Als u uw kleine bedrijf tot nu toe door de Covid-19-pandemie hebt geleid, heeft u waarschijnlijk waardevolle lessen geleerd over de veerkracht en aanpassing van uw bedrijf. Maar zelfs bedrijven die nu in staat zijn een stabiele cashflow te behouden, vragen zich misschien af ​​hoe ze zich beter kunnen voorbereiden op wat komen gaat.

De antwoorden zijn niet kortaf. Sommige kleine bedrijven zullen kwetsbaarder zijn voor risico's zoals extreme weersomstandigheden en pandemieën dan andere, afhankelijk van factoren zoals hun branche, geografische regio of of ze voornamelijk online of vanuit een fysieke locatie opereren. Voorbereiding op de toekomst zal er van bedrijf tot bedrijf anders uitzien.

Dat gezegd hebbende, er zijn een paar algemene stappen die elk bedrijf kan nemen. Deze praktische maatregelen kunnen u helpen snelle, slimme beslissingen te nemen om de rest van de pandemie en de komende jaren effectiever te doorstaan.

Wat is zakelijke veerkracht?

De term "zakelijke veerkracht" verwijst eenvoudigweg naar het vermogen om onvoorziene negatieve gebeurtenissen (zoals natuurrampen, economische recessies, verstoringen van de toeleveringsketen en pandemieën) te weerstaan. Omdat ze vooruit plannen, kunnen veerkrachtige bedrijven effectiever reageren op en zich aanpassen aan onvoorziene gebeurtenissen en de onvermijdelijke schade die het bedrijf onderweg ondervindt tot een minimum beperken.

De "veerkrachttoolbox" van uw bedrijf moet een grondig bedrijfscontinuïteitsplan, noodbesparingen en een besef van waar u aanvullende financiering kunt zoeken, omvatten. Uitgerust met deze tools heeft uw kleine bedrijf een grotere overlevingskans - en mogelijk zelfs groei - wanneer zich ontwrichtende gebeurtenissen voordoen.

Hier zijn verschillende acties die u nu kunt ondernemen om een ​​grotere zakelijke veerkracht op te bouwen.

1. Test en implementeer een bedrijfscontinuïteitsplan

Bedrijfscontinuïteit (BC) verwijst naar het creëren, implementeren en regelmatig testen van systemen om uw bedrijf te helpen zijn kritieke functies snel te hervatten na ontwrichtende gebeurtenissen. Over het algemeen moet uw bedrijfscontinuïteitsplan beschrijven hoe uw bedrijf zijn merk en reputatie zal beschermen, klanten van dienst zal zijn en met hen zal communiceren, relaties met investeerders zal onderhouden, voorraden zal aanboren, IT-systemen zal herstellen en werknemers zal beschermen in het geval van onvoorziene uitdagingen.

Hier is een kort overzicht van de basiscomponenten van een bedrijfscontinuïteitsplan:

Elke noodplanning moet beginnen met een diepgaande, realistische analyse van de externe risico's waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen, evenals eventuele kwetsbaarheden binnen het bedrijf zelf. Deze kunnen variëren van grote, ingrijpende gebeurtenissen (zoals branden, aardbevingen of cyberaanvallen) tot kleine verstoringen (zoals tijdelijke stroomonderbrekingen, sneeuwstormen of apparatuurstoringen).

Door de waarschijnlijkheid van deze gebeurtenissen in te schatten, kunt u op de juiste manier plannen en kunt u snel reageren als en wanneer ze zich voordoen.

Voor het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA) moeten u en uw team alle activiteiten van uw bedrijf inventariseren en bepalen welke de hoogste prioriteit hebben, zowel wat betreft het voldoen aan de behoeften van uw klanten of klanten als het voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen. Vervolgens verzamelt u gegevens over hoe deze kritieke functies kunnen worden beïnvloed door uitvaltijd (zoals een verstoring van de toeleveringsketen) en stelt u tijdschema's vast waarin elke functie moet worden hervat om financiële verliezen te minimaliseren, bedrijfswaarde te behouden en uw bedrijf te behouden. bedrijf in overeenstemming met de wet.

Als u de impact van rampen op uw meest kritieke bedrijfsactiviteiten begrijpt, kunt u effectieve mitigatiestrategieën ontwikkelen. De Ready Business-campagne van de Federal Emergency Management Agency biedt een werkblad voor bedrijfsimpactanalyse waarmee u aan de slag kunt.

