Als ondernemer is het veiligstellen van klanten waarschijnlijk uw topprioriteit. Maar het is moeilijk om meteen het vertrouwen van potentiële klanten te winnen zonder de mogelijkheid om te laten zien in plaats van te vertellen. Een zakelijk voorstel is echter een efficiënte manier om uzelf voor te stellen aan potentiële consumenten.
Zakelijke voorstellen, niet te verwarren met bedrijfsplannen, geven u de kans om in één document uit te leggen wie u bent en wat u aanbiedt. Om er een te maken, is tijd en aandacht nodig, maar het is essentieel voor elk bedrijf. Hier is alles wat u moet weten over het schrijven van een zakelijk voorstel.
Voordat u een contract ondertekent, moet u ervoor zorgen dat u en uw klant op één lijn zitten. Het doel van een zakelijk voorstel is om de behoeften van beide partijen te bespreken en te onderhandelen, zei Crystal Richard, president van Crystal Richard &Co.
"Een zakelijk voorstel zorgt ervoor dat zowel u als de potentiële klant goed op de hoogte zijn van de reikwijdte van het werk waarover u onderhandelt en alle taken, doelen en resultaten daarin", aldus Richard. "Afhankelijk van het niveau van uw serviceaanbod, is het ongelooflijk belangrijk om duidelijk te zijn over wat u voor de klant gaat doen en wat u niet doet."
Er zijn twee soorten zakelijke voorstellen:gevraagd en ongevraagd.
"Een gevraagd zakelijk voorstel volgt meestal op een eerste e-mail- of telefoongesprek waarin een potentiële klant interesse heeft getoond om met u samen te werken", zegt Richard. "Ze hebben openlijk laten weten dat ze geïnteresseerd zijn in uw diensten en graag meer informatie willen."
Een potentiële klant kan via een Request for Proposal (RFP) om een gevraagd voorstel vragen. Dit is doorgaans een gemakkelijker verkooppraatje, omdat de klant al geïnteresseerd is in uw bedrijf.
Een ongevraagd voorstel, ook wel een koud voorstel genoemd, wordt gepresenteerd aan een mogelijke klant die er niet om heeft gevraagd of verwacht, voegde Richard eraan toe. Het is uw verantwoordelijkheid om contact op te nemen en hun interesse in uw producten of diensten te wekken.
U wilt dat uw voorstel zo beknopt en georganiseerd mogelijk is. Bplans raadde aan om het document in deze volgorde op te maken:
Er is echter geen uniform formaat dat u moet volgen en de lay-out vereist geen strikte categorieën. Jessica Lawlor, president en CEO van Jessica Lawlor &Company, bevat bijvoorbeeld meestal een samenvatting van haar bedrijf, wie het managementteam is (inclusief foto's met een bio), waarom een klant voor haar zou moeten kiezen, hoe ze van dienst kan zijn ( pakket- en prijsopties), een tijdschema en aanvullende opmerkingen.
"Ik houd mijn voorstellen kort en bondig", zei ze. “Een voorstel is bedoeld als gespreksaanzet, niet als allesomvattend document. Mijn voorstellen zijn doorgaans niet langer dan vier pagina's."
Richard raadde aan om uw document als pdf op te slaan voordat u het naar potentiële klanten stuurt. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken dat uw opmaak of ontwerp er bij de klant anders uitziet.
Beschikbaarheid. Zorg ervoor dat uw klanten weten wanneer en hoe vaak u beschikbaar bent om uw diensten aan hen aan te bieden. Het zijn waarschijnlijk niet uw enige klanten, dus als u voor elke klant een afspraak maakt, zorgt u ervoor dat u over de hele linie even toegewijd bent.
"Dit houdt u niet alleen verantwoordelijk, maar het zorgt er ook voor dat de klant weet hoeveel van uw tijd ze krijgen", aldus Richard. "Vooral als je andere klanten hebt, wil je niet dat iemand denkt dat ze je 40 uur per week hebben, terwijl je in werkelijkheid maar 10 uur aan hun account werkt."
