• Het vinden van de juiste belasting- en bedrijfsformulieren om uw onderneming te starten kan net zo eenvoudig zijn als een Google-zoekopdracht, maar enige voorbereiding kan u tijd besparen.
• Als u de belastingen van uw bedrijf niet correct indient, loopt u het risico enorme boetes te krijgen of het bedrijf volledig te verliezen.
• Zoek hulp van een belastingprofessional om ervoor te zorgen dat u de juiste belastingformulieren en betalingen indient.

Wanneer u een bedrijf start, is er één ding waar u bovenop moet zitten zodra het geld begint binnen te stromen:belastingen. Zakendoen in de VS zonder uw belastingbetalingen aan de lokale, provinciale en federale overheid goed te beheren, kan leiden tot enorme boetes, aanhoudende bankpanden of zelfs de overheid die tussenbeide komt om u te sluiten.

Of u nu aan het begin van het nieuwe jaar een nieuw bedrijf start of uitkijkt naar uw eerste driemaandelijkse belastingbetaling, dit moment is van cruciaal belang voor een eigenaar van een klein bedrijf. Afhankelijk van hoe uw bedrijf is georganiseerd, kunt u andere belastingvereisten hebben dan andere bedrijven. Of u nu een LLC, een partnerschap of een S-onderneming bent, u betaalt altijd belasting terwijl u bezig bent en rapporteert inkomsten terwijl u deze gedurende het belastingjaar verdient.

Hoewel er talloze experts en professionals zijn om u te helpen bij het navigeren door de jonge maanden van uw bedrijf, hebben we enkele tips en federale formulieren verzameld die u nu kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw eerste of volgende driemaandelijkse belastingbetaling soepel verloopt.

1. Geef structuur aan uw bedrijf.

Misschien heb je deze stap al gedaan, maar voor degenen die dat nog niet hebben gedaan, is het vaststellen van de structuur van je bedrijf net zo belangrijk als het vinden van een locatie en naam voor je bedrijf. Er zijn veel bedrijfsstructuren om uit te kiezen, maar de meeste kleine bedrijven vestigen zich als een naamloze vennootschap (LLC), een eenmanszaak of een soort partnerschap.

Er zijn tal van fiscale, financiële en juridische voordelen voor elk type bedrijfsentiteit, dus het is belangrijk om de juiste configuratie voor uw bedrijf te vinden. U moet aangifte doen in de staat waar uw bedrijf actief zal zijn. De federale Small Business Association (SBA) kan u helpen bepalen waar en hoe u dat in uw land kunt doen.

Als partnerschap vult u waarschijnlijk formulier 1065 in bij de IRS, terwijl bedrijven formulier 1120 indienen. Als u als een S-corp wilt indienen, moet u formulier 2553 indienen en vervolgens jaarlijks een 1120S indienen. Eenmanszaken en zelfstandigen moeten een 1040 Schedule C of 1040 C-EZ indienen, hoewel de laatste vereist dat u winst maakt, uitgaven hebt die niet hoger zijn dan $ 5.000, geen werknemers of inventaris heeft en de afschrijving niet aftrekt of claimt van uw huis.

Onthoud ook dat elk type entiteit zijn belastingen op verschillende tijdstippen bij de IRS indient, waarbij partnerschappen en bedrijven over het algemeen op 15 maart indienen en eenmanszaken en LLC's met één lid op 15 april.

2. Vraag een staats- en federaal belastingnummer aan.

Hoewel de federale overheid niet betrokken raakt bij de structuur van uw bedrijf, zal zij zich bij uw staat voegen door een bedrijfsbelastingidentificatienummer van u nodig te hebben. Bedrijven moeten deze nummers hebben, ook wel werkgeversidentificatienummers (EIN's) genoemd, om belasting te betalen.

Om een ​​EIN voor uw bedrijf te krijgen, moet u een aanvraag indienen bij de belastingdienst van uw staat. Terwijl je daar bent, kun je ook je SS-4 indienen om aan je federale eis te voldoen.

3. Bedek al uw medewerkers.

Als u genoeg zaken heeft en werknemers nodig heeft om het te runnen, moet u een aantal verschillende belastingformulieren indienen op basis van hun arbeidsstatus.

Ongeacht hoeveel mensen u in het begin inhuurt, Anthony Mezzasalma, een CPA bij Mezzasalma Advisors, zei dat u onmiddellijk zou moeten overwegen om met een payrollbedrijf in zee te gaan. Deze bedrijven helpen u bij het afhandelen van zaken als driemaandelijkse loonbelastingaangiften, W-2-formulieren en andere belangrijke aspecten van het beheren van personeel. Door een deel van het proces te automatiseren, zegt Mezzasalma, zorgt u ervoor dat u niet in strijd bent met de loonbelastingwetgeving.