Met de gegevens die zijn verzameld via de risicobeoordeling en de analyse van de bedrijfsimpact, kan uw team beginnen met het in kaart brengen van hoe kritieke operaties kunnen worden gehandhaafd wanneer zich verstorende gebeurtenissen voordoen. Deze noodplanning moet ingaan op hoe u communiceert met personeel, klanten en leveranciers, inventariseert, cyberbeveiliging onderhoudt en klantenservice verleent tijdens verschillende crises.

Als je eenmaal een BC-plan hebt, wil je elk jaar testruns uitvoeren. Dit kan simpelweg gaan zitten met uw team en verschillende risicoscenario's en reacties doornemen. Zoek naar gaten in het plan en pas het regelmatig aan als uw bedrijf verandert.

Voor verdere begeleiding is de suite voor bedrijfscontinuïteitsplanning van de Ready Business-campagne een uitstekende hulpbron.

2. Bouw uw financiële middelen en bewustzijn op

De Covid-19-crisis heeft pijnlijk duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is voor kleine bedrijven om hun financiële duurzaamheid te verbeteren. Een ander plotseling, onverwacht verlies van inkomsten kan optreden tijdens de levensduur van uw bedrijf, en het opbouwen van uw financiële veerkracht kan u helpen om kosten te dekken en operationeel te blijven.

Hier zijn twee belangrijke manieren om uw bedrijf te beschermen in tijden van financiële tegenspoed:

Als algemene vuistregel geldt dat een eigenaar van een klein bedrijf voldoende spaargeld voor noodgevallen moet hebben om ten minste 3 maanden aan bedrijfskosten te dekken. Als u 5-10 procent van uw bedrijfsinkomsten naar dit regenachtige dagfonds leidt, biedt dit een kussen waarmee u door krappe bochten op de weg kunt navigeren.

Als u met een krappe marge werkt, maar toch geld opzij wilt zetten voor toekomstige noodsituaties, kunt u overwegen om op korte termijn meer schulden aan te houden (door bepaalde betalingen te verminderen of uit te stellen) om uw spaargeld aan te vullen of te verminderen kosten waar het kan. Het opzetten van een vooraf afgesproken bankkrediet kan een andere optie zijn om de liquiditeit te verbeteren als uw inkomsten plotseling haperen.

Er kunnen financiële middelen voor uw bedrijf beschikbaar zijn op lokaal, staats- of federaal niveau in het geval van een regionale of nationale ramp. Door uw kennis van deze programma's en bronnen van tevoren te vergroten, bent u sterker (en bespaart u tijd) wanneer uw bedrijf wordt onderbroken.

Stad: Bezoek regelmatig de officiële website van uw stad en de website van de Kamer van Koophandel om te zien of er stadsbrede initiatieven zijn die gerichte hulp kunnen bieden aan lokale bedrijven, waaronder die van uzelf. De stad Charlotte, North Carolina, biedt bijvoorbeeld Covid-19-herstelsubsidies aan in aanmerking komende kleine bedrijven.

Staat: Inmiddels hebben veel staten subsidie- of leningsprogramma's opgezet om kleine bedrijven die door de pandemie zijn getroffen, te helpen. Kijk in het geval van een natuurramp in uw staat op de website van de gouverneur van uw staat voor richtlijnen voor kleine bedrijven en financiële bijstandsprogramma's.

Federaal: Als uw bedrijf wordt getroffen door een ramp in uw regio, komt u mogelijk in aanmerking voor een laagrentende Small Business Administration (SBA)-noodlening. De pagina Verklaarde rampen van FEMA bevat actuele informatie over of een evenement in uw regio tot ramp is verklaard en of er momenteel financiële hulp via de SBA beschikbaar is.

Laatste gedachten

De pandemie zal op een dag achter ons liggen, maar het is mogelijk dat uw bedrijf op een bepaald moment in de toekomst te maken krijgt met een nieuwe grote crisis - en alle stappen die u neemt om u nu voor te bereiden, zullen uw bedrijf helpen om er met succes doorheen te komen.

Naast de hierboven besproken stappen - planning van bedrijfscontinuïteit en financiële gereedheid - zijn er nog andere manieren waarop u uw zakelijke veerkracht wilt ontwikkelen. Deze methoden omvatten het versterken van uw online aanwezigheid, het diversifiëren van uw toeleveringsketen en het investeren in uw personeel.

Als u meer wilt weten over veerkracht en bedrijfsvoorbereiding, is het Business Resiliency Workbook van de Amerikaanse Chamber of Commerce Foundation een stapsgewijze handleiding met een overvloed aan nuttige informatie