Uitsplitsing van de kosten. Bind je niet aan een klant voordat je de kosten hebt doorzocht. Bespreek wat is inbegrepen in uw vergoedingen, extra kosten, facturering, enz., zei Richard.
Als PR-professional rekent Richard bijvoorbeeld niet de kosten van distributie via een nieuwsdraad in haar honorarium. Het is belangrijk voor klanten om te begrijpen dat, indien geïnteresseerd, er extra kosten aan verbonden zijn.
Vervaldatum voor het voorstel. Details veranderen, van kosten naar diensten. Uw huidige zakelijke voorstel is mogelijk niet relevant in de komende maanden of zelfs weken. Maak dit kenbaar in uw document.
"Op deze manier kan een potentiële klant niet drie of zes maanden later bij u terugkomen en dezelfde prijs verwachten", zei Lawlor. "Ik neem meestal een vervaldatum op van twee tot drie weken vanaf het moment dat het voorstel is verzonden - dit legt ook een beetje druk op de potentiële klant om een beslissing te nemen, omdat het nieuwe bedrijfsproces soms lang kan duren."
Ontmoet eerst persoonlijk. Een formele ontmoeting geeft uw prospect de kans om vertrouwd te raken met u voordat hij blindelings in een zakelijk contract duikt.
"Een voorstel mag naar mijn mening nooit een eerste aanspreekpunt zijn", zei Lawlor. “Ik stuur een voorstel naar een potentiële klant na een eerste gesprek en zorg ervoor dat het project aan beide kanten goed lijkt te passen. Op dat moment heeft de potentiële klant al een idee van mijn persoonlijkheid en wat mijn bedrijf te bieden heeft.”
Hoewel een voorstel u en uw product of diensten introduceert, gaat er niets boven een persoonlijk gesprek.
Eenvoud is de sleutel. Uw voorstel hoeft geen uitgebreid overtuigend essay of kunstproject te zijn. Sterker nog, het is beter om het beknopt te houden. Richard verklaarde dat de beste feedback die ze kreeg, was voor voorstellen waarvan ze de nadruk legde op kwaliteit in plaats van kwantiteit, en extra pluisjes wegnam.
Voeg een persoonlijk tintje toe. Wanneer u uw document presenteert, drukt u uzelf en uw bedrijf uit op een manier die u onderscheidt van anderen. Of het nu gaat om het benutten van je eigenzinnige ontwerpvaardigheden of het uiten van je karakter op een gemoedelijke toon, hecht aan je eigen persoonlijkheid.
“Ik zorg ervoor dat op de eerste pagina van elk zakelijk voorstel dat ik maak een warm welkom staat over hoe ik enthousiast ben over het idee om samen te werken, wat ik het leukst vond aan onze eerste gesprekken voorafgaand aan het zakelijk voorstel, en natuurlijk , Ik voeg een paar leuke oneliners toe die passen bij mijn branding, zodat ze een goed beeld krijgen van mijn persoonlijkheid en waarom ik anders ben,” zei Richard. "Laat ze zien wat jou speciaal maakt."
Laat zien wat je hebt zonder het weg te geven. U kunt uw succes laten zien door eerder werk te tonen dat u voor klanten hebt gedaan. Lawlor merkte op dat dit een idee geeft van wat u kunt doen zonder uw proces openlijk te delen.
"Wees niet bang om je successen te laten zien, ook al voelt het een beetje opschepperig," zei ze. “Dit is jouw tijd om te schitteren en een potentiële klant te laten zien wat je allemaal hebt gedaan en wat je namens hen kunt bereiken. Dit is niet het moment om je in te houden of nederig te zijn.”
Plan een vervolggesprek. Contact opnemen na het delen van uw voorstel is cruciaal om klanten te werven. Op die manier kunt u eventuele vragen die ze hebben ophelderen, uw prijzen verduidelijken en uw bedrijf verder verkopen.
"Het is handig als u een telefoontje kunt plannen voor de dag dat u het voorstel verzendt", zei Lawlor. "Op deze manier kunt u de secties van het voorstel doorlopen en items in meer detail uitleggen voordat een potentiële klant er zelf induikt."