Als u echter slechts een kleine staf inhuurt en zeker bent van uw capaciteiten, moet u eraan denken om W-2:Loon- en belastingaangifteformulieren in te dienen voor elke werknemer die een salaris, loon of andere vorm van compensatie ontvangt. Dit formulier rapporteert lonen of salarissen die uw bedrijf aan werknemers betaalt voor het kalenderjaar, evenals de belastingen die op hen zijn ingehouden. Het rapporteert ook VAIS-belastingen aan de Social Security Administration. Hoewel u deze bij de IRS kunt indienen, kunt u ze ook indienen via de website van de federale socialezekerheidsadministratie. Dit formulier moet vóór 31 januari worden ingediend.

Elke werknemer moet ook formulier W-4 invullen:Certificaat van inhouding van werknemersbelasting om te noteren welke inhoudingen ze willen aftrekken en hoeveel belasting ze op hun loon willen inhouden. Idealiter is dit het exacte bedrag dat aan het einde van het jaar op het 1040-formulier van een werknemer moet worden betaald, hoewel de bedragen vaak niet overeenkomen.

4. Let op de belastingvereisten van uw aannemers.

Als u van plan bent om onafhankelijke contractanten of leveranciers in te huren, moet u formulier 1099-MISC indienen. Vereist voor iedereen die u minimaal $ 600 per jaar betaalt, dit formulier kan ook worden gebruikt om elke "directe verkoop van ten minste $ 5.000 aan consumentenproducten aan een koper te melden voor wederverkoop ergens anders dan een vaste winkelinrichting", aldus de IRS. Eenmaal ingediend voor de deadline van 15 maart, wordt de 1099 verzonden als drie exemplaren, waarbij het bedrijf, het individu en de IRS er elk één krijgen.

Alle personen die onder een 1099 vallen, moeten ook formulier W-9 indienen:verzoek om identificatienummer en certificering van belastingbetaler. Mezzasalma waarschuwt dat de W-9, gepland voor 31 januari, ongelooflijk belangrijk is om ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de federale belastingwetgeving.

"Ik raad [eigenaren van nieuwe bedrijven] aan om geen enkele verkoper te betalen totdat ze in het bezit zijn van het W-9-formulier, omdat deze achteraf veel moeilijker te krijgen zijn", zei hij. "Deze stap is belangrijk omdat er sancties zijn voor het niet uitgeven van 1099-formulieren wanneer dat zou moeten."

5. Houd rekening met een ziektekostenverzekering.

Naast het loon van uw werknemers of uw persoonlijke inkomstenbelasting als ondernemer, heeft u andere formulieren als u een ziektekostenverzekering of pensioenregelingen verstrekt.

Na de goedkeuring van de Affordable Care Act moeten bedrijven op de hoogte zijn van formulier 1095-B of 1095-C, afhankelijk van het aantal werknemers dat ze hebben. Deze formulieren zijn nodig als uw bedrijf een zorgverzekering aanbiedt als uitkering voor werknemers. Het niet indienen van deze formulieren zal leiden tot boetes van de overheid.

Andere belastingposten voor kleine bedrijven om op te merken

De Amerikaanse belastingwetgeving is een labyrint dat jaren van studie vereist om het te begrijpen. Elke misstap op het gebied van zakelijke belasting kan leiden tot grote financiële problemen en zelfs uw persoonlijke leven beïnvloeden. U kunt aanvullende stappen ondernemen om deze problemen te voorkomen.

Het is belangrijk om een ​​zakelijke bankrekening te openen en uw zakelijke boeken en bescheiden gescheiden te houden van uw persoonlijke financiën. Het laatste punt is belangrijk, zei Mezzasalma, omdat de IRS afzonderlijke records voor bedrijven vereist. Het is ook een goede gewoonte omdat het "helpt om ervoor te zorgen dat er geen gemiste inkomsten en uitgaven zijn."

Het is absoluut noodzakelijk om de belastingdeadlines van uw bedrijf recht te houden, vooral omdat de IRS een aantal van hen heeft opgeschoven om identiteitsdiefstal tegen te gaan.

"De IRS liet het bij wijze van spreken regenen door snel belastingaangiften uit te betalen zonder de informatie te verifiëren", zei Mezzasalma, wat ertoe leidde dat oplichters valse belastingaangiften deden op naam van anderen. "Nu wil de IRS de informatie eerder hebben, zodat ze alle informatie kunnen doornemen en verifiëren voordat ze de aangiften uitbetalen."

De beste manier om te voorkomen dat u belastingformulieren of deadlines mist, is door de belastingvereisten over te laten aan professionals. Als u een accountant inhuurt, kunnen zij ervoor zorgen dat u nooit een deadline mist en altijd in overeenstemming blijft met de federale en staatswetten.

Als je vastbesloten bent om je eigen bedrijfsbelastingen te doen, raadt Mezzasalma je aan om te overwegen boekhoudsoftware aan te schaffen om je administratie overzichtelijk te houden.

"In staat zijn om uw inkomsten en uitgaven vast te leggen, te organiseren en te presenteren, zal helpen bij de voorbereiding van de inkomstenbelasting", zei hij. "Een doos met bonnetjes is niet voldoende!"