De pandemie van het coronavirus heeft alle persoonlijke evenementen en grote bijeenkomsten stopgezet. Bruiloften, concerten en sportevenementen zijn allemaal uitgesteld of aangepast om de verspreiding van de ziekte te voorkomen. Hoewel veel bedrijven en organisaties oorspronkelijk een nieuwe planning hebben gemaakt, blijft de onzekerheid over wanneer de pandemie zal eindigen, nog steeds zorgen voor meer vragen over hoe verder te gaan.

Terwijl persoonlijke evenementen worden uitgesteld, is het aantal virtuele evenementen enorm gestegen. Zo heeft het virtuele evenementenbedrijf 6Connex, volgens Forbes, een toename van 1000 procent in hun virtuele evenementen gezien sinds het begin van COVID.

Er is een stortvloed aan creativiteit van artiesten en innovatie van bedrijven geweest bij het overschakelen naar virtueel en het creëren van boeiende online programmering. Als je moeite hebt om met je evenementen van offline naar online over te schakelen, is dit wat je moet weten om aan de slag te gaan met virtuele evenementen.

Kies uw platform voor virtuele evenementen

De eerste stap bij het hosten van een virtueel evenement is het kiezen van je platform. Veel van deze streamingdiensten bestonden al lang voor de pandemie, maar ze zijn allemaal immens populair geworden in de nasleep van COVID. Hier zijn een paar opties om te overwegen:

• Zoom: Zoom is gratis voor vergaderingen met maximaal 100 personen die 40 minuten duren. Er zijn echter plannen variërend van $ 150 tot $ 200 waarmee je tot 500 deelnemers kunt hosten, onbeperkte cloudopslag van opgenomen evenementen, transcripties van wat mensen zeggen en nog veel meer.
• Facebook Live: Het voordeel van Facebook Live is dat uw opname achteraf automatisch op uw pagina kan worden gedeeld, waardoor deze voor een groter aantal mensen toegankelijk is. Je kunt ook Facebook en Zoom integreren om je Zoom-evenementen live op het platform te casten.
• AdobeConnect: AdobeConnect tilt veel standaard videoconferentieplatforms naar een hoger niveau, waardoor je veel meer maatwerk en flexibiliteit krijgt voor het hosten van een merkwaardig, interactief en boeiend evenement.
• GoToMeeting: GoToMeeting wordt meestal gebruikt in een professionele omgeving, maar kan ook worden gebruikt voor privé-evenementen. Als je van plan bent een webinar of virtuele conferentie te organiseren waar je tickets verkoopt en de aanwezigheid beperkt, overweeg dan om deze optie te gebruiken.

Zoals u kunt zien, biedt elk platform oplossingen die specifiek zijn voor de behoeften van de organisatie. De optie die je kiest, hangt af van hoe je de inhoud wilt uitzenden, het aantal aanwezigen en hoe aangepast de ervaring moet zijn.

Maak waardevolle ondersteunende inhoud

Virtuele evenementen kunnen net zo boeiend zijn als persoonlijke evenementen - en een manier om ze boeiend te maken, is door ondersteunende inhoud te bieden aan aanwezigen. U kunt bijvoorbeeld werkbladen of een volledige werkmap maken, of zelfs vóór het evenement een swagbag naar alle aanwezigen sturen.

Deze ondersteunende inhoud kan ook achteraf met deelnemers worden gedeeld, zodat ze de informatie nog lang nadat het evenement is afgelopen, hebben. Zo is de Adobe Summit dit jaar volledig virtueel verhuisd. Het bedrijf deelde echter meer dan 100 video's over zes breakout-tracks en maakte ze daarna gratis online. Hierdoor konden bedrijfseigenaren de informatie krijgen die ze nodig hadden en deze op hun tijd bekijken.

Vergeet niet ervoor te zorgen dat deze ondersteunende materialen gemakkelijk toegankelijk en beschikbaar zijn. Misschien wilt u een e-mail plannen om na het evenement automatisch te verzenden met een kopie van de presentatie, een opname van de video en eventuele pdf's, afbeeldingen of afhaalmaaltijden waarvan u wilt dat mensen ze hebben.

Als je je zorgen maakt over het delen van media en het gebruik van functies voor het delen van schermen tijdens je evenement, organiseer dan een paar oefensessies met je team. Dit zal je helpen om aan de technologie te wennen en problemen op te lossen voorafgaand aan het daadwerkelijke evenement.

Ontwikkel een promotieplan

Zoals bij elk evenement, moet je opwinding opbouwen rond je virtuele bijeenkomst en mensen aanmoedigen om deel te nemen. Je hebt misschien niet zo'n groot marketingbudget nodig als je alleen mensen online bereikt, maar je moet nog steeds een hype opbouwen.

Overweeg om een ​​gevoel van exclusiviteit binnen het evenement te creëren door het aantal aanwezigen te beperken of een 'VIP-ervaring' te creëren door vroege toegang, bonusinhoud of persoonlijke ontmoetingen met sprekers aan te bieden. Dit maakt mensen enthousiast terwijl ze de kaartverkoop stimuleren.

Vergeet ook niet alle gebruikelijke promotietactieken, waaronder:

• E-mailmarketing
• Posts op sociale media
• Gast- of presentatorpromotie
• Betaalde advertenties
• Bestemmingspagina's voor websitekopieën/evenementen bijgewerkt

Leer van andere virtuele evenementen die nu plaatsvinden

Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden met je virtuele evenement. Naarmate meer publiek deze virtuele bijeenkomsten bijwoont, voelen ze zich meer op hun gemak en leren ze wat ze kunnen verwachten.

Overweeg het bijwonen van een paar evenementen van concurrenten in uw vakgebied of evenementen van niet-concurrenten die een format hebben dat u leuk vindt. Maak aantekeningen over wat deze evenementen geweldig maakt en hoe ze kunnen verbeteren. U kunt vervolgens de best mogelijke virtuele evenementen voor uw eigen publiek creëren op basis van wat goed of niet goed voor u is. Geef bezoekers wat ze zo leuk vinden aan virtuele evenementen, terwijl je er je eigen draai aan geeft.

Je publiek is enthousiast over je evenement

Zoals met alles wat nieuw is, moet je bereid zijn om te proberen, fouten te maken en gaandeweg te leren. Het goede nieuws is dat, aangezien dit concept voor iedereen nieuw is, je bezoekers zich waarschijnlijk niet bewust zijn van de kleine fouten die ze onderweg tegenkomen en meer vergevingsgezind zijn voor de fouten die ze opmerken. Doe het stap voor stap door je videoplatform te kiezen, ondersteunende inhoud te maken, het evenement te promoten en anderen bij te wonen, zodat je kunt leren en groeien met elk nieuw evenement dat je organiseert