomst een duidelijk plan? Het antwoord is waarschijnlijk:"Nou, ik heb meestal in gedachten wat ik wil bereiken..." Als dit het geval is, ben je niet de enige; 63 procent van de vergaderingen vindt plaats zonder een vooraf geplande agenda. Toch geef je geen advertentiedollars of operationeel budget uit zonder een actieplan, toch? Dus waarom zou u meer dan $ 2.000 per vergadering uitgeven zonder die onderdelen op hun plaats?

Daarom is een pre-meetingformulier een onmisbaar hulpmiddel voor uw organisatie. Een eenvoudig formulier houdt iedereen verantwoordelijk voor de vergadering waar ze naar toe gaan.

Gebruik de onderstaande vragen om een ​​eerste sjabloon te maken:

• Vergaderingsleider (zodat deelnemers van tevoren vragen kunnen sturen)
• Tijd
• Onderwerp van de bijeenkomst
• Verwachte uitkomst
• Bronnen die mensen moeten meenemen

Pas deze lijst aan zodat deze specifiek is voor uw organisatie en bewaar een sjabloon in Google-documenten. Dit maakt het voor medewerkers gemakkelijk om snel en gemakkelijk toegang te krijgen. Onthoud dat u tijd wilt besparen, niet meer wilt uitgeven.

Laat iedereen dit uitprinten of het op hun computer laten verschijnen. Hierdoor blijft iedereen bij het onderwerp en gefocust, inclusief de leider en de aanwezigen.

Stel een tijdslimiet in en laat mensen vertrekken

Als de verwachte tijd voorbij is, heeft dit gevolgen voor iedereen in de vergadering, inclusief het bedrijf als geheel. "Als vergaderingen overuren maken, verspilt dit niet alleen de tijd van mensen tijdens de vergadering, maar heeft het ook een negatieve invloed op andere projecten die moeten worden voltooid", zegt Peter B. Stark, president van Peter Barron Stark Companies.

De sleutel is om een ​​tijdslimiet in te stellen, maar ook om mensen te laten vertrekken als de 'vergaderingsleider' die tijd overschrijdt. Als je lang na hun aanvankelijke eindtijd in vergaderingen bent gebleven, ken je het knagende gevoel dat je iets anders te doen hebt, maar niet degene wilt zijn die opstaat en weggaat. Deze regel houdt de leider scherp - ze willen niet de persoon zijn die werd weggestuurd. Maak het effectiever met een timer die op de muur wordt geprojecteerd (een van de taken van de "vergaderingsleider").

Maak gelaagde tijdopties voor de "vergaderingsleider" om uit te kiezen:

• 5 tot 15 minuten
• 30 minuten
• 45 minuten
• 1 uur

Als een vergadering langer dan een uur moet duren, overweeg dan om een ​​formulier na de vergadering te vragen om er zeker van te zijn dat er rekening is gehouden met elk moment. Hoewel werknemers niet microgestuurd hoeven te worden, kost het creëren van een cultuur van efficiëntie in de organisatie tijd en volharding.

Begin elke keer op tijd

De meeste vergaderingen hebben een of twee laatkomers. Terwijl ze door de deur sluipen, fluisteren ze of zeggen ze:"Sorry dat ik zo laat ben," terwijl ze op hun tenen naar hun stoel lopen om te voorkomen dat ze iemand "verontrusten". Alleen al het feit dat ze te laat komen, verstoort de vergadering en schept ook een slecht precedent:

“Wachten op achterblijvers stuurt twee berichten. Tegen de achterblijvers zegt het dat het oké is om te laat op vergaderingen te komen. Aan de mensen die kwamen zoals gepland, zegt het dat hun tijd niet waardevol is. Begin elke keer op tijd met vergaderingen:de achterblijvers zullen leren om sneller te zijn en de reeds snelle werknemers zullen de maatregel waarderen”, leggen experts van The Office Club uit.

De vraag is:hoe maak je duidelijk dat te laat komen een no-no is? Hier zijn een paar ideeën van experts:

• Laad ze op: Laat laatkomers geld in een laatkomer doen. Dat geld kan vervolgens worden gebruikt voor hapjes en drankjes voor toekomstige vergaderingen. (Stever Robbins, Get-It-Done Guy)
   
• Niet stoppen: Pauzeer de vergadering niet om de persoon op de hoogte te houden, tenzij 'absoluut noodzakelijk', en ga gewoon door. (LeaderToday.org)
   
• Maak de consequenties duidelijk: “Als een teamlid een toezegging niet nakomt, leg dan uit wat de gevolgen van zijn acties zijn. Als hij te laat is voor een klantvergadering, zeg dan iets als:'De klant heeft tien minuten gewacht totdat u arriveerde. Ik moest Ashley vragen om voor je in te vallen.' Misschien realiseert de medewerker zich niet (hoewel hij dat wel zou moeten) dat zijn gedrag ook zijn collega's beïnvloedt.' (Jacqueline Whitmore, expert in zakelijke etiquette)

Opmerking:een of twee keer te laat zijn is redelijk, we hebben allemaal te maken gehad met slecht verkeer of last-minute crises, dus reserveer deze methoden voor chronische laatkomers.

Is uw organisatie klaar voor 'slimme' vergaderingen?

Voordat u deze 'slimme' vergaderideeën naar uw organisatie brengt, ondervraagt ​​u medewerkers, en vraagt ​​u zich af wat zij van vergaderingen binnen de organisatie vinden en of ze waardevol zijn. Laat gedurende deze tijd iedereen, inclusief leidinggevenden, vertellen hoeveel vergaderingen ze wekelijks bijwonen. Dit is uw basislijn om te vergelijken met de 'slimme' vergadergegevens (verzend ongeveer dezelfde peiling een maand nadat u met deze nieuwe ideeën bent begonnen).

Houd bij, pas het aan en pas het aan terwijl u bezig bent om geen tijd meer te verspillen en geld te besparen.